Standardmäßig startet ein Geschäftsprozess in Bitrix24 pro Entität: manuell aus der Karte oder automatisch beim Erstellen und Ändern eines Datensatzes. Eine Vorlage über tausend bestehende Deals laufen zu lassen — nach der Einführung eines neuen Prozesses, einem Import oder einer Datenbankbereinigung — gelingt auf diese Weise nicht. In der App „Roboteka" gibt es dafür den Bereich „Massenstart": Sie wählen die Entität, einen Filter nach Datum, ID-Liste oder allen Datensätzen sowie eine Geschäftsprozess-Vorlage — die App startet sie für jeden gefundenen Datensatz.

Wie startet ein Geschäftsprozess standardmäßig?

Drei eingebaute Wege. Manuell: ein Mitarbeiter öffnet die Karte eines Deals oder Leads und startet den Prozess per Schaltfläche — geeignet für Genehmigungen und einmalige Operationen. Automatisch nach Ereignis: in den Vorlageneinstellungen wird der Autostart beim Erstellen oder beim Ändern eines Datensatzes aktiviert — der Prozess startet, wenn das Ereignis mit einer konkreten Entität eintritt. Über Roboter: Aktionen lösen aus, wenn ein Deal auf eine Trichterphase gelangt. Allen drei gemeinsam ist: der Einstiegspunkt ist immer eine einzelne Karte. Deshalb berührt eine heute hinzugefügte Vorlage nicht die gestern erstellten Deals: für sie ist das Erstellungsereignis bereits vergangen, und jeden einzelnen durch die Phasen zu bewegen, nur um Roboter zu starten, wird niemand tun. Wie die Vorlagen selbst aufgebaut sind — in der Analyse zu Geschäftsprozessen in Bitrix24.

Wann braucht man einen Massenstart?

Vier typische Situationen. Eine neue Vorlage eingeführt — sie sollen nicht nur neue Deals durchlaufen, sondern die gesamte angesammelte Datenbank. Kunden aus einem alten CRM importiert — Telefonnummern und Felder müssen bei allen Datensätzen auf einmal normalisiert werden. Den Trichter umgebaut — alten Deals müssen neue Feldwerte zugewiesen werden. Einen Versand oder eine Aktion gestartet — der Benachrichtigungsprozess soll über ein Kontaktsegment laufen. Die manuelle Variante — Karten einzeln öffnen und die Start-Schaltfläche drücken — ist bis zu ein paar Dutzend Datensätzen erträglich. Danach braucht es ein Werkzeug, das selbst die Liste der Entitäten nach Filter zusammenstellt, die Vorlage für jede startet und nicht verlangt, dass ein Mitarbeiter den ganzen Tag damit beschäftigt ist.

Wie funktioniert der Massenstart in Roboteka?

In der App „Roboteka" gibt es einen eingebauten Bereich „Massenstart". Die Einrichtung besteht aus drei Schritten. Der erste — der Entitätstyp: Lead, Deal, Kontakt, Unternehmen oder Smart-Prozess. Der zweite — der Filter: nach Erstellungsdatumsbereich, nach einer expliziten ID-Liste oder nach allen Datensätzen auf einmal. Der dritte — was gestartet wird: eine Geschäftsprozess-Vorlage oder ein einzelner Roboter aus dem Katalog mit vorgegebenen Parametern. Die App stellt die IDs der passenden Datensätze zusammen und startet die gewählte Vorlage für jeden von ihnen. Die Starts laufen über eine Warteschlange mit Frequenzbegrenzung, damit der Strom an Starts die laufende Arbeit des Portals nicht stört: die Mitarbeiter arbeiten weiter, während der Prozess die Datenbank durchläuft.

Wie bereitet man eine Vorlage für den Durchlauf über die Datenbank vor?

Zwei Regeln. Die erste — ein Testlauf: der Modus „nach ID-Liste" nimmt einige konkrete Datensätze entgegen, prüfen Sie die Vorlage also zuerst an drei bis fünf Test-Entitäten und starten Sie sie erst dann über alle. Die zweite — Robustheit gegenüber wiederholtem Start: muss der Durchlauf wiederholt werden, darf die Vorlage Aufgaben und Benachrichtigungen nicht verdoppeln. Fügen Sie an den Anfang des Prozesses eine Bedingung ein, die prüft, ob der Datensatz nicht bereits verarbeitet wurde — etwa über die Befüllung eines technischen Feldes — und beenden Sie den Prozess, wenn die Arbeit schon erledigt ist. Je genauer der Datumsfilter bereits verarbeitete Datensätze ausschließt, desto weniger Leerläufe entfallen auf das Portal.

Beispiel: Deals von Kontakten aus einer Auswahl aktualisieren

Aufgabe: für ein Kontaktsegment in deren offene Deals einen neuen Feldwert eintragen. Der Massenstart wird auf die Entität „Kontakt" mit einem Filter nach ID-Liste oder Erstellungsdatum eingerichtet. Innerhalb der Vorlage zwei Roboter. „Deal nach Bedingung finden" sucht die Deals des Kontakts per Filter — die Kontakt-ID plus ein beliebiger JSON-Filter, zum Beispiel {"CLOSED":"N"} für offene — und gibt die ID des ersten gefundenen Deals, die Liste aller IDs, die Anzahl und das Kennzeichen „Gefunden" (J/N) zurück. Bei J schreibt der Roboter „Deal per ID aktualisieren" die neuen Feldwerte, übergeben im JSON-Format, in den gefundenen Deal. So aktualisiert der Durchlauf über die Kontakte die mit ihnen verknüpften Deals ohne manuelle Arbeit.

Fazit

Der eingebaute Start eines Geschäftsprozesses ist an eine einzelne Karte und ihre Ereignisse gebunden. Der Massenstart in Roboteka deckt den Rest ab: Entitätstyp, Filter nach Datum, Liste oder allen Datensätzen, Vorlage eines Prozesses oder Roboters — und der Durchlauf geht über die gesamte Auswahl per Warteschlange. Prüfen Sie vor einem großen Start die Vorlage an einer Liste aus einigen IDs und schützen Sie sie vor wiederholter Verarbeitung. Die Roboter für solche Vorlagen sind im Katalog der CRM-Roboter gesammelt. Wenn der benötigte Roboter im Katalog fehlt — beschreiben Sie die Aufgabe, wir bauen ihn kostenlos und fügen ihn der gemeinsamen Bibliothek hinzu.