Proces inteligentny w Bitrix24 to konstruktor własnych encji CRM: tworzysz własny typ kart z własnymi polami, etapami i kanbanem, gdy leady, deale i zadania nie pasują znaczeniowo. Umowy, zakupy, reklamacje, rekrutacja, wydawanie sprzętu — to wszystko procesy inteligentne. Podpinają się do nich te same roboty i procesy biznesowe co do deali. Omówimy, kiedy proces inteligentny jest uzasadniony, jak go utworzyć i czym go zautomatyzować.

Czym jest proces inteligentny i czym różni się od deala?

Deal to sprzedaż: ma kwotę, lejek i klienta, a cały interfejs jest nastawiony na ruch ku płatności. Proces inteligentny to pusty szkielet: sam decydujesz, jakie będzie miał pola, etapy i powiązania. Reklamacja się nie „sprzedaje”, zgłoszenie zakupu nie ma klienta — naciąganie ich na deale oznacza śmieci w raportach sprzedaży i pola nie na temat. Procesy inteligentne przechowywane są osobno, mają własne lejki i kierunki, wiążą się z kontaktami, firmami i dealami oraz są dostępne przez to samo uniwersalne REST API (crm.item.*).

Kiedy wystarczą deale, a kiedy potrzebny jest proces inteligentny?

Oznaki, że pora wynieść proces do osobnej encji: zapisy nie dotyczą pieniędzy (reklamacje, dokumenty, aktywa); potrzebny jest własny zestaw etapów, niepokrywający się z lejkiem sprzedaży; dla zapisów potrzebna jest własna raportowość, niewymieszana ze sprzedażą; jeden deal rodzi kilka równoległych podprocesów (umowa, montaż, szkolenie). Jeśli zaś po prostu chcesz drugi lejek sprzedaży — wystarczą kierunki deali, proces inteligentny nie jest potrzebny.

Jak utworzyć proces inteligentny?

CRM → Ustawienia → Procesy inteligentne → „Utwórz”. Zadaj nazwę, włącz potrzebne bloki (etapy i kanban, pola klienta, powiązanie z dealami, zadania, procesy biznesowe — ostatni przełącznik jest ważny: bez niego roboty i procesy dla tej encji są niedostępne). Następnie dodaj pola użytkownika i skonfiguruj etapy. Proces inteligentny pojawi się w lewym menu CRM jako osobna sekcja z własnym kanbanem; elementy tworzy się ręcznie, przez API lub robotem z innej encji.

Jak zautomatyzować proces inteligentny robotami?

Otwórz kanban procesu inteligentnego → zakładka „Roboty” — konfiguracja jest ta sama co w dealach: wybierasz etap i dodajesz akcję, wbudowaną lub zainstalowaną z Market. Roboty „Roboteki” po instalacji pojawiają się także w procesach inteligentnych. Typowe połączenia: na etapie „Sprawdzenie” robot „Warunek złożony” sprawdza komplet pól i rozgałęzia element; termin umowy liczy robot „Data + N dni roboczych” według kalendarza produkcyjnego; a znaleźć powiązany element procesu inteligentnego z procesu biznesowego deala umie robot „Znajdź element procesu inteligentnego” — zwraca ID dla kolejnych kroków.

Częste błędy w pracy z procesami inteligentnymi

Pierwszy — tworzenie procesu inteligentnego pod to, co już jest w produkcie: do powtórnej sprzedaży są kierunki deali, do zgłoszeń pracowników — zadania. Drugi — zapomnienie o włączeniu „Procesów biznesowych” przy tworzeniu: przełącznik można włączyć później w ustawieniach, ale zespoły często tygodniami pracują ręcznie, nie rozumiejąc, dlaczego nie ma zakładki „Roboty”. Trzeci — upychanie wszystkich pól w jedną encję zamiast powiązanych procesów inteligentnych: karta na czterdzieści pól jest gorsza od dwóch powiązanych kart po dwadzieścia.

Podsumowanie

Procesy inteligentne zmieniają Bitrix24 z CRM do sprzedaży w platformę dla dowolnych procesów ewidencyjnych — a automatyzację mają wspólną z dealami: roboty, procesy biznesowe, wyzwalacze. Zacznij od jednego procesu, który teraz żyje w arkuszu, przenieś jego etapy do kanbana i dodaj dwa-trzy roboty z katalogu na kluczowe przejścia.