A aprovação de faturas no Bitrix24 é montada com três ferramentas: o processo pronto «Fatura de pagamento» no feed — para empresas simples, o processo inteligente com kanban — quando são necessários rotas e relatórios, o processo de negócios — quando a lógica depende do valor e da estrutura organizacional. A escolha depende do volume de pagamentos e da complexidade da rota. Vamos ver as três e montar um esquema funcional que não desmorona em férias e feriados.

Qual ferramenta escolher para a aprovação de faturas?

O processo no feed («Processos» → «Fatura de pagamento») funciona pronto da caixa: o funcionário preenche um formulário — contraparte, valor, finalidade, arquivo da fatura — e a solicitação segue por uma cadeia fixa de aprovadores até o contador. Serve enquanto a cadeia é única para todos e os pagamentos são poucos. O processo inteligente é um kanban de solicitações de pagamento com etapas do tipo «Nova → Com o gestor → Com o diretor financeiro → Em pagamento → Paga»: dá para ver a carga, os gargalos e o histórico; as rotas são configuradas por robôs nas etapas. O processo de negócios acrescenta ramificações: a rota depende do valor, da direção do orçamento, da contraparte. Referência prática: até 30 faturas por mês — feed; mais do que isso ou se forem necessários relatórios — processo inteligente; rotas com condições — processo inteligente mais processo de negócios nas etapas.

Como montar um processo inteligente de aprovação de fatura passo a passo?

Crie um processo inteligente «Aprovação de fatura» (CRM → Configurações → Processos inteligentes) com os processos de negócios ativados. Campos: contraparte (vínculo com a empresa), valor, finalidade do pagamento, arquivo da fatura, prazo de pagamento, rubrica orçamentária. Etapas — pela rota: «Nova solicitação», «Verificação», «Aprovação do gestor», «Aprovação financeira», «Para pagamento», «Paga», «Rejeitada». Nas etapas — robôs: na «Verificação» o «Condição composta» confere a completude (valor, arquivo, rubrica) e devolve a solicitação com uma tarefa, se algo faltar; na «Aprovação» — notificação ao aprovador e prazo de controle. As solicitações são criadas manualmente a partir do kanban ou automaticamente a partir de um negócio por um processo de negócios.

Como fazer a rota por valor e não fixar pessoas no modelo?

A regra clássica «até 50 000 o gestor do setor aprova, acima — o diretor financeiro» é montada com dois robôs. O «Condição composta» compara o valor com o limite (mantenha o limite em uma constante do processo — se o limite mudar, não vai ser preciso redesenhar o esquema). O aprovador busque não pelo nome, e sim pela estrutura organizacional: o robô «Obter gestor do funcionário» devolve o gestor do autor da solicitação — um modelo funciona para todos os setores, e as férias de uma pessoa específica não param os pagamentos (aprovador reserva — o gestor do gestor, pelo mesmo robô).

Como controlar os prazos de pagamento?

O prazo «pagar em até três dias úteis» é calculado pelo robô «Data + N dias úteis» a partir da data de aprovação — pelo calendário de produção, sem surpresas em feriados prolongados. Grave a data de controle em um campo da solicitação: por ela se monta o relatório de pagamentos em atraso. O ramo paralelo do processo espera a data de controle e, se a solicitação ainda não estiver «Em pagamento», envia um lembrete ao aprovador e uma escalação ao gestor dele. Para a ordem de pagamento e a carta à contraparte, o valor por extenso é feito pelo robô «Valor por extenso (RUB)» — o resultado é inserido no modelo de documento.

Erros frequentes na aprovação de faturas

Aprovação em chats: a decisão «pode pagar» vive na conversa, no sistema não há rastro — depois não dá para recuperar quem autorizou o pagamento. Uma rota única para todos os valores: o diretor financeiro se afoga em faturas de 3 000 rublos, e os pagamentos grandes esperam na fila comum. Prazos em dias corridos — as escalações disparam no fim de semana. Não há a etapa «Rejeitada» com motivo: as solicitações desaparecem em silêncio, e os funcionários as recriam. E a falta de vínculo com o negócio: a fatura foi aprovada, mas no negócio isso não aparece — vincule a solicitação à entidade do CRM por um campo de vínculo.

Resumo

O feed — para começar, o processo inteligente — para a ordem, o processo de negócios — para rotas por valores e estrutura. Os tijolos da rota — condição por valor, gestor pela estrutura organizacional, dias úteis, valor por extenso — já estão no catálogo do Roboteka, instalam-se de graça e funcionam em qualquer uma das três variantes.