A aprovação de documentos no Bitrix24 é montada com um processo de negócios com a ação «Aprovação de documento»: solicitações, memorandos, ordens, contratos percorrem uma rota de aprovadores, e o sistema guarda quem decidiu e quando. Para documentos de RH com assinatura juridicamente válida existe o КЭДО (gestão eletrônica de documentos de pessoal da Rússia); para todo o resto — o construtor de processos. Vamos ver a escolha da rota, a folha de aprovação, os prazos com escalação e a aprovação em processos inteligentes — onde vivem as solicitações que não têm «documento» no sentido de arquivo.

Rota sequencial, paralela ou mista?

A ação «Aprovação de documento» suporta as duas ordens. Sequencial — os aprovadores recebem o documento por vez: jurídico → financeiro → diretor; vantagem — cada um vê a decisão do anterior, desvantagem — o prazo total é a soma dos prazos. Paralela — todos recebem ao mesmo tempo, a decisão é pelo critério de votos («todos», «qualquer um», «maioria»); mais rápida, mas os aprovadores não veem as observações uns dos outros. A rota mista é montada com vários blocos de aprovação: em paralelo — os especialistas de área, depois em sequência — os gestores. Regra prática: verificações de especialistas (jurídico, contabilidade, segurança) — em paralelo, decisões de autoridade — em sequência e ao final.

De onde tirar os aprovadores para a rota não quebrar?

A pior opção — nomes no modelo: as férias de uma pessoa param todas as ordens da empresa. Tire os aprovadores da estrutura: o robô «Obter gestor do funcionário» devolve o gestor do iniciador — um modelo atende qualquer setor; os papéis de «gestor de área» guarde nas constantes do processo. Antes de iniciar a rota, verifique a completude: «Verificar preenchimento de campo» — se o arquivo foi anexado e a justificativa preenchida, «Condição composta» — combinações (para valor acima do limite, anexo com orçamento obrigatório). Um documento com campos vazios que chega até o diretor desacredita todo o processo.

Como fazer uma folha de aprovação?

O registro do processo guarda as decisões, mas ninguém vai abri-lo — a folha de aprovação precisa viver na ficha. Técnica: depois de cada bloco de aprovação, o processo acrescenta uma linha a um campo de texto «Folha de aprovação»: quem, decisão, data, comentário (os valores vêm dos resultados da ação «Aprovação»). Ao final, na ficha há um histórico pronto: «Jurídica Ivanova — aprovado em 10.06; Diretor financeiro Petrov — aprovado em 11.06, observação: pagamento em duas parcelas». Esse mesmo campo é inserido no modelo de documento — e a versão impressa sai já com a folha de aprovação.

Como controlar os prazos e não deixar o documento travar?

A ação «Aprovação» tem seu próprio prazo de execução, mas sem escalação ele simplesmente expira. Esquema funcional: a data de controle é calculada pelo robô «Data + N dias úteis» — pelo calendário de produção, para que a ordem não «pegue fogo» num feriado de fim de ano; o ramo paralelo espera essa data e, se não houver decisão, envia um lembrete ao aprovador, e mais um dia depois — ao gestor dele (de novo «Obter gestor»). O silêncio não pode ser eterno: depois da segunda escalação, o processo ou rejeita automaticamente com devolução ao iniciador, ou passa a decisão para o nível acima — fixe a regra no regulamento e no esquema.

Aprovação em processos inteligentes: quando o documento é uma solicitação

Solicitações de férias, viagem, compra, acesso — são «documentos» sem arquivo, e o lugar delas é um processo inteligente: o kanban «Nova → Em aprovação → Aprovada → Executada» mostra de forma visual a fila e os gargalos, e o processo de negócios de aprovação é iniciado na etapa. Os campos da solicitação são verificados quanto à completude, a rota depende do tipo e do valor, a folha de aprovação é gravada na ficha — todas as técnicas acima funcionam sem alterações. Bônus do processo inteligente — relatórios: quantas solicitações estão em andamento, o prazo médio de aprovação, em quem pesam os atrasos.

Resumo

Aprovação de documentos = ordem correta da rota + aprovadores da estrutura organizacional + folha de aprovação na ficha + prazos em dias úteis com escalação. Os tijolos — gestor pela estrutura, verificações de completude, dias úteis — estão no catálogo do Roboteka: de graça, no designer de processos de negócios ao lado das ações nativas.