Ein Genehmigungsblatt ist die zusammenfassende Aufzeichnung des Genehmigungswegs: wer, wann und mit welchem Kommentar das Dokument bestätigt hat. Die eingebaute Aktion „Dokumentgenehmigung" hält die Entscheidung fest, liefert aber kein praktisches Blatt: das Prozessprotokoll lässt sich weder an den Vertrag anhängen noch einem Prüfer vorlegen. Der praktikable Kniff ist, die Entscheidungszeilen in einem separaten Feld der Karte zu sammeln und dieses Feld in die Druckform auszugeben. Wir klären die Mechanik Schritt für Schritt: Feld, Zeilenformat, sequenzieller und paralleler Genehmigungsweg, Druck.

Warum reicht das Prozessprotokoll nicht aus?

Das Protokoll speichert technische Ereignisse: ein Schritt wurde gestartet, eine Aufgabe ausgeführt, der Prozess abgeschlossen. Für die Analyse „warum die Genehmigung stehengeblieben ist" ist es unverzichtbar, als Dokument taugt es jedoch nicht: es liegt innerhalb des Prozesses, ist nur für den lesbar, der dorthin zu navigieren weiß, und fasst die Entscheidungen nicht zu einem zusammenhängenden Text. Ein Genehmigungsblatt braucht eine andere Form: eine kompakte Entscheidungshistorie, die direkt in der Dokumentkarte lebt und in zehn Sekunden gelesen wird — von Mitarbeiter, Jurist, Prüfer. Also braucht das Blatt einen eigenen Speicherort — ein Feld der Entität — und befüllen muss es der Geschäftsprozess selbst: von Hand werden solche Einträge nicht gepflegt, bei jedem zweiten Projekt bestätigt.

Wie sammelt man Entscheidungen in einem Feld?

Legen Sie im Deal oder Smart-Prozess ein mehrzeiliges Textfeld „Genehmigungsblatt" an. Nach jeder Etappe des Wegs schreibt der Prozess mit der Aktion Dokumentänderung eine Zeile hinzu, wobei der neue Feldwert so zusammengesetzt wird: aktueller Feldwert, Zeilenumbruch, Eintrag der neuen Etappe. Das Einsetzen des aktuellen Werts ist zwingend — schreibt man nur die neue Zeile, werden die vorherigen Entscheidungen überschrieben, und das Blatt besteht jedes Mal aus einer einzigen letzten Etappe. Legen Sie das Zeilenformat starr fest, eine Etappe — eine Zeile: „28.05.2026 — Iwanow P. — Genehmigt — ohne Anmerkungen". Dann bleibt das Blatt bei jeder Länge des Wegs lesbar, und seine Sichtprüfung braucht keine Erläuterungen.

Woher nimmt man „wer, wann und Kommentar"?

Entscheidung und Kommentar gibt die Aktion „Dokumentgenehmigung" selbst zurück — ihre Ergebnisse stehen den folgenden Schritten des Prozesses zur Verfügung, man muss sie nur in die Zeile einsetzen. Das Datum ist das aktuelle Datum zum Zeitpunkt der Etappe. Am schwierigsten ist das „wer": ist der Genehmiger in der Vorlage starr eingetragen, bricht der Weg schon beim ersten Urlaub oder Stellenwechsel. Nehmen Sie den Genehmiger aus der Organisationsstruktur: der Roboter „Vorgesetzten eines Mitarbeiters abrufen" nimmt die Mitarbeiter-ID entgegen und gibt ID, Name und E-Mail seines direkten Vorgesetzten gemäß der Abteilungsstruktur zurück, plus das Kennzeichen „gefunden" (J/N). Der Name geht in die Blattzeile, die ID in die Bearbeiter der nächsten „Genehmigung". Der Weg „Vorgesetzter → Finanzdirektor → Geschäftsführer" wird ohne einen einzigen Nachnamen in der Vorlage aufgebaut.

Wie sieht das Blatt bei sequenziellem und parallelem Genehmigungsweg aus?

Beim sequenziellen Weg ist alles geradlinig: die Etappen folgen aufeinander, nach jeder „Genehmigung" schreibt der Prozess seine Zeile hinzu, und das Blatt liest sich als Chronologie — daran ist zu sehen, wo das Dokument am längsten gelegen hat. Bei paralleler Genehmigung gibt eine Aktion die Aufgabe gleichzeitig an mehrere Mitarbeiter aus, und ins Blatt gelangt das Ergebnis der Etappe als Ganzes: Entscheidung und Teilnehmerliste. Wird für die Prüfung eine separate Zeile pro Genehmiger mit persönlichem Kommentar benötigt — teilen Sie die Etappe in parallele Zweige auf, jeder mit eigener „Genehmigung" und eigenem Eintrag im Feld. Die Wahl des Wegs und der Genehmiger ist ausführlich im Artikel über Dokumentgenehmigung erklärt.

Wie gibt man das Blatt in die Druckform aus und druckt es nicht leer?

Das Feld „Genehmigungsblatt" wird in die Dokumentvorlage genauso eingesetzt wie der Betrag oder die Stammdaten: fügen Sie in die Vertrags- oder Anordnungsvorlage einen Block „Genehmigt" mit einem Verweis auf das Feld ein — und die Druckform stellt die vollständige Entscheidungshistorie zusammen. Vor der Generierung braucht es eine Prüfung. Der Roboter „Feldbefüllung prüfen" nimmt Entitätstyp, ID und Feldcode entgegen und gibt ein J/N-Kennzeichen und den aktuellen Wert zurück. N bedeutet, dass der Weg nicht durchlaufen wurde oder der Eintrag nicht funktioniert hat: der Prozess druckt das Dokument nicht mit leerem Blatt, sondern gibt es in die Genehmigungsetappe zurück und benachrichtigt den Verantwortlichen. Der vollständige Genehmigungsweg eines Vertrags mit Druckform — im Artikel über Vertragsgenehmigung.

Checkliste

Das mehrzeilige Feld für das Blatt ist angelegt. Jede Etappe schreibt die Zeile „Datum — wer — Entscheidung — Kommentar" hinzu und bewahrt dabei den aktuellen Feldwert. Die Genehmiger werden aus der Organisationsstruktur genommen, nicht mit Nachnamen eingetragen. Parallele Etappen schreiben das Etappenergebnis oder werden in Zweige aufgeteilt — eine Zeile pro Teilnehmer. Vor dem Druck steht die Prüfung der Blattbefüllung. Die Bausteine des Wegs — Vorgesetzter nach Struktur, Feldprüfung — finden Sie im Roboteka-Katalog: kostenlose Installation aus dem Bitrix24.Markt, sie arbeiten im selben Workflow-Designer. Fehlt der benötigte — beschreiben Sie die Aufgabe, wir bauen den Roboter kostenlos.