Ein Geschäftsprozess in Bitrix24 ist ein Szenario aus aufeinanderfolgenden Schritten — Bedingungen, Aktionen, Genehmigungen und Wartezeiten — das in einem visuellen Designer aufgebaut und automatisch ausgeführt wird. Anders als ein Roboter, der bei einem Phasenwechsel eine einzelne Aktion ausführt, führt ein Prozess eine Aufgabe von Anfang bis Ende: er prüft Daten, verzweigt nach Bedingungen, fordert eine Genehmigung an und schreibt das Ergebnis in die Karte. Nachfolgend: wann genau ein Prozess nötig ist, wie man den ersten erstellt und wo fertige Roboter Stunden im Designer sparen.

Wie unterscheidet sich ein Geschäftsprozess von einem Roboter?

Ein Roboter ist eine einzelne Aktion, die an eine Phase gebunden ist: eine E-Mail, eine Aufgabe, eine Feldänderung. Ein Geschäftsprozess ist eine Kette von Schritten mit Logik: „wenn der Betrag über dem Schwellenwert liegt — zur Genehmigung an den Vorgesetzten senden, sonst — sofort eine Rechnung ausstellen". Ein Prozess kann manuell, beim Erstellen oder Ändern einer Entität gestartet werden, mit Dokumenten arbeiten und tagelang auf ein Ereignis warten. Die Auswahlregel ist einfach: lässt sich das Szenario in einem Satz ohne „wenn" und „dann" beschreiben — reicht ein Roboter; gibt es darin Verzweigungen und Etappen — braucht es einen Prozess. Der Workflow-Designer ist in den höheren Bitrix24-Tarifen verfügbar.

Wie erstellt man einen Geschäftsprozess im Designer?

Öffnen Sie CRM → Einstellungen → Roboter und Geschäftsprozesse → Geschäftsprozesse, wählen Sie die Entität (Lead, Deal, Kontakt, Unternehmen oder Smart-Prozess) und klicken Sie auf „Vorlage hinzufügen". Ziehen Sie im Designer Aktionen aus der rechten Leiste auf die Arbeitsfläche: „Bedingung", „Aufgabe", „Benachrichtigung", „Dokumentänderung". Geben Sie jeder Aktion Parameter — darin lassen sich Dokumentfelder und Ergebnisse vorheriger Schritte über „Wert einfügen" einsetzen. Speichern Sie die Vorlage und richten Sie den Autostart ein: beim Erstellen, beim Ändern oder manuell. Prüfen Sie den ersten Lauf an einem Test-Deal — das Prozessprotokoll zeigt, welcher Schritt mit welchen Werten ausgeführt wurde.

Welche Variablen und Bedingungen stehen im Prozess zur Verfügung?

In der Vorlage werden Variablen (Typ, Standardwert) und Startparameter deklariert — letztere füllt derjenige aus, der den Prozess startet. In den Bedingungen werden Dokumentfelder, Variablen und Aktionsergebnisse verglichen. Der eingebaute Block „Bedingung" vergleicht Werte paarweise und wächst schnell unübersichtlich: die Prüfung „Betrag über 100.000 UND Quelle — Website ODER Werbung" verwandelt sich in drei verschachtelte Zweige. Der fertige Roboter „Komplexe Bedingung" fasst eine solche Prüfung in einem Schritt mit UND/ODER/NICHT-Gruppierung zusammen und gibt J/N zurück — danach verzweigt der Prozess in einem einzigen Block. Für kurze Verzweigungen vom Typ „wenn leer — Wert einsetzen" gibt es den ternären Operator.

Wie arbeitet man aus dem Prozess heraus mit externen Systemen und anderen Deals?

Eingebaute Aktionen zum Aufruf einer externen API gibt es im Designer nicht — das übernimmt der Roboter „HTTP-Anfrage": er sendet GET oder POST mit Headern und Body und gibt Antwort und Statuscode direkt in die Prozessvariablen zurück. Einen anderen Deal per Filter zu finden (etwa einen offenen Deal desselben Kontakts, um keine Dubletten zu erzeugen) kann der Roboter „Deal finden" — er gibt eine ID zurück, die die folgenden Schritte zum Aktualisieren oder Verknüpfen verwenden. So bleibt der Prozess nicht auf eine einzelne Karte beschränkt.

Warum startet ein Geschäftsprozess nicht: was prüfen

Zuerst das Protokoll: CRM → Einstellungen → Protokoll der Geschäftsprozesse — dort ist zu sehen, ob der Prozess an einem Schritt abgebrochen ist oder gar nicht gestartet wurde. Wenn er nicht gestartet wurde: prüfen Sie den Autostart-Trigger (Erstellen ≠ Ändern), die Rechte des startenden Benutzers und das Limit gleichzeitiger Prozesse im Tarif. Wenn er an einem Schritt abgebrochen ist — fast immer ist ein leeres Feld schuld, das der Schritt als ausgefüllt erwartet hat: fügen Sie davor eine Bedingungsprüfung oder einen Standardwert ein.

Womit anfangen

Nehmen Sie ein reales Regelwerk — eine Rabattgenehmigung, die Bearbeitung eines neuen Leads, den Abschluss eines Deals — und beschreiben Sie es schrittweise auf Papier. Die Hälfte der Schritte erweist sich als eingebaute Aktionen, den Rest finden Sie im Katalog der fertigen Roboter: sie fügen sich wie gewöhnliche Aktionen in den Prozess ein. Fehlt der benötigte — beschreiben Sie die Aufgabe, wir bauen den Roboter kostenlos.