La aprobación de facturas en Bitrix24 se construye con tres herramientas: el proceso listo «Factura de pago» en el feed, para empresas sencillas; un proceso inteligente con kanban, cuando hacen falta rutas e informes; un proceso de negocio, cuando la lógica depende del importe y del organigrama. La elección depende del volumen de pagos y de la complejidad de la ruta. Veamos las tres y armemos un esquema operativo que no se desmorona con las vacaciones ni las fiestas.

¿Qué herramienta elegir para aprobar facturas?

El proceso en el feed («Procesos» → «Factura de pago») funciona de fábrica: el empleado rellena un formulario —contraparte, importe, concepto, archivo de la factura— y la solicitud recorre una cadena fija de aprobadores hasta el contable. Sirve mientras la cadena es una sola para todos y hay pocos pagos. Un proceso inteligente es un kanban de solicitudes de pago con etapas del tipo «Nueva → Con el jefe → Con el director financiero → En pago → Pagada»: se ve la carga, los cuellos de botella y el historial; las rutas se configuran con robots en las etapas. Un proceso de negocio añade ramificaciones: la ruta depende del importe, de la partida presupuestaria, de la contraparte. Orientación práctica: hasta 30 facturas al mes, el feed; más o si hacen falta informes, un proceso inteligente; rutas con condiciones, un proceso inteligente más un proceso de negocio en las etapas.

¿Cómo armar el proceso inteligente de aprobación de facturas paso a paso?

Crea un proceso inteligente «Aprobación de facturas» (CRM → Configuración → Procesos inteligentes) con los procesos de negocio activados. Campos: contraparte (vinculación con la empresa), importe, concepto del pago, archivo de la factura, plazo de pago, partida presupuestaria. Etapas según la ruta: «Solicitud nueva», «Revisión», «Aprobación del jefe», «Aprobación financiera», «A pago», «Pagada», «Rechazada». En las etapas, robots: en «Revisión» el robot «Condición compuesta» comprueba la integridad (importe, archivo, partida) y devuelve la solicitud con una tarea si falta algo; en «Aprobación», notificación al aprobador y un plazo de control. Las solicitudes se crean manualmente desde el kanban o automáticamente desde una negociación con un proceso de negocio.

¿Cómo hacer una ruta según el importe sin fijar personas en la plantilla?

La regla clásica «hasta 50 000 lo aprueba el jefe del departamento, por encima el director financiero» se arma con dos robots. «Condición compuesta» compara el importe con el umbral (mantén el umbral en una constante del proceso: si cambia el límite, no habrá que rediseñar el esquema). Busca al aprobador no por el nombre, sino por el organigrama: el robot «Obtener el jefe del empleado» devuelve al jefe del autor de la solicitud, una sola plantilla funciona para todos los departamentos y las vacaciones de una persona concreta no detienen los pagos (el aprobador de reserva es el jefe del jefe, con el mismo robot).

¿Cómo controlar los plazos de pago?

El plazo «pagar en un plazo de tres días laborables» lo calcula el robot «Fecha + N días laborables» desde la fecha de aprobación, según el calendario laboral, sin sorpresas en los festivos. Escribe la fecha de control en un campo de la solicitud: con ella se construye el informe de pagos vencidos. Una rama paralela del proceso espera la fecha de control y, si la solicitud aún no está «En pago», envía un recordatorio al aprobador y una escalada a su jefe. Para la orden de pago y la carta a la contraparte, el importe en letras lo hace el robot «Importe en letras (RUB)»; el resultado se inserta en la plantilla del documento.

Errores frecuentes en la aprobación de facturas

Aprobación en chats: la decisión «paga» vive en la conversación, en el sistema no hay rastro y luego no se puede reconstruir quién autorizó el pago. Una sola ruta para todos los importes: el director financiero se ahoga en facturas de 3 000 rublos mientras los pagos grandes esperan en la cola común. Plazos en días naturales: las escaladas disparan en fin de semana. No hay etapa «Rechazada» con motivo: las solicitudes desaparecen en silencio y los empleados las vuelven a crear. Y la falta de conexión con la negociación: la factura está aprobada, pero en la negociación no se ve; vincula la solicitud con la entidad de CRM mediante un campo de vinculación.

Conclusión

El feed, para empezar; el proceso inteligente, para el orden; el proceso de negocio, para rutas según importes y estructura. Los ladrillos de la ruta —condición según el importe, jefe según el organigrama, días laborables, importe en letras— ya están en el catálogo de Roboteka, se instalan gratis y funcionan en cualquiera de las tres variantes.