Roboty w zadaniach Bitrix24 to automatyczne akcje na etapach kanbana zadań: zadanie trafiło do kolumny — robot ustawił obserwatora, zmienił odpowiedzialnego, napisał komentarz lub utworzył podzadanie. Mechanika jest ta sama co w CRM, ale włącza się ją osobno i ma swoje ograniczenia. Omówimy, gdzie włączyć, co jest dostępne, czym roboty zadań różnią się od tych z CRM i jak sięgnąć do zadań z procesów biznesowych deala.

Jak włączyć roboty w zadaniach?

Roboty żyją w kanbanie projektu lub w „Moich zadaniach”: otwórz kanban → koło zębate etapu → „Roboty” (w starszych interfejsach — przycisk „Roboty” nad tablicą). Roboty przypisują się do etapów kanbana konkretnego projektu, a nie do zadań globalnie: każdy projekt ma własny zestaw. Dostępność zależy od taryfy: w niższych taryfach robotów zadań nie ma. Jeśli przycisku nie widać — sprawdź taryfę i uprawnienia: roboty może konfigurować administrator projektu.

Co potrafią wbudowane roboty zadań i gdzie jest ich granica?

Wbudowany zestaw zamyka rutynę wewnątrz jednego zadania: zmienić odpowiedzialnego i obserwatorów, przesunąć termin końcowy, napisać komentarz, wysłać powiadomienie, utworzyć podzadanie, zmienić etap. Granica pojawia się tam, gdzie potrzebna jest łączność ze światem zewnętrznym: robot zadania nie znajdzie innego zadania, nie odczyta pól deala, nie policzy terminu według kalendarza produkcyjnego. Druga granica to wyzwalacz: roboty zadań uruchamiają się wyłącznie przy zmianie etapu kanbana, zdarzeń „na N dni przed terminem” w robotach nie ma — coś takiego buduje się przez proces biznesowy lub automatyzację zewnętrzną.

Jak pracować z zadaniami z procesów biznesowych CRM?

Częsty scenariusz jest odwrotny: proces kręci się w dealu, a zarządzać trzeba zadaniami. Wbudowana akcja „Nowe zadanie” zadanie tworzy, ale nie umie znaleźć istniejącego i go zmienić. Zamykają to dwa roboty Roboteki: „Znajdź zadanie według warunku” wyszukuje zadanie po odpowiedzialnym, statusie lub dokładnej nazwie i zwraca ID, a „Zaktualizuj zadanie po ID” zmienia jego pola — nazwę, termin, odpowiedzialnego, status. Połączenie „znajdź → zaktualizuj” pozwala na przykład przy zmianie etapu deala automatycznie przesuwać termin powiązanego zadania montażu lub zamykać zadanie przygotowania oferty, gdy faktura zostanie opłacona.

Jak liczyć terminy zadań po ludzku?

„Termin końcowy za 3 dni” we wbudowanym robocie to dni kalendarzowe: zadanie przydzielone w piątek spali się w poniedziałek rano. Robot „Data + N dni roboczych” liczy termin według kalendarza produkcyjnego (RU), a „Dzień tygodnia” pozwala rozgałęziać logikę: zadania utworzone w piątek po południu dostają termin od wtorku. Oba działają w procesach biznesowych — wyliczona data podstawia się do akcji „Nowe zadanie” lub do „Zaktualizuj zadanie”.

Typowe połączenia na co dzień

Trzy schematy, które ustawia się w jeden wieczór. Kontrola opóźnień: proces po dealu znajduje zadanie oferty i, jeśli nie zostało zamknięte do daty kontrolnej, powiadamia kierownika. Sztafeta działów: zadanie w kanbanie projektu przechodzi na etap „Gotowe do sprawdzenia” — robot zmienia odpowiedzialnego na testera i dodaje autora jako obserwatora. Synchronizacja z dealem: deal przeszedł w „Opłacone” — proces znajduje zadanie wysyłki i przesuwa je w priorytet z nowym terminem w dniach roboczych.

Podsumowanie

Roboty zadań są dobre wewnątrz kanbana, ale prawdziwa automatyzacja zadań żyje w procesach biznesowych CRM — stamtąd zadania można znajdować, aktualizować i wiązać z dealami. Brakujące akcje znajdziesz w katalogu Roboteki: instalacja jest bezpłatna, roboty pojawiają się w kreatorze obok wbudowanych.