Vertragsgenehmigung in Bitrix24: der Geschäftsprozess Schritt für Schritt

Die Vertragsgenehmigung in Bitrix24 (Alaio) wird über einen Geschäftsprozess gebaut: Das Dokument durchläuft eine Route von Genehmigern, jeder genehmigt oder lehnt ab, und der Prozess überwacht selbst die Fristen und schreibt das Ergebnis in die Karte. Die Standardaktion „Dokumentgenehmigung“ deckt das Grundszenario ab; alles Übrige – Routen nach Betrag, Deadlines ohne Wochenenden, Eskalation an den Vorgesetzten – setzt sich aus Bedingungen und Robotern zusammen. Nachfolgend ein praxistaugliches Schema Schritt für Schritt.

Mit welcher Standardaktion genehmigt man ein Dokument?

Im Workflow-Designer gibt es zwei passende Aktionen. „Dokumentgenehmigung“ – eine Abstimmung: Sie legen die Liste der Genehmiger und die Schwelle fest („alle“, „beliebig“, „Mehrheit“), die Aktion liefert „genehmigt/abgelehnt“ zurück. „Dokumentkenntnisnahme“ – schwächer: Sie hält nur fest, dass ein Mitarbeiter es angesehen hat. Für einen Vertrag verwenden Sie „Dokumentgenehmigung“: Sie blockiert den Prozess bis zur Entscheidung und speichert, wer wann abgestimmt hat. Der Kommentar des Ablehnenden wird in eine Variable zurückgegeben – ihn sollte man in die Karte schreiben, damit der Manager den Grund sieht, ohne im Protokoll zu graben.

Wie baut man die Genehmigungsroute Schritt für Schritt?

Ein praxistaugliches Schema für einen Deal mit der Phase „Vertrag in Genehmigung“: Der erste Schritt ist die Vollständigkeitsprüfung: Der Roboter „Zusammengesetzte Bedingung“ stellt sicher, dass Betrag, rechtliche Daten und Gültigkeitsdauer ausgefüllt sind, andernfalls weist der Prozess dem Manager eine Aufgabe zu und stoppt. Der zweite – die Verzweigung nach Betrag: Bis zur Schwelle genehmigt der Abteilungsleiter, darüber kommt der Finanzdirektor hinzu. Um keine konkreten Personen in die Vorlage einzunähen, holt der Roboter „Vorgesetzten des Mitarbeiters abrufen“ den Vorgesetzten des Verantwortlichen aus der Organisationsstruktur – eine Vorlage für alle Abteilungen. Der dritte – die eigentliche „Dokumentgenehmigung“ mit den gefundenen Genehmigern. Das Finale – Phasenwechsel und Benachrichtigung: „genehmigt“ schiebt den Deal weiter, „abgelehnt“ führt mit Kommentar zur Überarbeitung zurück.

Wie kontrolliert man die Genehmigungsfristen?

Ein Vertrag darf nicht endlos hängen. Der Kontrolltermin wird ab dem Startdatum der Genehmigung in Kalendertagen gerechnet – damit er nicht auf ein Wochenende fällt, legt ihn der Roboter „Nächstes Datum nach Bedingung“ mit der Bedingung next-weekday auf den nächsten Werktag und gibt ihn in den Formaten JJJJ-MM-TT und TT.MM.JJJJ zurück. Danach zwei Kniffe: Starten Sie parallel zur Genehmigung einen Zweig mit einer Pause bis zum Kontrolltermin – gibt es keine Entscheidung, schickt der Prozess eine Erinnerung an den Genehmiger und dessen Vorgesetzten; und schreiben Sie die Deadline sofort in die Karte, damit sie in der Deal-Liste und in Berichten sichtbar ist. In der Praxis verkürzt die Eskalation „an den Vorgesetzten nach N Tagen“ den Median der Genehmigung stärker als jede Vorschrift.

Wie setzt man Betrag in Worten und rechtliche Daten in den Vertrag ein?

Wird der Vertrag aus einer Bitrix24-Dokumentvorlage generiert, setzt sie nur ein, was bereits als Feld vorliegt – rechnen oder ausformulieren kann eine Vorlage nicht. Für die rechtlichen Daten beider Seiten ist das kein Problem: Dafür gibt es eigene Platzhalter, die Organisation und Bankverbindung direkt aus den Karten ziehen, sofern sie dort ausgefüllt sind. Alles Übrige – vom Betrag in Worten bis zur Gültigkeitsdauer – gehört in ein eigenes Deal-Feld, das der Prozess vor der Generierung befüllt: mit Robotern berechnen, in ein Feld schreiben, die Vorlage setzt es ein.

Häufige Fehler in Genehmigungsprozessen

Erstens – die Genehmiger sind namentlich in die Vorlage eingenäht: Eine Person geht in den Urlaub, der Prozess steht; nutzen Sie Rollen und die Organisationsstruktur. Zweitens – es fehlt der Ablehnungszweig: Der Prozess berücksichtigt nur den Happy Path, und ein abgelehnter Vertrag hängt ohne Aufgabe zur Überarbeitung fest. Drittens – der Kontrolltermin wird nicht umgelegt: Die Deadline fällt auf ein Wochenende, die Eskalation läuft ins Leere. Viertens – das Genehmigungsergebnis wird nicht in die Karte geschrieben: Der Status ist nur im Geschäftsprozess-Protokoll sichtbar, und die Manager hetzen die Genehmiger von Hand.

Fazit

Vertragsgenehmigung = „Dokumentgenehmigung“ + Vollständigkeitsprüfung am Eingang + Route nach Organisationsstruktur + Deadlines, die nicht auf ein Wochenende fallen + beide Ausgangszweige. Alle fehlenden Bausteine finden Sie im Roboteka-Katalog; fehlt der passende – beschreiben Sie die Aufgabe, wir bauen den Roboter kostenlos.