Roboty w zadaniach Bitrix24 (Alaio) to automatyczne akcje na etapach kanbana zadań: zadanie trafiło do kolumny — robot ustawił obserwatora, zmienił odpowiedzialnego, napisał komentarz lub utworzył podzadanie. Mechanika jest ta sama co w CRM, ale włącza się ją osobno i ma swoje ograniczenia. Omówimy, gdzie włączyć, co jest dostępne, czym roboty zadań różnią się od tych z CRM i jak sięgnąć do zadań z procesów biznesowych deala.

Jak włączyć roboty w zadaniach?

Roboty żyją w kanbanie projektu lub w „Moich zadaniach”: otwórz kanban → koło zębate etapu → „Roboty” (w starszych interfejsach — przycisk „Roboty” nad tablicą). Roboty przypisują się do etapów kanbana konkretnego projektu, a nie do zadań globalnie: każdy projekt ma własny zestaw. Dostępność zależy od taryfy: w niższych taryfach robotów zadań nie ma. Jeśli przycisku nie widać — sprawdź taryfę i uprawnienia: roboty może konfigurować administrator projektu.

Co potrafią wbudowane roboty zadań i gdzie jest ich granica?

Wbudowany zestaw zamyka rutynę wewnątrz jednego zadania: zmienić odpowiedzialnego i obserwatorów, przesunąć termin końcowy, napisać komentarz, wysłać powiadomienie, utworzyć podzadanie, zmienić etap. Granica pojawia się tam, gdzie potrzebna jest łączność ze światem zewnętrznym: robot zadania nie znajdzie innego zadania, nie odczyta pól deala, nie przesunie terminu tak, by nie wypadł w weekend. Druga granica to wyzwalacz: roboty zadań uruchamiają się wyłącznie przy zmianie etapu kanbana, zdarzeń „na N dni przed terminem” w robotach nie ma — coś takiego buduje się przez proces biznesowy lub automatyzację zewnętrzną.

Jak pracować z zadaniami z procesów biznesowych CRM?

Częsty scenariusz jest odwrotny: proces kręci się w dealu, a zarządzać trzeba zadaniami. Wbudowana akcja „Nowe zadanie” zadanie tworzy, ale nie umie znaleźć istniejącego i go zmienić. Zamykają to dwa roboty Roboteki: „Znajdź zadanie według warunku” wyszukuje zadanie po odpowiedzialnym, statusie lub dokładnej nazwie i zwraca ID, a „Zaktualizuj zadanie po ID” zmienia jego pola — nazwę, termin, odpowiedzialnego, status. Połączenie „znajdź → zaktualizuj” pozwala na przykład przy zmianie etapu deala automatycznie przesuwać termin powiązanego zadania montażu lub zamykać zadanie przygotowania oferty, gdy faktura zostanie opłacona.

Jak liczyć terminy zadań po ludzku?

„Termin końcowy za 3 dni” we wbudowanym robocie to dni kalendarzowe: zadanie przydzielone w piątek spali się w poniedziałek rano. Terminy liczy się tu w dniach kalendarzowych i to się nie zmieni — sztuka polega na tym, żeby wyliczona data nie wypadła w weekend. Robot „Najbliższa data według warunku” z warunkiem „najbliższy dzień roboczy” przesuwa ją na najbliższy dzień powszedni, a „Dzień tygodnia” pozwala rozgałęziać logikę: zadania utworzone w piątek po południu dostają termin od wtorku. Oba działają w procesach biznesowych — wyliczona data podstawia się do akcji „Nowe zadanie” lub do „Zaktualizuj zadanie”.

Typowe połączenia na co dzień

Trzy schematy, które ustawia się w jeden wieczór. Kontrola opóźnień: proces po dealu znajduje zadanie oferty i, jeśli nie zostało zamknięte do daty kontrolnej, powiadamia kierownika. Sztafeta działów: zadanie w kanbanie projektu przechodzi na etap „Gotowe do sprawdzenia” — robot zmienia odpowiedzialnego na testera i dodaje autora jako obserwatora. Synchronizacja z dealem: deal przeszedł w „Opłacone” — proces znajduje zadanie wysyłki i przesuwa je w priorytet z nowym terminem przesuniętym na dzień roboczy.

