Die Dokumentgenehmigung in Bitrix24 wird über einen Geschäftsprozess mit der Aktion „Dokumentgenehmigung“ gebaut: Anträge, Aktenvermerke, Anweisungen und Verträge durchlaufen eine Route von Genehmigern, und das System speichert, wer wann entschieden hat. Für Personaldokumente mit rechtsverbindlicher Unterschrift gibt es das digitale Personaldokumentenmanagement; für alles andere – den Prozess-Baukasten. Wir klären die Wahl der Route, das Genehmigungsblatt, Fristen mit Eskalation und die Genehmigung in Smart-Prozessen – dort, wo Anträge leben, die kein „Dokument“ im Sinne einer Datei haben.

Sequenzielle, parallele oder gemischte Route?

Die Aktion „Dokumentgenehmigung“ unterstützt beide Reihenfolgen. Sequenziell – die Genehmiger erhalten das Dokument nacheinander: Jurist → Finanzen → Direktor; Plus – jeder sieht die Entscheidung des Vorherigen, Minus – die Gesamtdauer entspricht der Summe der Einzelfristen. Parallel – alle erhalten es gleichzeitig, die Entscheidung fällt nach der Stimmenschwelle („alle“, „beliebig“, „Mehrheit“); schneller, aber die Genehmiger sehen die Einwände der anderen nicht. Eine gemischte Route setzt sich aus mehreren Genehmigungsblöcken zusammen: parallel – die Fachspezialisten, anschließend sequenziell – die Führungskräfte. Praktische Regel: Expertenprüfungen (Jurist, Buchhaltung, Sicherheit) – parallel, Befugnisentscheidungen – sequenziell und am Ende.

Woher nimmt man die Genehmiger, damit die Route nicht bricht?

Die schlechteste Variante sind Namen in der Vorlage: Der Urlaub einer Person stoppt alle Anweisungen des Unternehmens. Nehmen Sie die Genehmiger aus der Struktur: Der Roboter „Vorgesetzten des Mitarbeiters abrufen“ liefert den Vorgesetzten des Initiators – eine Vorlage bedient jede Abteilung; Rollen wie „Bereichsleiter“ speichern Sie in Prozesskonstanten. Prüfen Sie vor dem Start der Route die Vollständigkeit: „Feldbefüllung prüfen“ – dass eine Datei angehängt und die Begründung ausgefüllt ist, „Zusammengesetzte Bedingung“ – Kombinationen (für einen Betrag über der Schwelle ist ein Anhang mit Kostenvoranschlag zwingend). Ein Dokument mit leeren Feldern, das bis zum Direktor gelangt, diskreditiert den gesamten Prozess.

Wie erstellt man ein Genehmigungsblatt?

Das Prozessprotokoll speichert die Entscheidungen, aber niemand wird es öffnen – das Genehmigungsblatt muss in der Karte leben. Der Kniff: Nach jedem Genehmigungsblock schreibt der Prozess eine Zeile in das Textfeld „Genehmigungsblatt“: wer, Entscheidung, Datum, Kommentar (die Werte stammen aus den Ergebnissen der Aktion „Genehmigung“). Zum Finale steht in der Karte eine fertige Historie: „Juristin Iwanowa – genehmigt am 10.06; Finanzdirektor Petrow – genehmigt am 11.06, Anmerkung: Zahlung in zwei Tranchen“. Dasselbe Feld wird in die Dokumentvorlage eingesetzt – und die Druckform geht gleich mit Genehmigungsblatt heraus.

Wie kontrolliert man die Fristen und lässt ein Dokument nicht hängen?

Die Aktion „Genehmigung“ hat eine eigene Ausführungsfrist, doch ohne Eskalation läuft diese einfach ab. Praxistaugliches Schema: Der Kontrolltermin wird vom Roboter „Datum + N Arbeitstage“ berechnet – nach dem Betriebskalender, damit eine Anweisung nicht über die Neujahrsfeiertage „brennt“; ein paralleler Zweig wartet auf diesen Termin und schickt, falls es keine Entscheidung gibt, eine Erinnerung an den Genehmiger und einen Tag später an dessen Vorgesetzten (wieder „Vorgesetzten abrufen“). Schweigen darf nicht ewig sein: Nach der zweiten Eskalation lehnt der Prozess entweder automatisch mit Rückführung an den Initiator ab oder gibt die Entscheidung eine Ebene höher – legen Sie die Regel in der Vorschrift und im Schema fest.

Genehmigung in Smart-Prozessen: wenn das Dokument ein Antrag ist

Anträge auf Urlaub, Dienstreise, Beschaffung oder Zugang sind „Dokumente“ ohne Datei, und ihr Platz ist ein Smart-Prozess: Das Kanban „Neu → In Genehmigung → Genehmigt → Erledigt“ zeigt anschaulich die Warteschlange und die Engpässe, und der Genehmigungs-Geschäftsprozess startet auf der Phase. Die Felder des Antrags werden auf Vollständigkeit geprüft, die Route hängt von Typ und Betrag ab, das Genehmigungsblatt wird in die Karte geschrieben – alle obigen Kniffe funktionieren unverändert. Der Bonus des Smart-Prozesses ist die Berichterstattung: wie viele Anträge in Arbeit sind, die durchschnittliche Genehmigungsdauer, bei wem Verzüge hängen.

Fazit

Dokumentgenehmigung = die richtige Reihenfolge der Route + Genehmiger aus der Organisationsstruktur + Genehmigungsblatt in der Karte + Fristen in Arbeitstagen mit Eskalation. Die Bausteine – Vorgesetzter aus der Struktur, Vollständigkeitsprüfungen, Arbeitstage – finden Sie im Roboteka-Katalog: kostenlos, im Workflow-Designer neben den Standardaktionen.