Das CRM von Bitrix24 (Alaio) ist keine Liste von Karten, sondern ein Netz von Verknüpfungen: Ein Deal verweist auf Kontakt und Unternehmen, eine Aufgabe auf ein CRM-Element, Wiederholungsverkäufe hängen an demselben Kunden. Solange die Verknüpfungen von Hand gepflegt werden, reißt das Netz: Deals ohne Kontakt, Aufgaben ohne Bindung, Kundendaten laufen zwischen den Karten auseinander. Wir klären, wie die Verknüpfungen standardmäßig funktionieren und wie man sie in Geschäftsprozessen liest, schreibt und nutzt.

Wie Verknüpfungen aufgebaut sind: Kontakt, Unternehmen, Deal

Das Grundschema: Ein Deal kann mehrere Kontakte haben, aber nur ein Unternehmen; ein Kontakt kann mehreren Unternehmen angehören; Unternehmen und Kontakt können beliebig viele Deals haben. Die Verknüpfung ist beidseitig: Kontakt an den Deal gebunden – schon erscheint der Deal in der Kontaktkarte auf dem Reiter „Deals“. Auf diesem Netz ruht die gesamte Kundenhistorie: Die Timeline des Unternehmens sammelt die Ereignisse seiner Deals, und ein Wiederholungsverkauf ist einfach ein neuer Deal zum bestehenden Kontakt. Die Hygieneregel: Ein Deal ohne Kontakt oder Unternehmen ist ein Waisenkind – ihn findet weder ein Kundenfilter noch die Prüfung auf Deal-Dubletten.

Kann man einen Deal mit einem Deal verknüpfen?

Eine direkte Standardverknüpfung „Deal – Deal“ gibt es nicht: Zwei Deals stehen nur über den gemeinsamen Kontakt oder das gemeinsame Unternehmen nebeneinander. Wird eine explizite Verknüpfung gebraucht – ein Zusatzverkauf zum Hauptvertrag, eine Reklamation zu einer alten Lieferung –, legen Sie am Deal ein benutzerdefiniertes Feld vom Typ „Bindung an CRM-Elemente“ an: Darin wird ein konkreter Deal ausgewählt, und in der Karte erscheint ein klickbarer Verweis. Auch die Automatisierung kann ein solches Feld befüllen: Der Roboter „Deal nach Bedingung finden“ sucht einen Deal per Filter – etwa den letzten gewonnenen Deal desselben Unternehmens – und gibt dessen ID zurück, die im nächsten Schritt in das Bindungsfeld geschrieben wird. So findet der „Wiederholungs“-Deal seinen übergeordneten Deal von selbst.

Aufgabe und CRM: Wie bindet man eine Aufgabe an einen Deal?

Eine Aufgabe hat das Feld „CRM-Elemente“ – eine gebundene Aufgabe ist in der Deal-Karte sichtbar, und die darauf erfasste Zeit fließt in die Kundenberichte. Das Problem: Das Feld wird von Hand befüllt, und die Hälfte der Aufgaben bleibt ohne Bindung. In Geschäftsprozessen decken das zwei Roboter ab: „Aktuelle Aufgabe an CRM binden“ für Prozesse, die auf der Aufgabe selbst gestartet wurden (bindet sie an Kontakt, Unternehmen, Deal oder Lead), und „Aufgabe an CRM binden (nach ID)“ aus beliebigem Kontext, per Aufgaben-ID. Der Modus „Ersetzen“ entfernt die bisherigen Bindungen desselben Typs und setzt die neue – nützlich, wenn eine Aufgabe auf einen anderen Deal umgezogen ist. Welche Aufgabenfelder die Roboter betreffen und wie man sie in Prozessen liest – im Artikel über die Felder in Aufgaben.

Verknüpfungen in Geschäftsprozessen: Felder benachbarter Karten lesen und schreiben

Der Standard-Prozessdesigner sieht nur die Felder des „eigenen“ Dokuments: Ein Prozess auf dem Deal liest kein Unternehmensfeld und schreibt keinen Wert in den Kontakt. Diese Lücke schließt ein Roboterpaar. „Feldwert aus verknüpfter Entität abrufen“ liest ein beliebiges Feld eines Deals, Kontakts, Unternehmens oder Leads per ID – der Prozess auf dem Deal nimmt die Unternehmens-ID aus seinem eigenen Feld und zieht daraus etwa das Segment oder die Zahlungsbedingungen. „Feldwert in verknüpfte Entität schreiben“ macht das Umgekehrte: Der Prozess auf dem Deal setzt am Kontakt nach der ersten Zahlung das Merkmal „Kunde“. Die Feldcodes für beide Operationen ermitteln Sie nach den Regeln aus der Analyse der Feld-IDs. Zusammen verwandeln diese beiden Roboter isolierte Karten in einen durchgängigen Datenfluss: Eine Änderung in einer Entität verteilt der Prozess auf alle verknüpften.

Kundenübergabe: Verantwortlichen über die Verknüpfungen wechseln

Ein Manager ist ausgeschieden oder der Kunde wurde an eine andere Abteilung übergeben – nur den Verantwortlichen des Unternehmens zu ändern reicht nicht: Seine Deals und Kontakte bleiben beim bisherigen Mitarbeiter. Der Roboter „Verantwortlichen bei verknüpften Elementen ändern“ wird auf Unternehmen, Kontakt oder Deal gestartet und wechselt den Verantwortlichen der damit verknüpften Entitäten: bei allen Deals des Unternehmens, bei seinen Kontakten – nach Wahl. Ein einziger Prozess „Kunden übergeben“ auf der Unternehmenskarte erledigt die Übergabe komplett; für die Massenübergabe der gesamten Basis eines ausgeschiedenen Mitarbeiters lässt sich der Prozess per Massenstart über die Liste seiner Unternehmen laufen.

Häufige Fragen

Wie viele Kontakte lassen sich an einen Deal binden? Es gibt kein Limit; der erste in der Liste gilt als Hauptkontakt – dessen Telefonnummer setzen Vorlagen und Roboter ein, die „mit dem Kontakt des Deals“ arbeiten. Werden Verknüpfungen bei der Lead-Konvertierung übernommen? Ja: Die aus dem Lead erstellten Kontakt, Unternehmen und Deal werden automatisch miteinander verknüpft, und der Lead bleibt mit Verweisen auf sie im Archiv. Wie findet man im Prozess alle Deals eines Geschäftspartners? Der Roboter „Deal nach Bedingung finden“ mit Filter nach Unternehmens-ID gibt die Liste der IDs der gefundenen Deals und deren Anzahl zurück – darauf baut man anschließend eine Bedingung oder eine Schleife.

Fazit

Verknüpfungen sind das Skelett des CRM: Kontakt und Unternehmen an jedem Deal, eine Bindung an jeder Aufgabe, explizite Verweisfelder dort, wo Deals voneinander abhängen. Daten über Verknüpfungen in Prozessen zu lesen und zu schreiben ist standardmäßig nicht möglich – das decken Roboter aus dem Roboteka-Katalog ab, die Installation aus dem Market ist kostenlos. Es fehlt das passende Szenario? Beschreiben Sie die Aufgabe – wir bauen den Roboter.