Um processo inteligente no Bitrix24 é um construtor das suas próprias entidades de CRM: você cria o seu tipo de ficha com seus campos, etapas e kanban, quando leads, negócios e tarefas não se encaixam pelo sentido. Contratos, compras, reclamações, recrutamento, entrega de equipamentos — tudo isso são processos inteligentes. A eles se conectam os mesmos robôs e processos de negócios que aos negócios. Vamos ver quando um processo inteligente se justifica, como criá-lo e com o que automatizá-lo.

O que é um processo inteligente e qual a diferença para um negócio?

Um negócio (deal) é uma venda: tem valor, funil e cliente, e toda a interface é voltada para o avanço rumo ao pagamento. Um processo inteligente é um esqueleto vazio: você mesmo decide quais campos, etapas e relações ele terá. Uma reclamação não «se vende», uma solicitação de compra não tem cliente — forçá-las dentro de negócios significa lixo nos relatórios de vendas e campos sem sentido. Os processos inteligentes ficam armazenados à parte, têm seus próprios funis e direções, associam-se a contatos, empresas e negócios e ficam acessíveis pela mesma API REST universal (crm.item.*).

Quando os negócios bastam e quando é preciso um processo inteligente?

Sinais de que é hora de levar o processo para uma entidade separada: registros que não são sobre dinheiro (reclamações, documentos, ativos); precisa de um conjunto próprio de etapas, diferente do funil de vendas; precisa de relatórios próprios sobre os registros, não misturados com vendas; um negócio dá origem a vários subprocessos paralelos (contrato, montagem, treinamento). Mas se você quer apenas um segundo funil de vendas — bastam as direções de negócios, processo inteligente não é necessário.

Como criar um processo inteligente?

CRM → Configurações → Processos inteligentes → «Criar». Defina o nome, ative os blocos necessários (etapas e kanban, campos de cliente, vínculo com negócios, tarefas, processos de negócios — esse último botão é importante: sem ele os robôs e processos para essa entidade ficam indisponíveis). Em seguida adicione os campos personalizados e configure as etapas. O processo inteligente aparece no menu esquerdo do CRM como uma seção à parte com seu próprio kanban; os elementos são criados manualmente, pela API ou por um robô a partir de outra entidade.

Como automatizar um processo inteligente com robôs?

Abra o kanban do processo inteligente → aba «Robôs» — a configuração é a mesma dos negócios: você escolhe a etapa e adiciona uma ação, nativa ou instalada do Market. Os robôs do Roboteka, depois da instalação, também aparecem nos processos inteligentes. Combinações típicas: na etapa «Verificação» o robô «Condição composta» verifica um conjunto de campos e ramifica o elemento; o prazo do contrato é calculado pelo robô «Data + N dias úteis» pelo calendário de produção; e encontrar o elemento associado do processo inteligente a partir do processo de negócios de um negócio o robô «Encontrar elemento de processo inteligente» sabe fazer — ele devolve o ID para os passos seguintes.

Erros frequentes ao trabalhar com processos inteligentes

O primeiro — criar um processo inteligente para algo que já existe no produto: para vendas recorrentes há as direções de negócios, para solicitações de funcionários há as tarefas. O segundo — esquecer de ativar «Processos de negócios» na criação: o botão pode ser ativado depois nas configurações, mas as equipes muitas vezes trabalham semanas à mão sem entender por que não há a aba «Robôs». O terceiro — empilhar todos os campos em uma só entidade em vez de processos inteligentes associados: uma ficha de quarenta campos é pior do que duas fichas associadas de vinte.

Resumo

Os processos inteligentes transformam o Bitrix24 de um CRM de vendas em uma plataforma para qualquer processo de registro — e a automação deles é comum à dos negócios: robôs, processos de negócios, gatilhos. Comece com um processo que hoje vive em uma planilha, transfira as etapas dele para o kanban e adicione dois ou três robôs do catálogo nas transições-chave.