Os robôs em tarefas do Bitrix24 (Alaio) são ações automáticas nas etapas do kanban de tarefas: a tarefa chegou à coluna — o robô adicionou um observador, trocou o responsável, escreveu um comentário ou criou uma subtarefa. A mecânica é a mesma do CRM, mas é ativada separadamente e tem suas próprias limitações. Vamos ver onde ativar, o que está disponível, qual a diferença entre os robôs de tarefas e os do CRM e como alcançar as tarefas a partir dos processos de negócios de um negócio.

Como ativar os robôs em tarefas?

Os robôs vivem no kanban de um projeto ou em «Minhas tarefas»: abra o kanban → engrenagem da etapa → «Robôs» (em interfaces antigas, o botão «Robôs» acima do quadro). Os robôs são atrelados às etapas do kanban de um projeto específico, e não às tarefas globalmente: cada projeto tem seu próprio conjunto. A disponibilidade depende do plano: nos planos inferiores não há robôs de tarefas. Se o botão não aparece — verifique o plano e as permissões: configurar robôs é coisa de administrador do projeto.

O que os robôs nativos de tarefas fazem e qual é o limite deles?

O conjunto nativo cobre a rotina dentro de uma única tarefa: trocar o responsável e os observadores, adiar o prazo final, escrever um comentário, enviar uma notificação, criar uma subtarefa, alterar a etapa. O limite chega onde é preciso ter ligação com o mundo externo: o robô de tarefa não encontra outra tarefa, não lê os campos de um negócio, não desloca o prazo para fora do fim de semana. A segunda fronteira é o gatilho: os robôs de tarefas disparam apenas na mudança de etapa do kanban; eventos «N dias antes do prazo» não existem nos robôs — isso se monta com um processo de negócios ou automação externa.

Como trabalhar com tarefas a partir dos processos de negócios do CRM?

Um cenário frequente é o inverso: o processo roda em um negócio, mas é preciso gerenciar tarefas. A ação nativa «Nova tarefa» cria a tarefa, mas não sabe encontrar uma existente e alterá-la. Isso é resolvido por dois robôs do Roboteka: «Encontrar tarefa por condição» busca a tarefa pelo responsável, pelo status ou pelo título exato e devolve o ID, e «Atualizar tarefa por ID» altera os campos dela — título, prazo, responsável, status. A combinação «encontrar → atualizar» permite, por exemplo, ao mudar a etapa do negócio, adiar automaticamente o prazo da tarefa de montagem associada ou encerrar a tarefa de preparação da proposta quando a fatura é paga.

Como calcular os prazos das tarefas de forma humana?

«Prazo final em 3 dias» no robô nativo são dias corridos: uma tarefa criada na sexta-feira vence na manhã de segunda. Como os prazos aqui se contam em dias corridos, o deslocamento é feito de forma explícita: o robô «Data mais próxima por condição» devolve o dia útil mais próximo a partir da data de origem, e «Dia da semana» permite ramificar a lógica: tarefas criadas na sexta à tarde recebem o prazo a partir de terça. Ambos funcionam em processos de negócios — a data calculada é inserida na ação «Nova tarefa» ou em «Atualizar tarefa».

Combinações típicas para o dia a dia

Três esquemas que se montam em uma noite. Controle de atraso: o processo do negócio encontra a tarefa da proposta e, se ela não estiver encerrada até a data de controle, notifica o gestor. Revezamento entre setores: a tarefa no kanban do projeto passa para a etapa «Pronto para revisão» — o robô troca o responsável pelo testador e adiciona o autor como observador. Sincronização com o negócio: o negócio passou para «Pago» — o processo encontra a tarefa de expedição e a move para prioridade com um novo prazo de controle.

Como vincular uma tarefa a um negócio, contato ou empresa?

O vínculo da tarefa com o CRM é nativo, e há três formas de fazê-lo. À mão: no formulário da tarefa, no bloco CRM, adicione um negócio, lead, contato ou empresa; uma tarefa pode ficar vinculada a vários registros. Pelo card: a tarefa criada na linha do tempo de um negócio já nasce vinculada a ele. Por um processo de negócios: a ação «Tarefa» num processo do negócio cria uma tarefa vinculada ao registro atual. A tarefa vinculada aparece na linha do tempo do card como atividade, e o vendedor vê o status dela sem abrir a seção de tarefas.

Fica mais difícil quando a tarefa já existe e o vínculo precisa ser adicionado, trocado ou removido automaticamente. Dois robôs cuidam disso. O «Vincular tarefa ao CRM (por ID)» funciona a partir de qualquer processo: informe o ID da tarefa, o tipo e o ID do registro e escolha o modo: adicionar o vínculo, substituir (os vínculos anteriores do mesmo tipo são removidos) ou remover. O «Vínculo CRM da tarefa atual» faz o mesmo a partir da automação da própria tarefa, onde o ID da tarefa não é necessário. Nos dois casos o robô grava o vínculo no formato que o Bitrix24 entende: D_10 para negócio, C_7 para contato, CO_5 para empresa, L_4 para lead.

Para ver todas as tarefas do cliente direto no card, sem rolar a linha do tempo, use o campo «Tarefas do registro»: quantas tarefas estão abertas, atrasadas e concluídas, e a lista de tarefas a um clique.

Como trocar o responsável nas tarefas vinculadas quando o negócio muda de mãos?

Por padrão, trocar o responsável de um negócio não mexe nas tarefas dele: elas ficam com o funcionário anterior. Um processo de negócios no negócio, iniciado na alteração do negócio, fecha essa lacuna. O robô «Encontrar tarefa por condição» busca tarefas pelo vínculo com o CRM: informe D_ mais o ID do negócio atual, por exemplo D_{=Document:ID}, e filtre pelo status se precisar só das abertas. Ele devolve a lista de IDs das tarefas encontradas, até 50 por chamada. Depois percorra essa lista com um iterador e, dentro dele, chame o «Atualizar tarefa por ID» com os campos {"RESPONSIBLE_ID": …}. Esse valor precisa ser o ID numérico do funcionário: um campo de usuário do documento pode ser inserido no texto como user_5, e a tarefa não aceita isso. É mais seguro lê-lo com o robô «Obter o valor de um campo de uma entidade relacionada»: ele devolve o ASSIGNED_BY_ID do negócio atual como número. Do mesmo jeito dá para adiar o prazo ou trocar os observadores de todas as tarefas de um cliente de uma vez.

Se além das tarefas for preciso passar adiante também negócios, contatos e empresas relacionados, por exemplo quando um vendedor sai da empresa, o passo a passo está em desligamento de funcionário no Bitrix24.

Resumo

Os robôs de tarefas são bons dentro do kanban, mas a automação de verdade das tarefas vive nos processos de negócios do CRM — de lá as tarefas podem ser encontradas, atualizadas e associadas aos negócios. As ações que faltam estão no catálogo do Roboteka: a instalação é gratuita, os robôs aparecem no designer ao lado dos nativos.