Listy uniwersalne to tabelaryczne rejestry wewnątrz Bitrix24: wnioski o wydatki, słowniki kontrahentów, wykazy umów i dostępów. Ich najważniejsza cecha — na elementach listy działają pełnoprawne procesy biznesowe z kreatora: uruchomienie przy utworzeniu elementu, przy zmianie lub ręcznie. Omówimy, dla jakich danych lista to właściwy wybór, jak zbudowany jest typowy proces „wniosek o wydatek”, co robić z JSON-em od systemów zewnętrznych i w jakich przypadkach zamiast listy lepiej od razu założyć proces inteligentny.

Czym są listy uniwersalne i do czego się nadają?

Lista to tabela z konfigurowalnymi polami: tekst, liczba, data, powiązanie z pracownikiem, plik, lista rozwijana. Każdy element to wiersz rejestru. Mocną stroną list są dane, którym nie jest potrzebny lejek sprzedaży: wnioski wewnętrzne (wydatek, urlop, dostęp do systemu), słowniki (taryfy, oddziały, typowe pozycje), dzienniki (umowy, pełnomocnictwa, incydenty). Listy żyją osobno od CRM, z własnymi uprawnieniami dostępu: kto widzi rejestr, kto dodaje elementy, kto zmienia cudze. Praktyczne kryterium wyboru: jeśli dane trzeba „prowadzić i uzgadniać” — lista pasuje; jeśli karty trzeba „przesuwać po etapach” — patrz w stronę procesów inteligentnych, o tej granicy niżej.

Jak włączyć procesy biznesowe na liście?

W ustawieniach listy włącza się obsługę procesów biznesowych — po tym lista zyskuje własny zestaw szablonów w kreatorze procesów biznesowych. Szablon przypisuje się do zdarzenia: autostart przy dodaniu elementu, autostart przy zmianie albo ręczne uruchomienie z elementu. Pola elementu są dostępne szablonowi jako pola dokumentu — można je czytać w warunkach, podstawiać do powiadomień i nadpisywać akcją zmiany dokumentu. Typowe połączenie dla rejestru wniosków: autostart przy dodaniu — proces sprawdza dane, wyznacza uzgadniającego, według wyniku zmienia pole statusu elementu. Jak w ogóle zbudowany jest kreator, zmienne i warunki — w przeglądzie procesów biznesowych.

Jak zbudowany jest typowy proces: wniosek o wydatek?

Pracownik dodaje element: kwota, pozycja wydatku, komentarz. Proces startuje automatycznie i najpierw rozstrzyga, którą trasą iść. Wbudowany „Warunek” porównuje jedną wartość, i już przy dwóch-trzech kryteriach szablon zamienia się w drabinę zagnieżdżonych gałęzi. Robot „Warunek złożony (AND / OR / NOT)” składa kontrolę w jeden krok: do czterech par „wartość — operator — wartość” z logiką AND lub OR, a dla rozbudowanych regulaminów — tryb JSON z dowolnym zagnieżdżeniem grup and, or i not. Zwraca jeden znacznik Y/N: kwota w granicach limitu I pozycja typowa — uzgadnia kierownik działu; w przeciwnym razie — dyrektor finansowy. Wynik etapu proces zapisuje do pola statusu elementu i rejestr pozostaje uczciwy.

Jak rozbierać JSON, który trafia do listy?

Listy często służą jako bufor dla systemów zewnętrznych: wniosek przylatuje ze strony, status — z systemu księgowego, i w polu tekstowym elementu ląduje cały JSON. Taszczenia „surowego” ciągu po krokach procesu nie trzeba — robot „Wydobądź wartość z JSON po ścieżce” rozbiera ciąg JSON i zwraca wartość po ścieżce przez kropkę: na przykład data.user.email lub items.0.name. Ciągi zwracane są bez zmian, obiekty i tablice — jako JSON do dalszego rozbioru, plus znacznik „Ścieżka znaleziona” (Y/N) — na jego podstawie proces odprowadza uszkodzone dane do osobnej gałęzi, a nie kontynuuje po cichu z pustką. Jak w ogóle dostarczyć JSON do Bitrix24 z zewnątrz — w artykule o webhookach.

Kiedy zamiast listy lepszy jest proces inteligentny?

Lista to tabela: nie ma kanbana, etapów ani robotów na etapach, automatyzacja żyje wyłącznie w szablonach kreatora. Dopóki wniosek mieści się w logice „dodano — uzgodniono — zamknięto”, to wystarcza. Oznaki, że rejestr przerósł listę: zespół potrzebuje kanbana po etapach, chce robotów i wyzwalaczy jak w lejku, elementy pora wiązać z dealami, kontaktami i firmami. Wtedy zakładaj proces inteligentny — pełnoprawną encję CRM z etapami, robotami i powiązaniami; szczegółowe porównanie — w omówieniu procesów inteligentnych. Działająca reguła: słowniki i dzienniki — lista; strumień jednorodnych kart, które ludzie przesuwają po etapach — proces inteligentny.

Podsumowanie

Listy zamykają rejestry: wnioski, słowniki, dzienniki — z uprawnieniami dostępu i procesami biznesowymi na elementach. Trasę wniosku składa się w kreatorze procesów biznesowych: rozwidlenia według kwoty i pozycji — robot „Warunek złożony”, dane od systemów zewnętrznych — „Wydobądź wartość z JSON po ścieżce”. Gdy rejestrowi zaczną być potrzebne etapy i kanban — przenoś się na proces inteligentny, szablony logiki przenoszą się tymi samymi cegiełkami. Roboty do obu przypadków znajdują się w katalogu Roboteki, instalacja z Bitrix24.Market jest bezpłatna. Nie ma potrzebnej akcji — opisz zadanie, zrobimy robota bezpłatnie.