Die Rechnungsgenehmigung in Bitrix24 wird mit drei Werkzeugen gebaut: der fertige Prozess „Rechnung zur Zahlung“ im Feed – für einfache Unternehmen, ein Smart-Prozess mit Kanban – wenn Routen und Berichterstattung nötig sind, ein Geschäftsprozess – wenn die Logik von Betrag und Organisationsstruktur abhängt. Die Wahl hängt vom Zahlungsvolumen und der Komplexität der Route ab. Wir klären alle drei und bauen ein praxistaugliches Schema, das an Urlauben und Feiertagen nicht auseinanderfällt.

Welches Werkzeug für die Rechnungsgenehmigung wählen?

Der Prozess im Feed („Prozesse“ → „Rechnung zur Zahlung“) funktioniert sofort: Der Mitarbeiter füllt ein Formular aus – Geschäftspartner, Betrag, Verwendungszweck, Rechnungsdatei – und der Antrag läuft über eine feste Kette von Genehmigern zum Buchhalter. Das passt, solange es eine Kette für alle gibt und die Zahlungen wenige sind. Der Smart-Prozess ist ein Kanban der Zahlungsanträge mit Phasen wie „Neu → Beim Leiter → Beim Finanzdirektor → In Zahlung → Bezahlt“: Auslastung, Engpässe und Historie sind sichtbar; die Routen werden mit Robotern auf den Phasen eingerichtet. Der Geschäftsprozess fügt Verzweigungen hinzu: Die Route hängt von Betrag, Budgetrichtung und Geschäftspartner ab. Praktischer Anhaltspunkt: bis 30 Rechnungen pro Monat – der Feed; mehr oder wenn Berichterstattung nötig ist – der Smart-Prozess; Routen mit Bedingungen – der Smart-Prozess plus Geschäftsprozess auf den Phasen.

Wie baut man einen Smart-Prozess zur Rechnungsgenehmigung Schritt für Schritt?

Erstellen Sie einen Smart-Prozess „Rechnungsgenehmigung“ (CRM → Einstellungen → Smart-Prozesse) mit aktivierten Geschäftsprozessen. Felder: Geschäftspartner (Verknüpfung zum Unternehmen), Betrag, Verwendungszweck, Rechnungsdatei, Zahlungsfrist, Budgetposten. Phasen – entlang der Route: „Neuer Antrag“, „Prüfung“, „Genehmigung des Leiters“, „Finanzgenehmigung“, „Zur Zahlung“, „Bezahlt“, „Abgelehnt“. Auf den Phasen – Roboter: Auf „Prüfung“ prüft „Zusammengesetzte Bedingung“ die Vollständigkeit (Betrag, Datei, Posten) und führt den Antrag mit einer Aufgabe zurück, falls etwas fehlt; auf „Genehmigung“ – Benachrichtigung an den Genehmiger und ein Kontrolltermin. Anträge werden manuell aus dem Kanban oder automatisch aus einem Deal per Geschäftsprozess erstellt.

Wie macht man eine Route nach Betrag, ohne Personen in die Vorlage einzunähen?

Die klassische Regel „bis 50 000 genehmigt der Abteilungsleiter, darüber der Finanzdirektor“ setzt sich aus zwei Robotern zusammen. „Zusammengesetzte Bedingung“ vergleicht den Betrag mit der Schwelle (halten Sie die Schwelle in einer Prozesskonstante – ändert sich das Limit, muss man das Schema nicht neu zeichnen). Den Genehmiger suchen Sie nicht nach Namen, sondern über die Organisationsstruktur: Der Roboter „Vorgesetzten des Mitarbeiters abrufen“ liefert den Vorgesetzten des Antragstellers – eine Vorlage funktioniert für alle Abteilungen, und der Urlaub einer konkreten Person stoppt die Zahlungen nicht (Ersatzgenehmiger ist der Vorgesetzte des Vorgesetzten, mit demselben Roboter).

Wie kontrolliert man die Zahlungsfristen?

Die Frist „innerhalb von drei Arbeitstagen zahlen“ berechnet der Roboter „Datum + N Arbeitstage“ ab dem Genehmigungsdatum – nach dem Betriebskalender, ohne Überraschungen an Feiertagen. Schreiben Sie den Kontrolltermin in ein Feld des Antrags: Darauf baut der Bericht über überfällige Zahlungen auf. Ein paralleler Prozesszweig wartet auf den Kontrolltermin und schickt, falls der Antrag noch nicht „In Zahlung“ ist, eine Erinnerung an den Genehmiger und eine Eskalation an dessen Vorgesetzten. Für den Zahlungsbeleg und das Schreiben an den Geschäftspartner erstellt der Roboter „Betrag in Worten (RUB)“ den Betrag in Worten – das Ergebnis wird in die Dokumentvorlage eingesetzt.

Häufige Fehler bei der Rechnungsgenehmigung

Genehmigung in Chats: Die Entscheidung „zahl das“ lebt in der Korrespondenz, im System gibt es keine Spur – später lässt sich nicht rekonstruieren, wer die Zahlung erlaubt hat. Eine Route für alle Beträge: Der Finanzdirektor ertrinkt in Rechnungen über 3 000 Rubel, während große Zahlungen in der gemeinsamen Warteschlange warten. Fristen in Kalendertagen – die Eskalationen feuern am Wochenende. Es fehlt die Phase „Abgelehnt“ mit Grund: Anträge verschwinden stillschweigend, und die Mitarbeiter legen sie erneut an. Und die fehlende Verbindung zum Deal: Die Rechnung ist genehmigt, im Deal ist das aber nicht sichtbar – verknüpfen Sie den Antrag über ein Verknüpfungsfeld mit der CRM-Entität.

Fazit

Der Feed – für den Start, der Smart-Prozess – für Ordnung, der Geschäftsprozess – für Routen nach Betrag und Struktur. Die Bausteine der Route – Bedingung nach Betrag, Vorgesetzter aus der Organisationsstruktur, Arbeitstage, Betrag in Worten – gibt es bereits im Roboteka-Katalog, sie lassen sich kostenlos installieren und funktionieren in jeder der drei Varianten.