Uzgadnianie faktur w Bitrix24 buduje się trzema narzędziami: gotowy proces „Faktura do zapłaty” w aktualnościach — dla prostych firm, proces inteligentny z kanbanem — gdy potrzebne są trasy i raportowość, proces biznesowy — gdy logika zależy od kwoty i struktury organizacyjnej. Wybór zależy od liczby płatności i złożoności trasy. Omówimy wszystkie trzy i złożymy działający schemat, który nie rozpada się na urlopach i świętach.

Które narzędzie wybrać do uzgadniania faktur?

Proces w aktualnościach („Procesy” → „Faktura do zapłaty”) działa od ręki: pracownik wypełnia formularz — kontrahent, kwota, przeznaczenie, plik faktury — i wniosek idzie stałym łańcuchem uzgadniających do księgowego. Sprawdza się, dopóki łańcuch jest jeden dla wszystkich i płatności jest niewiele. Proces inteligentny to kanban wniosków o zapłatę z etapami w rodzaju „Nowy → U przełożonego → U dyrektora finansowego → W płatności → Opłacony”: widać obciążenie, wąskie gardła i historię; trasy konfiguruje się robotami na etapach. Proces biznesowy dodaje rozgałęzienia: trasa zależy od kwoty, kierunku budżetu, kontrahenta. Praktyczny drogowskaz: do 30 faktur miesięcznie — aktualności; więcej albo gdy potrzebna jest raportowość — proces inteligentny; trasy z warunkami — proces inteligentny plus proces biznesowy na etapach.

Jak złożyć proces inteligentny uzgadniania faktury krok po kroku?

Utwórz proces inteligentny „Uzgadnianie faktury” (CRM → Ustawienia → Procesy inteligentne) z włączonymi procesami biznesowymi. Pola: kontrahent (powiązanie z firmą), kwota, przeznaczenie płatności, plik faktury, termin zapłaty, pozycja budżetowa. Etapy — według trasy: „Nowy wniosek”, „Sprawdzenie”, „Uzgodnienie przełożonego”, „Uzgodnienie finansowe”, „Do zapłaty”, „Opłacony”, „Odrzucony”. Na etapach — roboty: na „Sprawdzeniu” „Warunek złożony” sprawdza kompletność (kwota, plik, pozycja) i zwraca wniosek z zadaniem, jeśli czegoś brak; na „Uzgodnieniu” — powiadomienie uzgadniającego i termin kontrolny. Wnioski tworzy się ręcznie z kanbana lub automatycznie z deala procesem biznesowym.

Jak zrobić trasę według kwoty i nie wszywać ludzi w szablon?

Klasyczną regułę „do 50 000 uzgadnia kierownik działu, powyżej — dyrektor finansowy” składa się z dwóch robotów. „Warunek złożony” porównuje kwotę z progiem (próg trzymaj w stałej procesu — zmieni się limit, nie trzeba będzie przerysowywać schematu). Uzgadniającego szukaj nie po nazwisku, lecz po strukturze organizacyjnej: robot „Pobierz przełożonego pracownika” zwraca przełożonego autora wniosku — jeden szablon działa dla wszystkich działów, a urlop konkretnej osoby nie zatrzymuje płatności (zastępczy uzgadniający — przełożony przełożonego, tym samym robotem).

Jak kontrolować terminy zapłaty?

Termin „zapłacić w ciągu trzech dni roboczych” liczy robot „Data + N dni roboczych” od daty uzgodnienia — według kalendarza produkcyjnego, bez niespodzianek na majowe święta. Datę kontrolną zapisz do pola wniosku: na jej podstawie buduje się raport o przeterminowanych płatnościach. Równoległa gałąź procesu czeka na datę kontrolną i, jeśli wniosek nie jest jeszcze „W płatności”, wysyła przypomnienie uzgadniającemu i eskalację do jego przełożonego. Do polecenia zapłaty i pisma do kontrahenta kwotę słownie robi robot „Kwota słownie (RUB)” — wynik podstawia się do szablonu dokumentu.

Częste błędy w uzgadnianiu faktur

Uzgadnianie na czatach: decyzja „płać” żyje w korespondencji, w systemie nie ma śladu — potem nie da się odtworzyć, kto zezwolił na płatność. Jedna trasa na wszystkie kwoty: dyrektor finansowy tonie w fakturach na 3000 rubli, a duże płatności czekają we wspólnej kolejce. Terminy w dniach kalendarzowych — eskalacje strzelają w weekendy. Brak etapu „Odrzucony” z przyczyną: wnioski znikają po cichu, a pracownicy zakładają je od nowa. I brak powiązania z dealem: faktura uzgodniona, a w dealu tego nie widać — wiąż wniosek z encją CRM polem powiązania.

Podsumowanie

Aktualności — na start, proces inteligentny — dla porządku, proces biznesowy — dla tras według kwot i struktury. Cegiełki trasy — warunek według kwoty, przełożony według struktury organizacyjnej, dni robocze, kwota słownie — są już w katalogu Roboteki, instaluje się je bezpłatnie i działają w każdym z trzech wariantów.