Roboter in Aufgaben von Bitrix24: aktivieren, was sie können und wie man eine Aufgabe mit einem Deal verknüpft

Roboter in Aufgaben von Bitrix24 (Alaio) sind automatische Aktionen auf den Phasen des Aufgaben-Kanbans: Eine Aufgabe gelangt in eine Spalte – der Roboter setzt einen Beobachter, wechselt den Verantwortlichen, schreibt einen Kommentar oder erstellt eine Teilaufgabe. Die Mechanik ist dieselbe wie im CRM, sie wird aber separat aktiviert und hat eigene Grenzen. Wir klären, wo man sie aktiviert, was verfügbar ist, worin sich Aufgaben-Roboter von CRM-Robotern unterscheiden und wie man aus dem Geschäftsprozess eines Deals an die Aufgaben heranreicht.

Wie aktiviert man Roboter in Aufgaben?

Die Roboter leben im Kanban eines Projekts oder in „Meine Aufgaben“: Öffnen Sie das Kanban → Zahnrad der Phase → „Roboter“ (in älteren Oberflächen – die Schaltfläche „Roboter“ über dem Board). Roboter werden an die Kanban-Phasen eines konkreten Projekts gebunden, nicht global an Aufgaben: Jedes Projekt hat seinen eigenen Satz. Die Verfügbarkeit hängt vom Tarif ab: In den niedrigeren Tarifen gibt es keine Aufgaben-Roboter. Wenn die Schaltfläche nicht zu sehen ist – prüfen Sie Tarif und Rechte: Roboter einrichten darf der Projektadministrator.

Was können Standard-Aufgabenroboter und wo liegt ihre Grenze?

Der Standardumfang deckt die Routine innerhalb einer einzelnen Aufgabe ab: Verantwortlichen und Beobachter wechseln, den Endtermin verschieben, einen Kommentar schreiben, eine Benachrichtigung senden, eine Teilaufgabe erstellen, die Phase ändern. Die Grenze ist erreicht, sobald eine Verbindung zur Außenwelt nötig ist: Ein Aufgaben-Roboter findet keine andere Aufgabe und liest keine Felder eines Deals; Fristen rechnet er ausschließlich in Kalendertagen. Die zweite Grenze ist der Trigger: Aufgaben-Roboter lösen nur beim Wechsel der Kanban-Phase aus, Ereignisse wie „N Tage vor der Deadline“ gibt es bei Robotern nicht – so etwas baut man über einen Geschäftsprozess oder eine externe Automatisierung.

Wie arbeitet man mit Aufgaben aus CRM-Geschäftsprozessen?

Ein häufiges Szenario ist der umgekehrte Fall: Der Prozess läuft im Deal, gesteuert werden müssen jedoch Aufgaben. Die Standardaktion „Neue Aufgabe“ erstellt eine Aufgabe, kann aber keine vorhandene finden und ändern. Das lösen zwei Roboter von Roboteka: „Aufgabe nach Bedingung finden“ sucht eine Aufgabe nach Verantwortlichem, Status oder exaktem Namen und liefert die ID, und „Aufgabe per ID aktualisieren“ ändert deren Felder – Name, Deadline, Verantwortlichen, Status. Das Zusammenspiel „finden → aktualisieren“ erlaubt es beispielsweise, beim Phasenwechsel eines Deals automatisch die Deadline der verknüpften Montageaufgabe zu verschieben oder die Aufgabe zur Angebotserstellung zu schließen, sobald die Rechnung bezahlt ist.

Wie berechnet man Aufgaben-Deadlines auf menschliche Weise?

„Endtermin in 3 Tagen“ bedeutet beim Standardroboter Kalendertage: Eine am Freitag gestellte Aufgabe verfällt am Montagmorgen. Daran ändert sich nichts, verschieben lässt sich aber das Ergebnis: Der Roboter „Nächstes Datum nach Bedingung“ legt die errechnete Frist mit der Bedingung next-weekday auf den nächsten Werktag, und „Wochentag“ erlaubt es, die Logik zu verzweigen: Aufgaben, die am Freitagnachmittag erstellt werden, erhalten eine Deadline ab Dienstag. Beide arbeiten in Geschäftsprozessen – das berechnete Datum wird in die Aktion „Neue Aufgabe“ oder in „Aufgabe aktualisieren“ eingesetzt.

Typische Kombinationen für jeden Tag

Drei Schemata, die sich an einem Abend einrichten lassen. Verzugskontrolle: Der Prozess am Deal findet die Angebots-Aufgabe und benachrichtigt den Leiter, falls sie bis zum Kontrolltermin nicht geschlossen ist. Staffel zwischen Abteilungen: Eine Aufgabe im Projekt-Kanban wechselt in die Phase „Bereit zur Prüfung“ – der Roboter wechselt den Verantwortlichen auf den Tester und fügt den Autor als Beobachter hinzu. Synchronisation mit dem Deal: Der Deal wechselt in „Bezahlt“ – der Prozess findet die Versandaufgabe und priorisiert sie mit einer neuen Deadline in Arbeitstagen.

