Dokumentvorlagen in Bitrix24: Erstellung, Felder und Betrag in Worten

Dokumentvorlagen in Bitrix24 generieren Vertrag, Rechnung oder Leistungsnachweis direkt aus der Deal-Karte: Eine docx-Datei mit Platzhalterfeldern wird mit einem Klick mit CRM-Daten gefüllt. Das spart Stunden, solange die Vorlage einfach ist – und dann beginnen „Betrag in Worten“, Datumsangaben im richtigen Kasus und leere rechtliche Daten im fertigen Vertrag. Wir klären die Erstellung der Vorlage, die Syntax der Platzhalter und den Kniff, der alle kniffligen Fälle löst: das Vorbereiten der Werte durch Roboter vor der Generierung.

Wie erstellt man eine Dokumentvorlage?

CRM → Einstellungen → Dokumentvorlagen (oder direkt aus der Karte: „Dokument“ → „Neue Vorlage hinzufügen“). Eine Vorlage ist eine ganz normale docx-Datei, in der statt der Daten Feldcodes in geschweiften Klammern stehen: {DocumentNumber}, {Today}, {Client}, dazu Deal-Felder und die rechtlichen Daten beider Seiten – die vollständige Code-Liste zeigt Bitrix24 auf der Seite der Vorlage. Laden Sie die Datei hoch, legen Sie fest, an welche CRM-Bereiche sie gebunden ist (Deals, Smart-Prozesse), und aus welchen „Meine Daten“ der Verkäufer eingesetzt wird. Danach wird das Dokument aus der Karte erstellt: Die Werte werden eingesetzt, die Datei wird in der Timeline gespeichert, und über einen Link sind Druckform und PDF verfügbar.

Welche Felder und Modifikatoren stehen in der Vorlage zur Verfügung?

Eingesetzt werden drei Datengruppen: Felder des Dokuments (Deal, Lead, Smart-Prozess) – einschließlich benutzerdefinierter; die rechtlichen Daten beider Seiten – über eigene Codes für Organisation und Bankdaten; sowie Servicedaten – Nummer, Datum, Autor. Auf die Felder werden Formatmodifikatoren angewendet: Zahl ohne Kopeken, Datum im Kurzformat, Kasus für den Namen. Modifikatoren lösen die Typografie, nicht aber die Logik: „wenn das Feld leer ist – einen Strich einsetzen“, „Frist = Unterschriftsdatum plus fünf Arbeitstage“, „Betrag mit Rabatt“ – das gibt es in den Vorlagen nicht. Die Grenze verläuft so: das Format eines Werts – per Modifikator, die Berechnung eines Werts – per Prozess vor der Generierung.

Wie setzt man Betrag in Worten und berechnete Werte ein?

Der Kniff ist einer und funktioniert für jedes „nicht standardmäßige“ Feld: Legen Sie im Deal oder Smart-Prozess ein benutzerdefiniertes Feld für das Ergebnis an, berechnen Sie es mit einem Roboter im Geschäftsprozess und verweisen Sie in der Vorlage auf das Feld. Betrag in Worten: Der Roboter „Betrag in Worten (RUB)“ verwandelt „125 000“ in „Einhundertfünfundzwanzigtausend Rubel 00 Kopeken“ und schreibt es in das Feld „Betrag in Worten“ – die Vorlage setzt es neben die Zahl. Datumsangaben in der gewünschten Form: „Datum formatieren“ bereitet „12. Juni 2026“ aus dem Systemwert auf. Rechenwerte – Mehrwertsteuer, Restbetrag, Gültigkeitsdauer – berechnet eine Kette von Robotern an dieselbe Stelle. So bleibt die Vorlage ein einfaches docx, während die gesamte Logik im Prozess lebt, wo sie sichtbar und änderbar ist.

Wie generiert man keinen Vertrag mit leeren Feldern?

Der teuerste Fehler von Vorlagen ist „Steuernummer: __“ in einem unterschriebenen Vertrag. Die Absicherung erfolgt im Geschäftsprozess vor der Generierung: Der Roboter „Feldbefüllung prüfen“ prüft die kritischen Felder (Betrag, rechtliche Daten, Frist), und „Unternehmensdaten abrufen“ prüft, dass beim Geschäftspartner Steuernummer und Kontoverbindung ausgefüllt sind. Ist etwas leer – generiert der Prozess das Dokument nicht, sondern weist dem Manager eine Aufgabe mit der Liste des Fehlenden zu. Die Generierung per Schaltfläche bleibt erhalten, doch in geregelten Szenarien erstellt der Prozess das Dokument selbst – nach allen Prüfungen.

Häufige Probleme mit Vorlagen

Ein Feld wurde nicht eingesetzt – der Code in der Vorlage stimmt nicht mit dem echten Feldcode überein: Kopieren Sie den Code erneut von der Seite der Vorlage, tippen Sie ihn nicht von Hand ab. Das Layout ist verrutscht – docx mit Platzhaltern innerhalb von Tabellen und Kopf-/Fußzeilen ist heikel: Halten Sie Felder in normalen Absätzen und Zellen ohne verschachtelte Tabellen. Falsche rechtliche Daten des Verkäufers – in der Vorlage ist ein anderer Satz von „Meine Daten“ gewählt: Bei mehreren Rechtspersonen erstellen Sie eine eigene Vorlage pro Rechtsperson. Die Dokumentnummer wiederholt sich – der Nummerngeber gilt gemeinsam für die Vorlage: Für getrennte Serien (Verträge/Rechnungen) verwenden Sie verschiedene Vorlagen mit verschiedenen Nummerngebern.

Fazit

Eine Dokumentvorlage ist docx plus Datendisziplin: Die Werte bereitet der Geschäftsprozess vor, die Befüllungsprüfung steht vor der Generierung, und Betrag in Worten sowie formatierte Datumsangaben übernehmen Roboter aus dem Roboteka-Katalog – kostenlos, im selben Designer. Es fehlt die passende Umwandlung – beschreiben Sie die Aufgabe, wir bauen den Roboter.