La aprobación de un contrato en Bitrix24 (Alaio) se construye con un proceso de negocio: el documento recorre una ruta de aprobadores, cada uno aprueba o rechaza, y el propio proceso vigila los plazos y escribe el resultado en la ficha. La acción estándar «Aprobación de documento» cubre el escenario básico; el resto —rutas según el importe, fechas límite en días laborables, escalada al jefe— se arma con condiciones y robots. Abajo, un esquema operativo paso a paso.

¿Con qué acción estándar aprobar un documento?

En el diseñador de procesos de negocio hay dos acciones adecuadas. «Aprobación de documento» es una votación: indicas la lista de aprobadores y el umbral («todos», «cualquiera», «mayoría»), y la acción devuelve «aprobado/rechazado». «Lectura del documento» es más débil: solo registra que el empleado lo miró. Para el contrato usa «Aprobación de documento»: bloquea el proceso hasta la decisión y guarda quién votó y cuándo. El comentario de quien rechaza se devuelve a una variable; conviene escribirlo en la ficha para que el responsable vea el motivo sin escarbar en el registro.

¿Cómo construir la ruta de aprobación paso a paso?

Esquema operativo para una negociación con la etapa «Contrato en aprobación»: primer paso, verificación de integridad: el robot «Condición compuesta» se asegura de que estén rellenos el importe, los datos fiscales y la vigencia; de lo contrario el proceso asigna una tarea al responsable y se detiene. Segundo, bifurcación por importe: por debajo del umbral el contrato lo aprueba el jefe del departamento, por encima se suma el director financiero. Para no fijar personas concretas en la plantilla, el robot «Obtener el jefe del empleado» toma al jefe del responsable según el organigrama: una sola plantilla sirve para todos los departamentos. Tercero, la propia «Aprobación de documento» con los aprobadores encontrados. Final, cambio de etapa y notificación: «aprobado» mueve la negociación adelante, «rechazado» la devuelve a corrección con el comentario.

¿Cómo controlar los plazos de aprobación?

El contrato no debe quedar colgado indefinidamente. La fecha límite se cuenta en días naturales tanto en el retardo de la regla de automatización como en la acción de pausa del proceso, así que puede terminar en fin de semana; para evitarlo, el robot «Fecha más cercana según condición» desplaza la fecha calculada al día laborable más próximo y la devuelve lista para escribirla en un campo. Después, dos técnicas: en paralelo a la aprobación lanza una rama con una pausa hasta la fecha de control; si no hay decisión, el proceso envía un recordatorio al aprobador y a su jefe; y escribe la fecha límite en la ficha de inmediato para que se vea en la lista de negociaciones y en los informes. En la práctica, la escalada «al jefe a los N días» reduce la mediana de aprobación más que cualquier reglamento.

¿Cómo insertar el importe en letras y los datos fiscales en el contrato?

Los datos fiscales de ambas partes los inserta la propia plantilla de documento de Bitrix24: hay códigos de sustitución separados para el vendedor y para la contraparte, con los datos bancarios incluidos, así que no hace falta sacarlos campo por campo. Lo que la plantilla no hace es calcular: cualquier valor «no estándar» —el importe en letras, el IVA, la vigencia, la fecha límite en formato de texto— se prepara antes, en el proceso de negocio, y se escribe en un campo personalizado de la negociación. La plantilla solo referencia ese campo, igual que el resto. Así el docx sigue siendo simple y la lógica se ve y se cambia en el diseñador, no dentro del archivo.

Errores frecuentes en los procesos de aprobación

El primero, los aprobadores fijados en la plantilla por nombre: la persona se va de vacaciones y el proceso se para; usa roles y el organigrama. El segundo, no hay rama de rechazo: el proceso solo contempla el happy path y el contrato rechazado queda colgado sin tarea de corrección. El tercero, plazos en días naturales: la fecha límite cae en festivos y la escalada dispara en vano. El cuarto, el resultado de la aprobación no se escribe en la ficha: el estado solo se ve en el registro del proceso y los responsables presionan a los aprobadores a mano.

Conclusión

Aprobación de contrato = «Aprobación de documento» + verificación de integridad a la entrada + ruta según el organigrama + fechas límite que no caen en fin de semana + ambas ramas de desenlace. Todos los ladrillos que faltan están en el catálogo de Roboteka; si no hay el que necesitas, describe la tarea y hacemos el robot gratis.