Una notificación desde un proceso de negocio es la forma de decirle a una persona «ha pasado algo importante, échale un vistazo»: una negociación se atascó, una factura espera aprobación, una solicitud está vencida. En Bitrix24 hay varios canales para ello con distinta capacidad de impacto: desde la campanita del portal hasta un mensaje en una mensajería externa. Veamos qué acciones usar, cómo escribir textos que se lean y por qué las notificaciones «no llegan».

¿Qué acciones de notificación hay en los procesos y robots?

Cuatro canales estándar. «Notificación al usuario» es la campanita del portal: barato, pero se ahoga en el flujo. «Correo» es un e-mail a un empleado o cliente: para destinatarios externos y eventos oficiales. «Mensaje al chat» es más vivo que la campanita, sobre todo en el chat de grupo de un departamento, donde todos ven el retraso. «Tarea» es el canal más potente: una tarea tiene un responsable y un plazo, no se puede «descartar de un manotazo»; todo lo que requiera acción, envíalo como tarea y no como notificación. Regla de elección: para informar, campanita o chat; para exigir acción, tarea; para destinatario externo, correo.

A quién enviar: el destinatario sale de la estructura, no de la plantilla

Una notificación «al jefe del departamento de ventas» no debe contener el apellido: la gente cambia, las plantillas no. El robot «Obtener el responsable de un empleado» devuelve el responsable del encargado según el organigrama: la notificación de escalado encuentra por sí misma al destinatario en cualquier departamento. El mismo truco para las cadenas: el primer recordatorio, al responsable; al día siguiente, a su jefe; un día después, al jefe del jefe (doble aplicación del robot). El destinatario «se calcula» y la plantilla del proceso no se toca en años.

¿Cómo escribir una notificación que se lea?

El texto se compone de inserciones: campos del documento, variables, resultados de acciones. Tres reglas. La primera: el hecho y la acción en la primera línea: «Negociación n.º {ID} {Nombre}: propuesta sin respuesta 5 días laborables. Llamar al cliente hoy», y no «Estimado colega, le rogamos que tenga en cuenta…». La segunda: el enlace a la ficha es obligatorio: el destinatario debe entrar en la negociación con un solo clic. La tercera: cifras, no valoraciones: «atascada 12 días, importe 480 000» funciona mejor que «lleva mucho tiempo colgada». Y no envíes notificaciones de lo normal («el proceso se inició correctamente»): al cabo de una semana dejan de leerse y se ahoga lo realmente importante.

¿Cómo enviar una notificación a una mensajería externa?

En el diseñador no hay acciones estándar «a Telegram» o «a la mensajería corporativa»: eso se hace con una llamada HTTP a la API de la mensajería. El robot «Solicitud HTTP» envía un POST con el texto a la API del bot: sirve cuando perder un mensaje no es crítico. Para las alertas que sí o sí deben llegar (impago, fallo de integración), usa el «Webhook tolerante a fallos»: reintenta el envío mientras el receptor no esté disponible, y la alerta no se pierde por un corte de red de un minuto. Guarda los tokens de los bots en constantes del proceso y no en el cuerpo de la acción.

¿Por qué no llegan las notificaciones? Lista de verificación

Si el destinatario «no recibió nada», por orden. La notificación fue a otro: en la acción está indicado el autor del proceso o un «responsable» que cambió; comprueba el destinatario en el registro del proceso. La campanita está desactivada: el empleado tiene recortados sus ajustes personales de notificaciones; para eventos críticos, duplica con una tarea. El correo no salió: en el portal no está configurado el envío de correo o la dirección del empleado está vacía. La rama no llegó a la acción: una condición anterior cortó el escenario; mira en el registro qué pasos se ejecutaron realmente. La mensajería externa calla: el bot está bloqueado por el destinatario o el token caducó; en la solicitud HTTP comprueba el código de respuesta y pasa las alertas críticas a la entrega tolerante a fallos.

Conclusión

Un buen sistema de notificaciones es el canal correcto (tarea para acciones, chat para el equipo, correo para externos), el destinatario sacado del organigrama, hechos con enlace en el texto y entrega garantizada para lo crítico. Los robots para ello —responsable según la estructura, solicitud HTTP, webhook tolerante a fallos— están en el catálogo de Roboteka: la instalación desde el Market es gratis.