Un proceso de negocio en Bitrix24 es un escenario formado por pasos sucesivos —condiciones, acciones, aprobaciones y esperas— que se construye en un diseñador visual y se ejecuta automáticamente. A diferencia de un robot, que realiza una sola acción al cambiar de etapa, el proceso lleva la tarea de principio a fin: comprueba datos, se ramifica según condiciones, solicita aprobación y escribe el resultado en la ficha. A continuación: cuándo se necesita precisamente un proceso, cómo crear el primero y dónde los robots listos ahorran horas en el diseñador.

¿En qué se diferencia un proceso de negocio de un robot?

Un robot es una sola acción ligada a una etapa: un correo, una tarea, un cambio de campo. Un proceso de negocio es una cadena de pasos con lógica: «si el importe supera el umbral, enviar a aprobación del responsable; si no, emitir la factura directamente». El proceso puede lanzarse manualmente, al crear o modificar una entidad, trabajar con documentos y esperar un evento durante días. La regla de elección es sencilla: si el escenario se describe en una sola frase sin «si» ni «entonces», basta con un robot; si tiene ramificaciones y etapas, hace falta un proceso. El diseñador de procesos de negocio está disponible en los planes superiores de Bitrix24.

¿Cómo crear un proceso de negocio en el diseñador?

Abra CRM → Configuración → Robots y procesos de negocio → Procesos de negocio, elija la entidad (prospecto, negociación, contacto, empresa o proceso inteligente) y pulse «Añadir plantilla». En el diseñador, arrastre las acciones desde el panel derecho hasta el lienzo: «Condición», «Tarea», «Notificación», «Cambio de documento». Asigne a cada acción sus parámetros: en ellos se pueden insertar campos del documento y resultados de pasos anteriores mediante «Insertar valor». Guarde la plantilla y configure el lanzamiento automático: al crear, al modificar o manualmente. Compruebe el primer lanzamiento en una negociación de prueba; el registro del proceso mostrará qué paso se ejecutó y con qué valores.

¿Qué variables y condiciones están disponibles en el proceso?

En la plantilla se declaran variables (tipo, valor por defecto) y parámetros de lanzamiento, que rellena quien inicia el proceso. En las condiciones se comparan campos del documento, variables y resultados de acciones. El bloque nativo «Condición» compara valores por pares y crece rápidamente: la comprobación «el importe es mayor que 100 000 Y la fuente es el sitio O la publicidad» se convierte en tres ramas anidadas. El robot listo «Condición compuesta» reúne esa comprobación en un solo paso con agrupación Y/O/NO y devuelve Y/N; el proceso se ramifica con él en un solo bloque. Para bifurcaciones cortas del tipo «si está vacío, sustituir por un valor» existe el operador ternario.

¿Cómo trabajar desde el proceso con sistemas externos y otras negociaciones?

En el diseñador no hay acciones nativas para llamar a una API externa: eso lo cubre el robot «Solicitud HTTP», que envía un GET o un POST con cabeceras y cuerpo, y devuelve la respuesta y el código de estado directamente a las variables del proceso. Encontrar otra negociación por filtro (por ejemplo, una negociación abierta de este mismo contacto, para no generar duplicados) lo sabe hacer el robot «Buscar negociación», que devuelve el ID que los siguientes pasos usan para actualizar o vincular. Así el proceso deja de estar encerrado en una sola ficha.

Por qué no se lanza un proceso de negocio: qué comprobar

Primero, el registro: CRM → Configuración → Registro de procesos de negocio; allí se ve si el proceso falló en algún paso o no llegó a arrancar. Si no arrancó: comprueba el disparador de lanzamiento automático (crear ≠ modificar), los permisos del usuario que lanza y el límite de procesos simultáneos del plan. Si falló en un paso, casi siempre la culpa es de un campo vacío que el paso esperaba relleno: añade antes una comprobación de condición o un valor por defecto.

Por dónde empezar

Toma un reglamento real —aprobación de un descuento, tratamiento de un prospecto nuevo, cierre de una negociación— y descríbelo en pasos sobre papel. La mitad de los pasos resultará ser acciones nativas; el resto, búscalo en el catálogo de robots listos: se integran en el proceso como acciones normales. Si falta el que necesitas, describe la tarea y haremos el robot gratis.