Wyzwalacz w Bitrix24 to czujnik zdarzenia: klient opłacił rachunek, przyszła wiadomość, wypełniono formularz CRM, zarejestrowano połączenie przychodzące — wyzwalacz łapie zdarzenie i przesuwa deala lub leada na zadany etap. Sam w sobie nie robi nic więcej: cała praca zaczyna się później, gdy na nowym etapie uruchamiają się roboty. Omówmy, jakie są wyzwalacze, jak buduje się parę „wyzwalacz → etap → roboty" i dlaczego wyzwalacze „nie działają" najczęściej z tych samych powodów.

Czym wyzwalacz różni się od robota?

Kierunkiem. Robot to reakcja na etap: deal trafił do kolumny, robot wykonał akcję (wiadomość, zadanie, zmiana pola). Wyzwalacz to reakcja na zdarzenie zewnętrzne: płatność, wiadomość, połączenie, wizyta na stronie, zmiana pola — a jego jedyna akcja jest zawsze jedna: przesunąć element na etap. Łatwo zapamiętać: wyzwalacz przesuwa, robot wykonuje. Jedno i drugie ustawia się na tym samym ekranie „Roboty" nad kanbanem: roboty są przypisane do etapów, wyzwalacze — w osobnej kolumnie po prawej, ze wskazaniem, na który etap przenosić.

Jakie są wyzwalacze i jak buduje się parę z robotami?

Główne grupy: komunikacja (przychodząca wiadomość, połączenie, wiadomość w kanale otwartym), płatności i dokumenty (rachunek opłacony, dokument obejrzany), formularze i strona (wypełniono formularz CRM, odwiedziny strony), zmiany danych (zmieniło się pole, pojawił się wpis w osi czasu), zadania (zmienił się status powiązanego zadania). Parę projektuje się od zdarzenia: „klient opłacił" → wyzwalacz przenosi deala do „Opłacone" → roboty etapu wysyłają paragon, stawiają zadanie wysyłki, powiadamiają przełożonego. Cała logika żyje w robotach etapu — dlatego etapy pod wyzwalacze powinny być zdarzeniowe („Opłacone", „Odpowiedział na ofertę"), a nie rozmyte.

Jak dodać wyzwalaczowi warunki, których nie ma?

Wyzwalacze mają minimum własnych ustawień: „przyszła wiadomość" nie rozróżnia, od kogo jest, „pole się zmieniło" nie wie, na jaką wartość. Filtrowanie robi się na etapie odbierającym: pierwszym robotem stawia się „Złożony warunek" — sprawdza on kombinację pól (źródło = reklama I kwota większa od progu) i zwraca Y/N, na podstawie którego proces albo kontynuuje obsługę, albo zwraca deala na etap wyjściowy. Przed obsługą warto sprawdzić dane: „Sprawdź wypełnienie pola" wyłapuje karty bez telefonu lub kwoty, a operator trójargumentowy podstawia wartość domyślną zamiast pustki. Tak wyzwalacz pozostaje prostym czujnikiem, a rozum siedzi w robotach.

Dlaczego wyzwalacz nie działa: lista kontrolna

Pięć przyczyn pokrywa niemal wszystko. Deal jest już na docelowym etapie — wyzwalacz nie przesuwa elementu tam, gdzie już stoi. Wyzwalacz ustawiono w innym lejku — każdy lejek ma swój zestaw, sprawdź, czy ustawiałeś tam, gdzie żyje deal. Zdarzenie nie jest tym, czym się wydaje: „wiadomość przychodząca" działa na wiadomość powiązaną z encją CRM, a nie na dowolną pocztę; „opłata rachunku" — na zmianę statusu rachunku w Bitrix24, a nie na wpływ pieniędzy do banku. Uprawnienia i integracje: wyzwalacz połączenia nie zadziała bez podłączonej telefonii, wyzwalacz formularza — jeśli formularz nie pochodzi z CRM Bitrix24. I kolejność na liście: gdy o jedno zdarzenie ubiega się kilka wyzwalaczy, zadziała najwyższy — sprawdź priorytet.

Podsumowanie

Wyzwalacze to warstwa wejściowa automatyzacji: nasłuchują świata i przesuwają karty, a decyzje podejmują roboty na etapach. Dodatkowe warunki, kontrole i wartości domyślne to roboty z katalogu Roboteki: instalują się z Marketu bezpłatnie i działają na tym samym ekranie „Roboty".