Uma notificação de um processo de negócios é a forma de dizer a uma pessoa «aconteceu algo importante, dê uma olhada»: o negócio travou, a fatura aguarda aprovação, a solicitação está atrasada. No Bitrix24, há vários canais com poder de penetração diferente — do sininho do portal até a mensagem em um mensageiro externo. Vamos ver quais ações usar, como escrever textos que as pessoas leem e por que as notificações «não chegam».

Quais ações de notificação existem em processos e robôs?

Quatro canais nativos. «Notificação ao usuário» — o sininho do portal: barato, mas se afoga no fluxo. «E-mail» — para o funcionário ou o cliente: para destinatários externos e eventos oficiais. «Mensagem no chat» — mais vivo que o sininho, especialmente em um chat de grupo do setor, onde todos veem o atraso. «Tarefa» — o canal mais forte: a tarefa tem um responsável e um prazo, não dá para «descartá-la»; tudo que exige uma ação, envie como tarefa e não como notificação. Regra de escolha: informar — sininho ou chat, exigir uma ação — tarefa, destinatário externo — e-mail.

Para quem enviar: o destinatário vem da estrutura, não do modelo

Uma notificação «ao chefe do setor de vendas» não deve conter o sobrenome: as pessoas mudam, os modelos não. O robô «Obter o gestor do funcionário» retorna o gestor do responsável conforme a estrutura organizacional — a notificação de escalonamento encontra sozinha o destinatário em qualquer setor. O mesmo truque para cadeias: o primeiro lembrete — ao responsável, no dia seguinte — ao gestor dele, mais um dia depois — ao gestor do gestor (uso duplo do robô). O destinatário é «calculado», e o modelo do processo não é tocado por anos.

Como escrever uma notificação que será lida?

O texto é montado a partir de inserções: campos do documento, variáveis, resultados de ações. Três regras. Primeira — fato e ação na primeira linha: «Negócio №{ID} {Nome}: proposta sem resposta há 5 dias úteis. Ligar para o cliente hoje» — e não «Prezado colega, gostaríamos de chamar a atenção…». Segunda — o link para o card é obrigatório: o destinatário deve chegar ao negócio com um clique. Terceira — números, não avaliações: «travado há 12 dias, valor de 480.000» funciona melhor que «travado há um bom tempo». E não envie notificações sobre o que é normal («o processo foi iniciado com sucesso») — em uma semana as pessoas param de lê-las, e o que é realmente importante se afoga.

Como enviar uma notificação para um mensageiro externo?

Não há ações nativas «para o Telegram» ou «para o mensageiro corporativo» no designer — isso é feito por uma chamada HTTP à API do mensageiro. O robô «Requisição HTTP» envia um POST com o texto para a API do bot: serve quando a perda de uma mensagem não é crítica. Para alertas que precisam chegar (atraso de pagamento, falha de integração), use o «Webhook tolerante a falhas» — ele repete o envio enquanto o receptor está indisponível, e o alerta não se perde por uma falha de rede de um minuto. Guarde os tokens dos bots em constantes do processo, e não no corpo da ação.

Por que as notificações não chegam: checklist

Se o destinatário «não recebeu nada» — por ordem. A notificação foi para outra pessoa: na ação está indicado o autor do processo ou «o responsável», que mudou — verifique o destinatário no histórico do processo. O sininho está desativado: as configurações pessoais de notificação do funcionário estão restritas — para eventos críticos, duplique com uma tarefa. O e-mail não saiu: o portal não tem o envio de e-mail configurado ou o endereço do funcionário está vazio. O ramo não chegou à ação: uma condição acima cortou o cenário — veja no histórico quais passos realmente foram executados. O mensageiro externo está em silêncio: o bot foi bloqueado pelo destinatário ou o token expirou — na requisição HTTP verifique o código de resposta, e passe os alertas críticos para a entrega tolerante a falhas.

Conclusão

Um bom sistema de notificações é o canal certo (tarefa para ações, chat para a equipe, e-mail para externos), o destinatário vindo da estrutura organizacional, fatos com link no texto e entrega garantida para o que é crítico. Os robôs para isso — gestor pela estrutura, requisição HTTP, webhook tolerante a falhas — estão no catálogo da Roboteka: a instalação pelo Market é gratuita.