Szablony dokumentów w Bitrix24 generują umowę, fakturę lub protokół wprost z karty deala: plik docx z polami-podstawieniami wypełnia się danymi CRM jednym kliknięciem. Oszczędza to godziny, dopóki szablon jest prosty — a potem zaczynają się „kwota słownie”, daty w odpowiedniej formie i puste dane rejestrowe w gotowej umowie. Omówimy tworzenie szablonu, składnię podstawień oraz sposób, który zamyka wszystkie trudne przypadki: przygotowanie wartości robotami przed wygenerowaniem.

Jak utworzyć szablon dokumentu?

CRM → Ustawienia → Szablony dokumentów (lub wprost z karty: „Dokument” → „Dodaj nowy szablon”). Szablon to zwykły plik docx, gdzie zamiast danych stoją kody pól w nawiasach klamrowych: {DocumentNumber}, {Today}, {Client}, plus pola deala i dane rejestrowe stron — pełną listę kodów Bitrix24 pokazuje na stronie szablonu. Wgraj plik, zaznacz, do jakich sekcji CRM jest przypisany (deale, procesy inteligentne) i z których „Moich danych rejestrowych” podstawiać sprzedawcę. Dalej dokument tworzy się z karty: wartości się podstawiają, plik zapisuje się w osi czasu, a pod linkiem dostępna jest forma do druku oraz PDF.

Jakie pola i modyfikatory są dostępne w szablonie?

Podstawiane są trzy grupy danych: pola dokumentu (deala, leada, procesu inteligentnego) — w tym pola użytkownika; dane rejestrowe obu stron — osobnymi kodami dla organizacji i danych bankowych; służbowe — numer, data, autor. Do pól stosuje się modyfikatory formatu: liczba bez groszy, data w krótkim formacie, odmiana przypadków dla imienia i nazwiska. Modyfikatory rozwiązują typografię, ale nie logikę: „jeśli pole jest puste — wstaw kreskę”, „termin = data podpisania plus pięć dni roboczych”, „kwota z rabatem” — tego w szablonach nie ma. Granica przebiega tak: format wartości — modyfikatorem, obliczenie wartości — procesem przed wygenerowaniem.

Jak podstawić kwotę słownie i wartości obliczane?

Sposób jest jeden i działa dla każdego „niestandardowego” pola: załóż w dealu lub procesie inteligentnym pole użytkownika na wynik, policz je robotem w procesie biznesowym i odwołaj się do pola w szablonie. Kwota słownie: robot „Kwota słownie (RUB)” zamienia „125 000” w „Sto dwadzieścia pięć tysięcy rubli 00 kopiejek” i wpisuje do pola „Kwota słownie” — szablon podstawia je obok liczby. Daty w potrzebnej postaci: „Formatowanie daty” przygotowuje „12 czerwca 2026 r.” z wartości systemowej. Wartości obliczane — VAT, saldo, okres obowiązywania — liczy się łańcuchem robotów tam samo. Dzięki temu szablon pozostaje prostym plikiem docx, a cała logika żyje w procesie, gdzie ją widać i można ją zmieniać.

Jak nie wygenerować umowy z pustymi polami?

Najdroższym błędem szablonów jest „NIP: __” w podpisanej umowie. Zabezpieczenie ustawia się w procesie biznesowym przed wygenerowaniem: robot „Sprawdź wypełnienie pola” sprawdza pola krytyczne (kwota, dane rejestrowe, termin), a „Pobierz dane rejestrowe firmy” — czy u kontrahenta wypełnione są NIP i rachunek bankowy. Pusto — proces nie generuje dokumentu, tylko przydziela menedżerowi zadanie z listą braków. Generowanie przyciskiem pozostaje, ale w scenariuszach regulaminowych dokument tworzy sam proces — po wszystkich kontrolach.

Częste problemy z szablonami

Pole się nie podstawiło — kod w szablonie nie zgadza się z rzeczywistym kodem pola: skopiuj kod ze strony szablonu na nowo, nie przepisuj ręcznie. Rozjechał się układ — docx z podstawieniami wewnątrz tabel i stopek bywa kapryśny: trzymaj pola w zwykłych akapitach i komórkach bez zagnieżdżonych tabel. Nie te dane sprzedawcy — w szablonie wybrano inny zestaw „Moich danych rejestrowych”: przy kilku podmiotach prawnych zrób osobny szablon na każdy. Numer dokumentu się dubluje — numerator jest wspólny dla szablonu: dla osobnych serii (umowy/faktury) używaj różnych szablonów z różnymi numeratorami.

Podsumowanie

Szablon dokumentu to docx plus dyscyplina danych: wartości przygotowuje proces biznesowy, kontrola wypełnienia stoi przed wygenerowaniem, a kwotę słownie i sformatowane daty robi się robotami z katalogu Roboteki — bezpłatnie, w tym samym kreatorze. Nie ma potrzebnego przekształcenia — opisz zadanie, zrobimy robota.