Jede Exportanfrage beginnt gleich: Jemand bittet um „die Deals dieses Monats als Tabelle", ein Kollege öffnet die Liste, klickt auf Export, verschickt die Datei. Eine Woche später kommt dieselbe Bitte. Einen Monat später fehlt in der Datei das Firmenfeld, und ein wöchentlicher Schnitt wird auch gebraucht. Der Standardexport deckt genau ein Szenario ab — ein Mensch drückt einen Knopf — und alles andere wird von Hand nachgetragen.

Wie exportiert man CRM-Daten nach Excel?

Der Export sitzt in der Liste selbst. Öffnen Sie einen CRM-Bereich in der Listenansicht, setzen Sie einen Filter (exportiert wird genau das, was den Filter überlebt), dann über das Zahnrad oben rechts Excel oder CSV wählen. Excel ist für die Auswertung gedacht, CSV für den Fall, dass die Datei in ein anderes Bitrix24 (Alaio) zurückwandert. Der Dialog bietet Kontrollkästchen: alle Felder statt nur der sichtbaren Spalten, verknüpfte Kontakt- und Firmendaten, Warenpositionen, Requisiten. Standardmäßig enthält die Datei die Spalten, die Sie in der Tabelle sehen — dieser Satz wird in den Listeneinstellungen konfiguriert. Die Spalte ID wird immer exportiert, auch wenn sie ausgeblendet ist.

Leads, Deals, Kontakte, Firmen, Rechnungen, Angebote und Smart-Prozess-Elemente exportieren alle auf diesem Weg; Aufgaben haben ihren eigenen Export in der Aufgabenliste. Ein Detail bringt viele ins Stolpern: Das Exportrecht wird getrennt vom Leserecht vergeben, und getrennt je Entität. Ein Vertriebsmitarbeiter, der jeden Deal sieht, sieht den Export-Button womöglich gar nicht — eine Einstellung der Zugriffsrechte, kein Fehler.

Warum reicht der Standardexport nicht?

Drei Grenzen, jede zeigt sich im zweiten Monat. Es ist eine manuelle Aktion: kein Zeitplan, kein Ereignisauslöser, kein „jeden Montag schicken". Er verarbeitet eine Entität auf einmal — Deals mit dem Häkchen für verknüpfte Kontakte ergeben eine flache Tabelle, aber Deals plus deren Aufgaben plus Anrufhistorie in einer Datei liegen außerhalb seiner Reichweite. Und die Datei landet nirgendwo Nützlichem: heruntergeladen, gespeichert, weitergeleitet. Wenn die Zahlen in einer geteilten Tabelle, einem BI-Dashboard oder Ihrer eigenen Datenbank gebraucht werden, ist jeder Durchlauf Handarbeit.

Noch eine Falle, bevor Sie Zeilen zählen: Mit der Aufschlüsselung nach Warenpositionen belegt ein Deal so viele Zeilen, wie er Produkte hat. Für die Verkaufsanalyse richtig, zum Zählen von Deals irreführend.

Wie exportiert man automatisch per Ereignis?

Alles, was der manuelle Export per Klick tut, erledigt ein Geschäftsprozess von selbst — er liefert nur eine Zeile in eine Tabelle statt einer Datei in den Download-Ordner. Das Muster ist immer dasselbe: Der Baustein JSON zusammenbauen packt die benötigten Felder in ein Objekt, der Baustein HTTP-Anfrage schickt es an die Empfängeradresse. Dieser Empfänger kann ein Google Apps Script sein, das eine Zeile anhängt, ein n8n-Webhook oder ein Endpunkt Ihrer eigenen Datenbank — Bitrix24 ist das gleichgültig.

Den Auslöser wählen Sie: Ein Deal wechselt auf „Gewonnen" und eine Zeile landet in der Verkaufstabelle; ein Lead entsteht und eine Zeile landet in der Eingangstabelle. Die Daten bleiben aktuell, weil sie im Moment des Ereignisses hinausgehen und nicht dann, wenn sich jemand ans Klicken erinnert. Antwortet der Empfänger gelegentlich mit einem Fehler, ersetzen Sie die einfache Anfrage durch den Baustein Zuverlässiger Webhook — er wiederholt Versuche mit wachsender Pause, sodass ein fünfminütiger Ausfall auf der Gegenseite keine Zeile kostet. Aufbau und Auslesen von Strukturen sind in JSON in Geschäftsprozessen beschrieben.

Wie nimmt man verknüpfte Daten in den Export auf?

Das ist der Teil, den der Standardexport wirklich nicht kann. Der Baustein Feld der verknüpften Entität holen zieht jedes Feld der Firma oder des Kontakts in den Deal selbst: Segment, Stadt, Branche, jedes benutzerdefinierte Feld. Diese Werte kommen in dasselbe JSON-Objekt und reisen als eine Zeile hinaus. Wie die Verknüpfungen verdrahtet sind, steht in verknüpfte Deals und Entitäten.

Zwei kleine Gewohnheiten, die in der Tabelle Zeit sparen. Normalisieren Sie Datumsangaben mit dem Baustein Datumsformat — Excel und Google Sheets lesen JJJJ-MM-TT ohne Locale-Raterei, während sich „28. August" später nicht sortieren lässt. Mehrwertige Daten — Tags, Produkte, Verantwortliche — fassen Sie mit Zeilen verbinden in einer Zelle zusammen, getrennt durch Kommas oder Zeilenumbrüche, sonst kommt ein Array in unbrauchbarer Form an. Die Rechnerei — Summen, Prozente, Differenzen — erledigen Sie im Prozess selbst, damit in der Tabelle Zahlen stehen und keine Formeln.

Wie exportiert man die ganze Basis oder nach Zeitplan?

Für einen einmaligen Rundumschnitt gibt es den Massenstart von Geschäftsprozessen: eine Vorlage — JSON bauen, Anfrage senden — über einen Filter oder eine ID-Liste ausgelöst, und die Tabelle füllt sich ohne einen einzigen Klick in der Liste. Derselbe Kniff trägt Historie nach, wenn Sie den automatischen Export heute einschalten, die Zahlen aber ab Jahresbeginn brauchen.

Regelmäßigkeit entsteht auf zwei Wegen. Ein Prozess kann sich selbst neu terminieren: Nach dem Senden legt er eine Pause über das gewünschte Intervall ein und wiederholt sich. Die für Berichte ehrlichere Variante ist ein äußerer Planer — ein Cron ruft einen eingehenden Webhook des Portals auf, der den Massenlauf startet. Der Zeitplan lebt dann dort, wo Zeitpläne hingehören, und Bitrix24 liefert die Daten schlicht auf Anfrage; verhält sich dieser Aufruf seltsam, beginnen Sie mit der Webhook-Fehlersuche.

Wie geht es weiter

Fangen Sie mit dem einen Ereignis an, nach dem am häufigsten gefragt wird: Deal geschlossen, Zeile in der Tabelle. Die Kette aus JSON bauen und HTTP-Anfrage kostet einen Abend, und der Bericht hängt nicht mehr davon ab, wer gerade im Büro ist. Danach tragen Sie die Historie per Massenstart nach und ergänzen die verknüpften Felder, die der Handdatei immer gefehlt haben. Die Nachbarbausteine stehen im Roboterkatalog: Bedingungen, Text- und Datumswerkzeuge, Aufrufe externer Dienste. Und fehlt der Baustein, den Sie brauchen — beschreiben Sie die Aufgabe: Roboteka baut fehlende Aktivitäten kostenlos und stellt sie in die gemeinsame Bibliothek.