Las listas universales son registros en formato de tabla dentro de Bitrix24: solicitudes de gastos, directorios de contrapartes, listados de contratos y accesos. Su propiedad principal es que sobre los elementos de la lista funcionan procesos de negocio completos del diseñador: lanzamiento al crear un elemento, al modificarlo o de forma manual. Veamos para qué datos una lista es la elección correcta, cómo funciona un proceso típico de «solicitud de gasto», qué hacer con el JSON de sistemas externos y en qué casos, en lugar de una lista, conviene crear directamente un proceso inteligente.

¿Qué son las listas universales y para qué sirven?

Una lista es una tabla con campos configurables: texto, número, fecha, vinculación con un empleado, archivo, lista desplegable. Cada elemento es una fila del registro. El punto fuerte de las listas son los datos que no necesitan un embudo de ventas: solicitudes internas (gasto, vacaciones, acceso a un sistema), directorios (tarifas, sucursales, posiciones típicas), registros (contratos, poderes, incidentes). Las listas viven aparte del CRM, con sus propios permisos de acceso: quién ve el registro, quién añade elementos, quién modifica los ajenos. Criterio práctico de elección: si los datos hay que «llevarlos y aprobarlos», una lista sirve; si las fichas hay que «moverlas por etapas», mira hacia los procesos inteligentes, sobre ese límite más abajo.

¿Cómo activar los procesos de negocio sobre una lista?

En la configuración de la lista se activa el soporte de procesos de negocio; después la lista tiene su propio conjunto de plantillas en el diseñador de procesos de negocio. La plantilla se vincula a un evento: autolanzamiento al añadir un elemento, autolanzamiento al modificar, o lanzamiento manual desde el elemento. Los campos del elemento están disponibles para la plantilla como campos del documento: se pueden leer en condiciones, insertar en notificaciones y sobrescribir con la acción de modificar el documento. Combinación típica para un registro de solicitudes: autolanzamiento al añadir, el proceso verifica los datos, asigna un aprobador y, según el resultado, cambia el campo de estado del elemento. Cómo funciona en general el diseñador, las variables y las condiciones lo tienes en el resumen de procesos de negocio.

¿Cómo funciona un proceso típico: solicitud de gasto?

El empleado añade un elemento: importe, partida de gasto, comentario. El proceso arranca automáticamente y lo primero que decide es por qué ruta ir. La «Condición» estándar compara un solo valor, y ya con dos o tres criterios la plantilla se convierte en una escalera de ramas anidadas. El robot «Condición compuesta (AND / OR / NOT)» arma la verificación en un solo paso: hasta cuatro pares «valor — operador — valor» con lógica AND u OR, y para reglamentos ramificados, un modo JSON con anidamiento arbitrario de grupos and, or y not. Devuelve un único indicador Y/N: importe dentro del límite Y partida típica, lo aprueba el jefe del departamento; en caso contrario, el director financiero. El resultado de la etapa el proceso lo escribe en el campo de estado del elemento, y el registro se mantiene honesto.

¿Cómo analizar el JSON que llega a la lista?

Las listas sirven a menudo de búfer para sistemas externos: la solicitud llega desde el sitio web, el estado desde el sistema contable, y en un campo de texto del elemento queda el JSON entero. No hace falta arrastrar la cadena «en bruto» por los pasos del proceso: el robot «Extraer valor de un JSON por ruta» analiza la cadena JSON y devuelve el valor por una ruta con puntos: por ejemplo, data.user.email o items.0.name. Las cadenas se devuelven tal cual, los objetos y arrays como JSON para un análisis posterior, más el indicador «Ruta encontrada» (Y/N); por él el proceso desvía los datos corruptos a una rama aparte y no continúa en silencio con un vacío. Cómo hacer llegar el JSON a Bitrix24 desde fuera lo tienes en el artículo sobre webhooks.

¿Cuándo es mejor un proceso inteligente en lugar de una lista?

Una lista es una tabla: no tiene kanban, ni etapas, ni robots en las etapas; la automatización vive solo en las plantillas del diseñador. Mientras la solicitud encaje en la lógica «se añadió — se aprobó — se cerró», con eso basta. Indicios de que el registro ha superado a la lista: el equipo necesita un kanban por etapas, se quieren robots y disparadores como en un embudo, los elementos toca vincularlos con negociaciones, contactos y empresas. Entonces crea un proceso inteligente, una entidad de CRM completa con etapas, robots y relaciones; la comparación detallada la tienes en el análisis de los procesos inteligentes. Regla operativa: directorios y registros, una lista; un flujo de fichas del mismo tipo que la gente mueve por etapas, un proceso inteligente.

Conclusión

Las listas cubren los registros: solicitudes, directorios, bitácoras, con permisos de acceso y procesos de negocio sobre los elementos. La ruta de la solicitud se arma en el diseñador de procesos de negocio: las bifurcaciones por importe y partida con el robot «Condición compuesta», los datos de sistemas externos con «Extraer valor de un JSON por ruta». Cuando el registro empieza a necesitar etapas y kanban, múdate a un proceso inteligente: las plantillas de la lógica se trasladan con los mismos ladrillos. Los robots para ambos casos están en el catálogo de Roboteka, la instalación desde Bitrix24.Market es gratis. Si no hay la acción que necesitas, describe la tarea y hacemos el robot gratis.