As listas universais são registros tabulares dentro do Bitrix24: solicitações de despesa, catálogos de contrapartes, relações de contratos e acessos. A principal característica delas é que nos elementos da lista funcionam processos de negócios completos do designer: início ao criar um elemento, ao alterar ou manualmente. Vamos ver para quais dados a lista é a escolha certa, como funciona o processo típico «solicitação de despesa», o que fazer com o JSON de sistemas externos e em quais casos, em vez de uma lista, é melhor criar logo um processo inteligente.

O que são as listas universais e para que servem?

A lista é uma tabela com campos configuráveis: texto, número, data, vínculo com um funcionário, arquivo, lista suspensa. Cada elemento é uma linha do registro. O ponto forte das listas — dados que não precisam de um funil de vendas: solicitações internas (despesa, férias, acesso a um sistema), catálogos (planos, filiais, itens padrão), registros (contratos, procurações, incidentes). As listas vivem à parte do CRM, com suas próprias permissões de acesso: quem vê o registro, quem adiciona elementos, quem altera os de outros. Critério prático de escolha: se os dados precisam ser «mantidos e aprovados» — a lista serve; se as fichas precisam ser «movidas por etapas» — olhe na direção dos processos inteligentes, sobre essa fronteira mais abaixo.

Como ativar os processos de negócios em uma lista?

Nas configurações da lista, ativa-se o suporte a processos de negócios — depois disso a lista ganha seu próprio conjunto de modelos no designer de processos de negócios. O modelo é atrelado a um evento: início automático ao adicionar um elemento, início automático ao alterar, ou início manual a partir do elemento. Os campos do elemento ficam disponíveis ao modelo como campos do documento — dá para lê-los em condições, inseri-los em notificações e sobrescrevê-los pela ação de alteração do documento. Combinação típica para um registro de solicitações: início automático ao adicionar — o processo verifica os dados, designa um aprovador, e pelo resultado altera o campo de status do elemento. Como o designer, as variáveis e as condições funcionam em geral — no panorama dos processos de negócios.

Como funciona o processo típico: solicitação de despesa?

O funcionário adiciona um elemento: valor, rubrica de despesa, comentário. O processo inicia automaticamente e, antes de tudo, decide por qual rota seguir. A «Condição» nativa compara um único valor, e já com dois ou três critérios o modelo vira uma escada de ramos aninhados. O robô «Condição composta (AND / OR / NOT)» reúne a verificação em um único passo: até quatro pares «valor — operador — valor» com lógica AND ou OR, e para regulamentos ramificados — o modo JSON com aninhamento arbitrário de grupos and, or e not. Devolve um único indicador Y/N: valor dentro do limite E rubrica padrão — aprova o gestor do setor; caso contrário — o diretor financeiro. O resultado da etapa o processo grava no campo de status do elemento, e o registro permanece honesto.

Como analisar o JSON que chega na lista?

As listas muitas vezes servem de buffer para sistemas externos: a solicitação chega do site, o status — do sistema contábil, e no campo de texto do elemento acaba o JSON inteiro. Carregar a string «crua» pelos passos do processo não é necessário — o robô «Extrair valor de JSON por caminho» analisa a string JSON e devolve o valor pelo caminho com ponto: por exemplo, data.user.email ou items.0.name. As strings são devolvidas como estão, objetos e arrays — como JSON para análise posterior, além do indicador «Caminho encontrado» (Y/N) — por ele o processo desvia os dados quebrados para um ramo separado, em vez de seguir em silêncio com o vazio. Como entregar o JSON ao Bitrix24 de fora em geral — no artigo sobre webhooks.

Quando, em vez de uma lista, é melhor um processo inteligente?

A lista é uma tabela: ela não tem kanban, etapas nem robôs nas etapas, a automação vive apenas nos modelos do designer. Enquanto a solicitação se encaixa na lógica «adicionou — aprovou — encerrou», isso é suficiente. Sinais de que o registro cresceu além da lista: a equipe precisa de um kanban por etapas, quer robôs e gatilhos como no funil, é hora de associar os elementos a negócios, contatos e empresas. Então crie um processo inteligente — uma entidade de CRM completa com etapas, robôs e vínculos; a comparação detalhada — na análise dos processos inteligentes. Regra de trabalho: catálogos e registros — lista; um fluxo de fichas do mesmo tipo que as pessoas movem por etapas — processo inteligente.

Resumo

As listas cobrem os registros: solicitações, catálogos, livros de registro — com permissões de acesso e processos de negócios nos elementos. A rota da solicitação é montada no designer de processos de negócios: bifurcações por valor e rubrica — o robô «Condição composta», dados de sistemas externos — «Extrair valor de JSON por caminho». Quando o registro passa a precisar de etapas e kanban — migre para um processo inteligente, os modelos de lógica são transferidos com os mesmos tijolos. Os robôs para os dois casos estão no catálogo do Roboteka, a instalação pelo Bitrix24.Market é gratuita. Não há a ação necessária — descreva a tarefa, fazemos o robô de graça.