Roboter in Aufgaben von Bitrix24: aktivieren und was sie können

Roboter in Aufgaben von Bitrix24 sind automatische Aktionen auf den Phasen des Aufgaben-Kanbans: Eine Aufgabe gelangt in eine Spalte – der Roboter setzt einen Beobachter, wechselt den Verantwortlichen, schreibt einen Kommentar oder erstellt eine Teilaufgabe. Die Mechanik ist dieselbe wie im CRM, sie wird aber separat aktiviert und hat eigene Grenzen. Wir klären, wo man sie aktiviert, was verfügbar ist, worin sich Aufgaben-Roboter von CRM-Robotern unterscheiden und wie man aus dem Geschäftsprozess eines Deals an die Aufgaben heranreicht.

Wie aktiviert man Roboter in Aufgaben?

Die Roboter leben im Kanban eines Projekts oder in „Meine Aufgaben“: Öffnen Sie das Kanban → Zahnrad der Phase → „Roboter“ (in älteren Oberflächen – die Schaltfläche „Roboter“ über dem Board). Roboter werden an die Kanban-Phasen eines konkreten Projekts gebunden, nicht global an Aufgaben: Jedes Projekt hat seinen eigenen Satz. Die Verfügbarkeit hängt vom Tarif ab: In den niedrigeren Tarifen gibt es keine Aufgaben-Roboter. Wenn die Schaltfläche nicht zu sehen ist – prüfen Sie Tarif und Rechte: Roboter einrichten darf der Projektadministrator.

Was können Standard-Aufgabenroboter und wo liegt ihre Grenze?

Der Standardumfang deckt die Routine innerhalb einer einzelnen Aufgabe ab: Verantwortlichen und Beobachter wechseln, den Endtermin verschieben, einen Kommentar schreiben, eine Benachrichtigung senden, eine Teilaufgabe erstellen, die Phase ändern. Die Grenze ist erreicht, sobald eine Verbindung zur Außenwelt nötig ist: Ein Aufgaben-Roboter findet keine andere Aufgabe, liest keine Felder eines Deals und berechnet keine Frist nach dem Betriebskalender. Die zweite Grenze ist der Trigger: Aufgaben-Roboter lösen nur beim Wechsel der Kanban-Phase aus, Ereignisse wie „N Tage vor der Deadline“ gibt es bei Robotern nicht – so etwas baut man über einen Geschäftsprozess oder eine externe Automatisierung.

Wie arbeitet man mit Aufgaben aus CRM-Geschäftsprozessen?

Ein häufiges Szenario ist der umgekehrte Fall: Der Prozess läuft im Deal, gesteuert werden müssen jedoch Aufgaben. Die Standardaktion „Neue Aufgabe“ erstellt eine Aufgabe, kann aber keine vorhandene finden und ändern. Das lösen zwei Roboter von Roboteka: „Aufgabe nach Bedingung finden“ sucht eine Aufgabe nach Verantwortlichem, Status oder exaktem Namen und liefert die ID, und „Aufgabe per ID aktualisieren“ ändert deren Felder – Name, Deadline, Verantwortlichen, Status. Das Zusammenspiel „finden → aktualisieren“ erlaubt es beispielsweise, beim Phasenwechsel eines Deals automatisch die Deadline der verknüpften Montageaufgabe zu verschieben oder die Aufgabe zur Angebotserstellung zu schließen, sobald die Rechnung bezahlt ist.

Wie berechnet man Aufgaben-Deadlines auf menschliche Weise?

„Endtermin in 3 Tagen“ bedeutet beim Standardroboter Kalendertage: Eine am Freitag gestellte Aufgabe verfällt am Montagmorgen. Der Roboter „Datum + N Arbeitstage“ berechnet die Frist nach dem russischen Betriebskalender, und „Wochentag“ erlaubt es, die Logik zu verzweigen: Aufgaben, die am Freitagnachmittag erstellt werden, erhalten eine Deadline ab Dienstag. Beide arbeiten in Geschäftsprozessen – das berechnete Datum wird in die Aktion „Neue Aufgabe“ oder in „Aufgabe aktualisieren“ eingesetzt.

Typische Kombinationen für jeden Tag

Drei Schemata, die sich an einem Abend einrichten lassen. Verzugskontrolle: Der Prozess am Deal findet die Angebots-Aufgabe und benachrichtigt den Leiter, falls sie bis zum Kontrolltermin nicht geschlossen ist. Staffel zwischen Abteilungen: Eine Aufgabe im Projekt-Kanban wechselt in die Phase „Bereit zur Prüfung“ – der Roboter wechselt den Verantwortlichen auf den Tester und fügt den Autor als Beobachter hinzu. Synchronisation mit dem Deal: Der Deal wechselt in „Bezahlt“ – der Prozess findet die Versandaufgabe und priorisiert sie mit einer neuen Deadline in Arbeitstagen.

Fazit

Aufgaben-Roboter sind innerhalb des Kanbans nützlich, doch die echte Aufgaben-Automatisierung lebt in den CRM-Geschäftsprozessen – von dort lassen sich Aufgaben finden, aktualisieren und mit Deals verknüpfen. Die fehlenden Aktionen finden Sie im Roboteka-Katalog: Die Installation ist kostenlos, die Roboter erscheinen im Workflow-Designer neben den Standardaktionen.