Las plantillas de documentos en Bitrix24 generan un contrato, una factura o un acta directamente desde la ficha de la negociación: un archivo docx con campos de sustitución se rellena con datos del CRM en un clic. Esto ahorra horas mientras la plantilla es simple, y luego empiezan el «importe en letras», las fechas en el caso gramatical adecuado y los datos fiscales vacíos en un contrato ya generado. Veamos la creación de la plantilla, la sintaxis de las sustituciones y la técnica que resuelve todos los casos complejos: preparar los valores con robots antes de la generación.

¿Cómo crear una plantilla de documento?

CRM → Configuración → Plantillas de documentos (o directamente desde la ficha: «Documento» → «Añadir nueva plantilla»). La plantilla es un archivo docx normal donde, en lugar de los datos, hay códigos de campos entre llaves: {DocumentNumber}, {Today}, {Client}, además de campos de la negociación y datos fiscales de las partes; la lista completa de códigos la muestra Bitrix24 en la página de la plantilla. Sube el archivo, marca a qué secciones del CRM se vincula (negociaciones, procesos inteligentes) y desde qué «Mis datos fiscales» insertar al vendedor. Después el documento se crea desde la ficha: los valores se insertan, el archivo se guarda en la cronología y por el enlace está disponible la versión imprimible y el PDF.

¿Qué campos y modificadores hay disponibles en la plantilla?

Se insertan tres grupos de datos: campos del documento (negociación, prospecto, proceso inteligente), incluidos los personalizados; datos fiscales de ambas partes, con códigos separados para la organización y los datos bancarios; y de servicio: número, fecha, autor. A los campos se les aplican modificadores de formato: número sin céntimos, fecha en formato corto, casos gramaticales para nombres. Los modificadores resuelven la tipografía, pero no la lógica: «si el campo está vacío, poner un guion», «plazo = fecha de firma más cinco días laborables», «importe con descuento»; esto no existe en las plantillas. La frontera va así: el formato del valor, con un modificador; el cálculo del valor, con el proceso antes de generar.

¿Cómo insertar el importe en letras y valores calculados?

La técnica es una sola y vale para cualquier campo «no estándar»: crea en la negociación o el proceso inteligente un campo personalizado para el resultado, calcúlalo con un robot en el proceso de negocio y referencia el campo en la plantilla. Importe en letras: el robot «Importe en letras (RUB)» convierte «125 000» en «Ciento veinticinco mil rublos con 00 céntimos» y lo escribe en el campo «Importe en letras»; la plantilla lo inserta junto al número. Fechas en la forma necesaria: «Formateo de fecha» prepara «12 de junio de 2026» a partir del valor del sistema. Los valores calculados —IVA, saldo, vigencia— se calculan con una cadena de robots hacia el mismo sitio. Así la plantilla sigue siendo un docx simple y toda la lógica vive en el proceso, donde se ve y se puede cambiar.

¿Cómo no generar un contrato con campos vacíos?

El error más caro de las plantillas es el «NIF: __» en un contrato firmado. El seguro se coloca en el proceso de negocio antes de generar: el robot «Verificar que el campo no esté vacío» comprueba los campos críticos (importe, datos fiscales, plazo), y «Obtener dato fiscal de la empresa» comprueba que la contraparte tenga rellenos el NIF y la cuenta bancaria. Si hay un vacío, el proceso no genera el documento, sino que asigna al responsable una tarea con la lista de lo que falta. La generación por botón se mantiene, pero en los escenarios reglamentados el documento lo crea el propio proceso, tras todas las verificaciones.

Problemas frecuentes con las plantillas

Un campo no se insertó: el código en la plantilla no coincide con el código real del campo; copia el código de nuevo desde la página de la plantilla, no lo reescribas a mano. Se descuadró el maquetado: el docx con sustituciones dentro de tablas y encabezados es caprichoso; mantén los campos en párrafos y celdas normales sin tablas anidadas. Datos fiscales del vendedor equivocados: en la plantilla está elegido otro conjunto de «Mis datos fiscales»; con varias entidades jurídicas haz una plantilla aparte para cada una. El número del documento se duplica: el numerador es común a la plantilla; para series separadas (contratos/facturas) usa plantillas distintas con numeradores distintos.

Conclusión

Una plantilla de documento es un docx más disciplina de datos: los valores los prepara el proceso de negocio, la verificación de cumplimentación va antes de generar, y el importe en letras y las fechas con formato se hacen con robots del catálogo de Roboteka: gratis, en el mismo diseñador. Si no hay la transformación que necesitas, describe la tarea y hacemos el robot.