Los robots en las tareas de Bitrix24 son acciones automáticas en las etapas del kanban de tareas: la tarea llega a una columna y el robot asigna un observador, cambia el responsable, escribe un comentario o crea una subtarea. La mecánica es la misma que en CRM, pero se activa por separado y tiene sus propias limitaciones. Veamos dónde activarlos, qué hay disponible, en qué se diferencian los robots de tareas de los de CRM y cómo llegar a las tareas desde un proceso de negocio de la negociación.
¿Cómo activar los robots en las tareas?
Los robots viven en el kanban del proyecto o en «Mis tareas»: abre el kanban → rueda dentada de la etapa → «Robots» (en las interfaces antiguas, el botón «Robots» sobre el tablero). Los robots se vinculan a las etapas del kanban de un proyecto concreto, no a las tareas de forma global: cada proyecto tiene su propio conjunto. La disponibilidad depende de la tarifa: en las tarifas inferiores no hay robots de tareas. Si no ves el botón, comprueba la tarifa y los permisos: configurar robots puede hacerlo el administrador del proyecto.
¿Qué saben hacer los robots de tareas estándar y dónde está su límite?
El conjunto estándar cubre la rutina dentro de una sola tarea: cambiar el responsable y los observadores, mover la fecha límite, escribir un comentario, enviar una notificación, crear una subtarea, cambiar de etapa. El límite llega allí donde se necesita conexión con el mundo exterior: un robot de tarea no encontrará otra tarea, no leerá los campos de la negociación ni calculará un plazo según el calendario laboral. La segunda frontera es el disparador: los robots de tareas se activan solo al cambiar de etapa del kanban; eventos del tipo «N días antes de la fecha límite» no existen en los robots; eso se construye con un proceso de negocio o automatización externa.
¿Cómo trabajar con tareas desde procesos de negocio de CRM?
Un escenario frecuente es el contrario: el proceso gira en la negociación, pero hay que gestionar tareas. La acción estándar «Nueva tarea» crea la tarea, pero no sabe encontrar una existente y modificarla. Esto lo resuelven dos robots de Roboteka: «Encontrar tarea por condición» busca una tarea por responsable, estado o nombre exacto y devuelve el ID, y «Actualizar tarea por ID» cambia sus campos: nombre, fecha límite, responsable, estado. La combinación «encontrar → actualizar» permite, por ejemplo, al cambiar de etapa la negociación mover automáticamente la fecha límite de la tarea de montaje asociada o cerrar la tarea de preparación de la oferta cuando la factura está pagada.
¿Cómo calcular las fechas límite de las tareas de forma sensata?
«Fecha límite dentro de 3 días» en el robot estándar son días naturales: una tarea creada el viernes vence el lunes por la mañana. El robot «Fecha + N días laborables» calcula el plazo según el calendario laboral de Rusia (РФ), y «Día de la semana» permite ramificar la lógica: las tareas creadas el viernes por la tarde reciben la fecha límite a partir del martes. Ambos funcionan en procesos de negocio: la fecha calculada se inserta en la acción «Nueva tarea» o en «Actualizar tarea».
Combinaciones típicas para el día a día
Tres esquemas que se montan en una tarde. Control de retrasos: el proceso de la negociación encuentra la tarea de la oferta y, si no se ha cerrado para la fecha de control, notifica al jefe. Relevo entre departamentos: la tarea del kanban del proyecto pasa a la etapa «Lista para revisión», el robot cambia el responsable por el tester y añade al autor como observador. Sincronización con la negociación: la negociación pasa a «Pagado», el proceso encuentra la tarea de envío y la pone en prioridad con una nueva fecha límite en días laborables.
Conclusión
Los robots de tareas son buenos dentro del kanban, pero la verdadera automatización de tareas vive en los procesos de negocio de CRM: desde ahí las tareas se pueden encontrar, actualizar y vincular con las negociaciones. Las acciones que faltan están en el catálogo de Roboteka: la instalación es gratis y los robots aparecen en el diseñador junto a los estándar.