Ein Smart-Prozess in Bitrix24 ist ein Baukasten für eigene CRM-Entitäten: Sie erstellen Ihren eigenen Kartentyp mit eigenen Feldern, Phasen und Kanban, wenn Leads, Deals und Aufgaben inhaltlich nicht passen. Verträge, Beschaffung, Reklamationen, Personalauswahl, Geräteausgabe – all das sind Smart-Prozesse. An sie binden sich dieselben Roboter und Geschäftsprozesse wie an Deals. Wir klären, wann sich ein Smart-Prozess lohnt, wie man ihn erstellt und womit man ihn automatisiert.
Was ist ein Smart-Prozess und worin unterscheidet er sich von einem Deal?
Ein Deal ist ein Verkauf: Er hat einen Betrag, eine Pipeline und einen Kunden, und die gesamte Oberfläche ist auf den Weg zur Bezahlung ausgerichtet. Ein Smart-Prozess ist ein leeres Gerüst: Sie selbst entscheiden, welche Felder, Phasen und Verknüpfungen er hat. Eine Reklamation wird nicht „verkauft“, eine Beschaffungsanfrage hat keinen Kunden – sie auf Deals zu zwängen bedeutet Müll in den Verkaufsberichten und sinnfremde Felder. Smart-Prozesse werden separat gespeichert, haben eigene Pipelines und Richtungen, verknüpfen sich mit Kontakten, Unternehmen und Deals und sind über dieselbe universelle REST-API (crm.item.*) erreichbar.
Wann reichen Deals und wann braucht es einen Smart-Prozess?
Anzeichen, dass es Zeit ist, einen Prozess in eine eigene Entität auszulagern: Die Datensätze drehen sich nicht um Geld (Reklamationen, Dokumente, Anlagen); es wird ein eigener Satz an Phasen gebraucht, der nicht mit der Verkaufspipeline übereinstimmt; für die Datensätze braucht es eine eigene Berichterstattung, die nicht mit dem Vertrieb vermischt ist; ein Deal erzeugt mehrere parallele Teilprozesse (Vertrag, Montage, Schulung). Wenn Sie dagegen einfach nur eine zweite Verkaufspipeline möchten – reichen die Richtungen von Deals, ein Smart-Prozess ist dann nicht nötig.
Wie erstellt man einen Smart-Prozess?
CRM → Einstellungen → Smart-Prozesse → „Erstellen“. Vergeben Sie einen Namen, aktivieren Sie die benötigten Blöcke (Phasen und Kanban, Kundenfelder, Verknüpfung mit Deals, Aufgaben, Geschäftsprozesse – der letzte Schalter ist wichtig: ohne ihn sind Roboter und Prozesse für diese Entität nicht verfügbar). Fügen Sie anschließend benutzerdefinierte Felder hinzu und richten Sie die Phasen ein. Der Smart-Prozess erscheint im linken CRM-Menü als eigener Bereich mit eigenem Kanban; Elemente werden manuell, per API oder durch einen Roboter aus einer anderen Entität erstellt.
Wie automatisiert man einen Smart-Prozess mit Robotern?
Öffnen Sie das Kanban des Smart-Prozesses → Reiter „Roboter“ – die Einrichtung ist dieselbe wie bei Deals: Sie wählen eine Phase und fügen eine Aktion hinzu, eine Standardaktion oder eine aus dem Market installierte. Die Roboter von Roboteka erscheinen nach der Installation auch in den Smart-Prozessen. Typische Kombinationen: Auf der Phase „Prüfung“ prüft der Roboter „Zusammengesetzte Bedingung“ den Satz an Feldern und verzweigt das Element; die Deadline eines Vertrags berechnet der Roboter „Datum + N Arbeitstage“ nach dem Betriebskalender; und ein verknüpftes Smart-Prozess-Element aus dem Geschäftsprozess eines Deals findet der Roboter „Smart-Prozess-Element finden“ – er liefert die ID für die nächsten Schritte.
Häufige Fehler beim Arbeiten mit Smart-Prozessen
Erstens – einen Smart-Prozess für etwas anzulegen, das es im Produkt bereits gibt: Für Folgeverkäufe gibt es die Richtungen von Deals, für Mitarbeiteranfragen die Aufgaben. Zweitens – beim Erstellen zu vergessen, „Geschäftsprozesse“ zu aktivieren: Der Schalter lässt sich später in den Einstellungen aktivieren, doch Teams arbeiten oft wochenlang von Hand und verstehen nicht, warum der Reiter „Roboter“ fehlt. Drittens – alle Felder in eine Entität zu packen statt verknüpfter Smart-Prozesse: Eine Karte mit vierzig Feldern ist schlechter als zwei verknüpfte Karten mit je zwanzig.
Fazit
Smart-Prozesse verwandeln Bitrix24 von einem CRM für den Vertrieb in eine Plattform für beliebige Verwaltungsprozesse – und ihre Automatisierung teilen sie sich mit den Deals: Roboter, Geschäftsprozesse, Trigger. Beginnen Sie mit einem Prozess, der heute in einer Tabelle lebt, übertragen Sie seine Phasen ins Kanban und fügen Sie an den Schlüsselübergängen zwei bis drei Roboter aus dem Katalog hinzu.