Jak powiązać zadanie z dealem, kontaktem lub firmą?

Powiązanie zadania z CRM jest wbudowane i da się je ustawić na trzy sposoby. Ręcznie: w formularzu zadania, w bloku CRM, dodajesz deal, lead, kontakt lub firmę, a jedno zadanie można powiązać z kilkoma rekordami. Z karty: zadanie utworzone z osi czasu deala od razu jest z nim powiązane. Z procesu: akcja „Zadanie” w procesie deala tworzy zadanie powiązane z bieżącym rekordem. Powiązane zadanie pojawia się na osi czasu karty jako aktywność, a handlowiec widzi jego status bez otwierania sekcji zadań.

Trudniej, gdy zadanie już istnieje i powiązanie trzeba automatycznie dodać, zmienić albo usunąć. Służą do tego dwa roboty. „Powiązanie zadania z CRM (po ID)” działa z dowolnego procesu: przekazujesz ID zadania, typ rekordu i ID rekordu, a potem wybierasz tryb: dodaj powiązanie, zastąp (wcześniejsze powiązania tego samego typu zostaną usunięte) lub usuń. „Powiązanie bieżącego zadania z CRM” robi to samo z automatyzacji samego zadania, gdzie ID zadania nie jest potrzebne. W obu przypadkach robot zapisuje powiązanie w formacie, który rozumie Bitrix24: D_10 dla deala, C_7 dla kontaktu, CO_5 dla firmy, L_4 dla leada.

Żeby widzieć wszystkie zadania klienta wprost w karcie, zamiast przewijać oś czasu, użyj pola „Zadania w karcie”: ile zadań jest otwartych, przeterminowanych i zakończonych, a lista zadań jest o jedno kliknięcie dalej.

Jak zmienić odpowiedzialnego w powiązanych zadaniach, gdy deal przechodzi w inne ręce?

Standardowo zmiana odpowiedzialnego w dealu nie rusza jego zadań: zostają u poprzedniego pracownika. Tę lukę zamyka proces na dealu uruchamiany przy zmianie deala. Robot „Znajdź zadanie według warunku” szuka zadań po powiązaniu z CRM: wpisz D_ i ID bieżącego deala, na przykład D_{=Document:ID}, a jeśli potrzebujesz tylko otwartych zadań, dodaj filtr po statusie. Robot zwraca listę ID znalezionych zadań, do 50 w jednym wywołaniu. Potem przejdź po tej liście iteratorem i wewnątrz wywołaj „Zaktualizuj zadanie według ID” z polami {"RESPONSIBLE_ID": …}. Ta wartość musi być liczbowym ID pracownika: pole użytkownika z dokumentu wstawione do tekstu daje user_5, a tego zadanie nie przyjmie. Bezpieczniej odczytać ją robotem „Pobierz wartość pola powiązanej encji”: zwraca on ASSIGNED_BY_ID bieżącego deala jako liczbę. W ten sam sposób można naraz przesunąć termin albo zmienić obserwatorów we wszystkich zadaniach klienta.

Jeśli oprócz zadań trzeba przekazać też powiązane deale, kontakty i firmy, na przykład gdy handlowiec odchodzi z firmy, kroki opisujemy w artykule o odejściu pracownika w Bitrix24.

Podsumowanie

Roboty zadań są dobre wewnątrz kanbana, ale prawdziwa automatyzacja zadań żyje w procesach biznesowych CRM — stamtąd zadania można znajdować, aktualizować i wiązać z dealami. Brakujące akcje znajdziesz w katalogu Roboteki: instalacja jest bezpłatna, roboty pojawiają się w kreatorze obok wbudowanych.