La hoja de aprobación es el registro final del recorrido: quién, cuándo y con qué comentario aprobó el documento. La acción nativa «Aprobación de documento» registra la decisión, pero no da una hoja cómoda: el registro del proceso de negocio no se adjunta al contrato ni se le enseña a un auditor. El método que funciona es acumular las líneas de las decisiones en un campo aparte de la ficha y volcar ese campo en el formato impreso. Veamos la mecánica paso a paso: el campo, el formato de la línea, el recorrido secuencial y el paralelo, la impresión.

¿Por qué no basta con el registro del proceso de negocio?

El registro guarda eventos técnicos: el paso se inició, la tarea se completó, el proceso terminó. Para analizar «por qué se atascó la aprobación» es insustituible, pero como documento no sirve: está dentro del proceso, lo lee solo quien sabe entrar ahí y no reúne las decisiones en un texto coherente. La hoja de aprobación necesita otra forma: un historial compacto de decisiones que viva directamente en la ficha del documento y se lea en diez segundos, por un gestor, un jurista, un auditor. Eso significa que la hoja necesita su propio lugar de almacenamiento —un campo de la entidad—, y debe rellenarlo el propio proceso de negocio: a mano esos registros no se llevan, comprobado en uno de cada dos despliegues.

¿Cómo acumular las decisiones en un campo?

Crea en la negociación o el proceso inteligente un campo de texto multilínea «Hoja de aprobación». Después de cada etapa del recorrido, el proceso le añade una línea con la acción de cambio de documento, donde el nuevo valor del campo se compone así: el valor actual del campo, un salto de línea, el registro de la nueva etapa. La inserción del valor actual es obligatoria: si escribes solo la línea nueva, las decisiones anteriores se borran y la hoja constará cada vez de una sola última etapa. Fija el formato de la línea de forma rígida, una etapa, una línea: «28.05.2026 — P. Ivánov — Aprobado — sin observaciones». Entonces la hoja se mantiene legible con cualquier longitud del recorrido y su lectura visual no requiere explicaciones.

¿De dónde sacar «quién, cuándo y comentario»?

La decisión y el comentario los devuelve la propia acción «Aprobación de documento»: sus resultados están disponibles para los siguientes pasos del proceso, solo queda insertarlos en la línea. La fecha es la fecha actual en el momento de la etapa. Lo más complicado es «quién»: si el aprobador está fijado de forma rígida en la plantilla, el recorrido se rompe a la primera ausencia o cambio de puesto. Toma al aprobador de la estructura organizativa: el robot «Obtener el jefe de un empleado» recibe el ID de un empleado y devuelve el ID, el nombre y el email de su jefe directo según la estructura de departamentos, más el indicador «encontrado» (Y/N). El nombre va a la línea de la hoja; el ID, a los ejecutores de la siguiente «Aprobación». El recorrido «jefe → director financiero → director general» se monta sin un solo apellido en la plantilla.

¿Cómo se ve la hoja en un recorrido secuencial y en uno paralelo?

En un recorrido secuencial todo es directo: las etapas van una tras otra, después de cada «Aprobación» el proceso añade su línea, y la hoja se lee como una cronología: por ella se ve dónde estuvo el documento más tiempo. En una aprobación paralela, una sola acción asigna la tarea a varios empleados a la vez, y en la hoja entra el resultado de la etapa entero: la decisión y la lista de participantes. Si para la auditoría hace falta una línea aparte por cada aprobador con su comentario personal, divide la etapa en ramas paralelas, cada una con su «Aprobación» y su registro en el campo. La elección del recorrido y de los aprobadores se analiza en detalle en el artículo sobre aprobación de documentos.

¿Cómo volcar la hoja en el formato impreso y no imprimirla en blanco?

El campo «Hoja de aprobación» se inserta en la plantilla de documento igual que el importe o los datos fiscales: añade a la plantilla del contrato o de la orden un bloque «Aprobado» con una referencia al campo, y el formato impreso reunirá el historial completo de decisiones. Antes de generar hace falta una comprobación. El robot «Comprobar si un campo está relleno» recibe el tipo de entidad, el ID y el código del campo, y devuelve el indicador Y/N y el valor actual. N significa que el recorrido no se completó o que el registro no funcionó: el proceso no imprime un documento con la hoja vacía, sino que lo devuelve a la etapa de aprobación y avisa al responsable. El recorrido completo de un contrato con formato impreso está en el artículo sobre aprobación de contratos.

Lista de comprobación

El campo multilínea para la hoja está creado. Cada etapa añade la línea «fecha — quién — decisión — comentario», conservando el valor actual del campo. Los aprobadores se toman de la estructura organizativa, no se fijan con apellidos. Las etapas paralelas escriben el resultado de la etapa o se dividen en ramas, una línea por participante. Antes de imprimir hay una comprobación de que la hoja está rellena. Las piezas del recorrido —el jefe según la estructura, la comprobación de campos— están en el catálogo de Roboteka: instalación gratuita desde Bitrix24.Market, funcionan en el mismo diseñador de procesos de negocio. Si falta el que necesitas, describe la tarea y haremos el robot gratis.