A aprovação de contrato no Bitrix24 é montada com um processo de negócios: o documento percorre uma rota de aprovadores, cada um aprova ou rejeita, e o próprio processo cuida dos prazos e grava o resultado na ficha. A ação nativa «Aprovação de documento» cobre o cenário básico; o restante — rotas por valor, prazos em dias úteis, escalação ao gestor — monta-se com condições e robôs. Abaixo, um esquema funcional passo a passo.

Com qual ação nativa aprovar um documento?

No designer de processos de negócios há duas ações adequadas. «Aprovação de documento» — votação: você define a lista de aprovadores e o critério («todos», «qualquer um», «maioria»), e a ação devolve «aprovado/rejeitado». «Familiarização com documento» — mais fraca: apenas registra que o funcionário visualizou. Para o contrato use «Aprovação de documento»: ela bloqueia o processo até a decisão e guarda quem votou e quando. O comentário de quem rejeitou é devolvido em uma variável — vale gravá-lo na ficha, para que o gerente veja o motivo sem escavar o registro.

Como montar a rota de aprovação passo a passo?

Esquema funcional para um negócio na etapa «Contrato em aprovação»: o primeiro passo é a verificação de completude: o robô «Condição composta» confirma que valor, dados de registro e prazo de validade estão preenchidos, senão o processo cria uma tarefa para o gerente e para. O segundo é a bifurcação por valor: até o limite, o contrato é aprovado pelo gestor do setor; acima — acrescenta-se o diretor financeiro. Para não fixar pessoas específicas no modelo, o robô «Obter gestor do funcionário» pega o gestor do responsável pela estrutura organizacional — o modelo é único para todos os setores. O terceiro é a própria «Aprovação de documento» com os aprovadores encontrados. O final — mudança de etapa e notificação: «aprovado» move o negócio adiante, «rejeitado» devolve para revisão com o comentário.

Como controlar os prazos de aprovação?

O contrato não pode ficar pendurado indefinidamente. Calcule o prazo não pelo calendário comum, e sim pelo calendário de produção: o robô «Data + N dias úteis» a partir da data de início da aprovação dá uma data de controle que não cai em feriados. Depois, duas técnicas: em paralelo à aprovação, inicie um ramo com pausa até a data de controle — se não houver decisão, o processo envia um lembrete ao aprovador e ao gestor dele; e grave o prazo na ficha de imediato, para que ele fique visível na lista de negócios e nos relatórios. Na prática, a escalação «ao gestor em N dias úteis» reduz a mediana da aprovação mais do que qualquer regulamento.

Como inserir o valor por extenso e os dados de registro no contrato?

Se o contrato é gerado a partir de um modelo de documento do Bitrix24, o valor por extenso não vem «pronto da caixa» para campos arbitrários do processo. O robô «Valor por extenso (RUB)» converte o número em texto («125 000» → «cento e vinte e cinco mil rublos e 00 copeques») — o resultado é gravado em um campo do negócio e inserido no modelo de documento junto com os demais campos. A mesma técnica funciona para qualquer valor calculado: calcule com robôs, grave no campo, o modelo insere.

Erros frequentes nos processos de aprovação

O primeiro — os aprovadores são fixados no modelo nominalmente: a pessoa saiu de férias, o processo travou; use papéis e a estrutura organizacional. O segundo — não há ramo de rejeição: o processo só considera o happy path, e o contrato rejeitado fica pendurado sem tarefa de revisão. O terceiro — prazos em dias corridos: o prazo cai num feriado prolongado, a escalação dispara em vão. O quarto — o resultado da aprovação não é gravado na ficha: o status só fica visível no registro do processo, e os gerentes cobram os aprovadores manualmente.

Resumo

Aprovação de contrato = «Aprovação de documento» + verificação de completude na entrada + rota pela estrutura organizacional + dias úteis nos prazos + os dois ramos de desfecho. Todos os tijolos que faltam estão no catálogo do Roboteka; não há o necessário — descreva a tarefa, fazemos o robô de graça.