Wie verknüpft man eine Aufgabe mit einem Deal, Kontakt oder Unternehmen?

Die Verknüpfung einer Aufgabe mit dem CRM ist eingebaut, und es gibt drei Wege dazu. Von Hand: im Aufgabenformular im Block CRM. Dort fügen Sie einen Deal, Lead, Kontakt oder ein Unternehmen hinzu, und eine Aufgabe kann mit mehreren Datensätzen verknüpft sein. Aus der Karte: Eine Aufgabe, die aus dem Verlauf eines Deals erstellt wird, ist sofort mit diesem Deal verknüpft. Aus einem Workflow: Die Aktion „Aufgabe" in einem Deal-Workflow erstellt eine Aufgabe, die mit dem aktuellen Datensatz verknüpft ist. Eine verknüpfte Aufgabe erscheint im Verlauf der Karte als Aktivität, und der Vertriebsmitarbeiter sieht ihren Status, ohne den Bereich Aufgaben zu öffnen.

Schwieriger wird es, wenn die Aufgabe schon existiert und die Verknüpfung automatisch hinzugefügt, geändert oder entfernt werden soll. Dafür gibt es zwei Roboter. Aufgabe mit CRM verknüpfen (nach ID) arbeitet aus jedem Workflow: Übergeben Sie die Aufgaben-ID, den Typ und die ID des Datensatzes und wählen Sie einen Modus: Verknüpfung hinzufügen, ersetzen (bisherige Verknüpfungen desselben Typs werden entfernt) oder entfernen. CRM-Verknüpfung der aktuellen Aufgabe macht dasselbe aus der Automatisierung der Aufgabe selbst, dort wird keine Aufgaben-ID gebraucht. In beiden Fällen schreibt der Roboter die Verknüpfung in dem Format, das Bitrix24 versteht: D_10 für einen Deal, C_7 für einen Kontakt, CO_5 für ein Unternehmen, L_4 für einen Lead.

Um alle Aufgaben eines Kunden direkt in der Karte zu sehen, statt durch den Verlauf zu scrollen, nehmen Sie das Feld Aufgaben zum Datensatz: wie viele Aufgaben offen, überfällig und erledigt sind, und die Aufgabenliste einen Klick entfernt.

Wie wechselt man den Verantwortlichen in verknüpften Aufgaben, wenn der Deal den Besitzer wechselt?

Ab Werk lässt ein Wechsel des Verantwortlichen im Deal dessen Aufgaben unberührt: Sie bleiben beim bisherigen Mitarbeiter. Diese Lücke schließt ein Workflow am Deal, der bei einer Änderung des Deals startet. Der Roboter Aufgabe nach Bedingung finden sucht Aufgaben nach ihrer CRM-Verknüpfung: Geben Sie D_ und die ID des aktuellen Deals ein, zum Beispiel D_{=Document:ID}, und filtern Sie bei Bedarf nach Status, wenn nur offene Aufgaben gemeint sind. Er gibt die Liste der gefundenen Aufgaben-IDs zurück, bis zu 50 pro Aufruf. Durchlaufen Sie diese Liste anschließend mit einem Iterator und rufen Sie darin Aufgabe per ID aktualisieren mit den Feldern {"RESPONSIBLE_ID": …} auf. Dieser Wert muss eine numerische Mitarbeiter-ID sein: Ein Benutzerfeld aus dem Dokument wird im Text als user_5 eingesetzt, und die Aufgabe nimmt das nicht an. Sicherer ist es, den Wert mit dem Roboter Feldwert einer verknüpften Entität abrufen zu lesen: Er gibt ASSIGNED_BY_ID des aktuellen Deals als Zahl zurück. Auf dieselbe Weise verschieben Sie die Deadline oder ändern die Beobachter in allen Aufgaben eines Kunden auf einmal.

Wenn nicht nur Aufgaben, sondern auch zugehörige Deals, Kontakte und Unternehmen übergeben werden müssen, etwa wenn ein Vertriebsmitarbeiter das Unternehmen verlässt, finden Sie die Schritte im Artikel Mitarbeiter-Offboarding in Bitrix24.

Fazit

Aufgaben-Roboter sind innerhalb des Kanbans nützlich, doch die echte Aufgaben-Automatisierung lebt in den CRM-Geschäftsprozessen – von dort lassen sich Aufgaben finden, aktualisieren und mit Deals verknüpfen. Die fehlenden Aktionen finden Sie im Roboteka-Katalog: Die Installation ist kostenlos, die Roboter erscheinen im Workflow-Designer neben den Standardaktionen.