Uzgadnianie umowy w Bitrix24 buduje się procesem biznesowym: dokument przechodzi trasę uzgadniających, każdy zatwierdza lub odrzuca, a proces sam pilnuje terminów i zapisuje wynik do karty. Wbudowana akcja „Zatwierdzenie dokumentu” zamyka podstawowy scenariusz; resztę — trasy według kwoty, terminy w dniach roboczych, eskalację do przełożonego — składa się z warunków i robotów. Poniżej działający schemat krok po kroku.

Którą wbudowaną akcją uzgadniać dokument?

W kreatorze procesów biznesowych są dwie odpowiednie akcje. „Zatwierdzenie dokumentu” to głosowanie: zadajesz listę uzgadniających i próg („wszyscy”, „dowolny”, „większość”), a akcja zwraca „zatwierdzony/odrzucony”. „Zapoznanie z dokumentem” jest słabsze: tylko odnotowuje, że pracownik obejrzał. Dla umowy użyj „Zatwierdzenia dokumentu”: blokuje proces do decyzji i przechowuje, kto i kiedy zagłosował. Komentarz odrzucającego zwraca się do zmiennej — warto go zapisywać do karty, aby menedżer widział przyczynę bez grzebania w dzienniku.

Jak zbudować trasę uzgadniania krok po kroku?

Działający schemat dla deala z etapem „Umowa w uzgadnianiu”: pierwszy krok — kontrola kompletności: robot „Warunek złożony” upewnia się, że wypełnione są kwota, dane rejestrowe i okres obowiązywania, inaczej proces przydziela zadanie menedżerowi i zatrzymuje się. Drugi — rozwidlenie według kwoty: do progu umowę zatwierdza kierownik działu, powyżej — dochodzi dyrektor finansowy. Aby nie wszywać konkretnych osób w szablon, robot „Pobierz przełożonego pracownika” bierze przełożonego odpowiedzialnego ze struktury organizacyjnej — szablon jest jeden dla wszystkich działów. Trzeci — samo „Zatwierdzenie dokumentu” ze znalezionymi uzgadniającymi. Finał — zmiana etapu i powiadomienie: „uzgodniony” przesuwa deal dalej, „odrzucony” zwraca do poprawy z komentarzem.

Jak kontrolować terminy uzgadniania?

Umowa nie powinna wisieć w nieskończoność. Termin licz nie kalendarzem, lecz kalendarzem produkcyjnym: robot „Data + N dni roboczych” od daty startu uzgadniania daje datę kontrolną, która nie wypadnie na święta. Dalej dwa sposoby: równolegle do zatwierdzania uruchom gałąź z pauzą do daty kontrolnej — jeśli decyzji nie ma, proces wysyła przypomnienie uzgadniającemu i jego przełożonemu; a do karty od razu zapisz termin, aby był widoczny na liście deali i w raportach. W praktyce eskalacja „do przełożonego po N dniach roboczych” skraca medianę uzgadniania mocniej niż jakiekolwiek regulaminy.

Jak podstawić kwotę słownie i dane rejestrowe do umowy?

Jeśli umowa generuje się z szablonu dokumentu Bitrix24, kwoty słownie nie ma w nim „z pudełka” dla dowolnych pól procesu. Robot „Kwota słownie (RUB)” przekształca liczbę w tekst („125 000” → „sto dwadzieścia pięć tysięcy rubli 00 kopiejek”) — wynik zapisuje się do pola deala i podstawia do szablonu dokumentu na równi z pozostałymi polami. Ten sam sposób działa dla dowolnych wartości obliczanych: policz robotami, zapisz do pola, szablon podstawi.

Częste błędy w procesach uzgadniania

Pierwszy — uzgadniający wszyci w szablon imiennie: człowiek poszedł na urlop, proces stanął; używaj ról i struktury organizacyjnej. Drugi — brak gałęzi odrzucenia: proces uwzględnia tylko happy path, a odrzucona umowa zawisa bez zadania na poprawę. Trzeci — terminy w dniach kalendarzowych: termin wypada na majowe święta, eskalacja strzela w próżnię. Czwarty — wynik uzgadniania nie jest zapisywany do karty: status widać tylko w dzienniku procesu, a menedżerowie szarpią uzgadniających ręcznie.

Podsumowanie

Uzgadnianie umowy = „Zatwierdzenie dokumentu” + kontrola kompletności na wejściu + trasa według struktury organizacyjnej + dni robocze w terminach + obie gałęzie wyniku. Wszystkie brakujące cegiełki znajdziesz w katalogu Roboteki; nie ma potrzebnej — opisz zadanie, zrobimy robota bezpłatnie.