Proces biznesowy w Bitrix24 to scenariusz złożony z kolejnych kroków: warunków, akcji, uzgodnień i oczekiwań, który buduje się w wizualnym kreatorze i wykonuje automatycznie. W odróżnieniu od robota, który wykonuje jedną akcję przy zmianie etapu, proces prowadzi sprawę od początku do końca: sprawdza dane, rozgałęzia się według warunków, żąda uzgodnienia i zapisuje wynik w karcie. Poniżej — kiedy potrzebny jest właśnie proces, jak utworzyć pierwszy i gdzie gotowe roboty oszczędzają godziny w kreatorze.

Czym proces biznesowy różni się od robota?

Robot — jedna akcja przypisana do etapu: wiadomość, zadanie, zmiana pola. Proces biznesowy — łańcuch kroków z logiką: „jeśli kwota większa od progu — wysłać do uzgodnienia przełożonemu, w przeciwnym razie — od razu wystawić fakturę". Proces można uruchamiać ręcznie, przy utworzeniu lub zmianie obiektu, pracować z dokumentami i czekać na zdarzenie całymi dniami. