Powiadomienie z procesu biznesowego to sposób, by powiedzieć człowiekowi „stało się coś ważnego, spójrz": deal utknął, rachunek czeka na uzgodnienie, zgłoszenie jest przeterminowane. W Bitrix24 jest na to kilka kanałów o różnej sile przebicia — od dzwonka w portalu po wiadomość do zewnętrznego komunikatora. Omówmy, jakich akcji używać, jak pisać teksty, które się czyta, i dlaczego powiadomienia „nie docierają".

Jakie akcje do powiadomień są w procesach i robotach?

Cztery standardowe kanały. „Powiadomienie użytkownika" — dzwonek portalu: tanie, ale tonie w potoku. „E-mail" — wiadomość dla pracownika lub klienta: do adresatów zewnętrznych i zdarzeń oficjalnych. „Wiadomość na czat" — żywsza niż dzwonek, zwłaszcza na czacie grupowym działu, gdzie przeterminowanie widzą wszyscy. „Zadanie" — najsilniejszy kanał: zadanie ma odpowiedzialnego i termin, nie da się go „zmieść"; wszystko, co wymaga działania, wysyłaj zadaniem, a nie powiadomieniem. Reguła wyboru: informowanie — dzwonek lub czat, wymóg działania — zadanie, adresat zewnętrzny — e-mail.

Komu wysyłać: adresat ze struktury, a nie z szablonu

Powiadomienie „dla kierownika działu sprzedaży" nie powinno zawierać nazwiska: ludzie się zmieniają, szablony — nie. Robot „Pobierz przełożonego pracownika" zwraca przełożonego osoby odpowiedzialnej według struktury organizacyjnej — powiadomienie o eskalacji samo znajduje adresata w dowolnym dziale. Ten sam chwyt do łańcuchów: pierwsze przypomnienie — odpowiedzialnemu, po dniu — jego przełożonemu, jeszcze po dniu — przełożonemu przełożonego (podwójne użycie robota). Adresat jest „wyliczany", a szablonu procesu nie rusza się latami.

Jak napisać powiadomienie, które zostanie przeczytane?

Tekst składa się z podstawień: pola dokumentu, zmienne, wyniki akcji. Trzy reguły. Pierwsza — fakt i działanie w pierwszej linii: „Deal nr {ID} {Nazwa}: oferta bez odpowiedzi 5 dni roboczych. Zadzwoń do klienta dzisiaj" — a nie „Szanowny kolego, zwracamy uwagę…". Druga — odnośnik do karty obowiązkowy: adresat musi trafić do deala jednym kliknięciem. Trzecia — liczby, nie oceny: „utknął na 12 dni, kwota 480 000" działa lepiej niż „wisi od dawna". I nie wysyłaj powiadomień o normie („proces uruchomiony pomyślnie") — po tygodniu przestają się je czytać, a tonie to, co naprawdę ważne.

Jak wysłać powiadomienie do zewnętrznego komunikatora?

Standardowych akcji „do Telegrama" czy „do firmowego komunikatora" w kreatorze nie ma — robi się to wywołaniem HTTP do API komunikatora. Robot „Zapytanie HTTP" wysyła POST z tekstem do API bota: nadaje się, gdy utrata jednej wiadomości nie jest krytyczna. Do alertów, które muszą dotrzeć (przeterminowanie płatności, awaria integracji), użyj „Niezawodny webhook" — powtarza wysyłkę, dopóki odbiornik jest niedostępny, i alert nie ginie przez minutową awarię sieci. Tokeny botów przechowuj w stałych procesu, a nie w treści akcji.

Dlaczego powiadomienia nie docierają: lista kontrolna

Jeśli adresat „nic nie dostał" — po kolei. Powiadomienie poszło do kogoś innego: w akcji wskazano autora procesu lub „odpowiedzialnego", który się zmienił — sprawdź adresata w dzienniku procesu. Dzwonek wyłączony: osobiste ustawienia powiadomień pracownika są okrojone — dla zdarzeń krytycznych dubluj zadaniem. E-mail nie poszedł: na portalu nie skonfigurowano wysyłki poczty lub adres pracownika jest pusty. Gałąź nie doszła do akcji: warunek wyżej odciął scenariusz — sprawdź w dzienniku, które kroki faktycznie się wykonały. Zewnętrzny komunikator milczy: bot zablokowany przez adresata lub token wygasł — w zapytaniu HTTP sprawdź kod odpowiedzi, a krytyczne alerty przełącz na niezawodne dostarczanie.

Podsumowanie

Dobry system powiadomień to właściwy kanał (zadanie do działań, czat dla zespołu, e-mail dla zewnętrznych), adresat ze struktury organizacyjnej, fakty z odnośnikiem w treści i gwarantowane dostarczanie dla rzeczy krytycznych. Roboty do tego — przełożony wg struktury, zapytanie HTTP, niezawodny webhook — są w katalogu Roboteki: instalacja z Marketu bezpłatna.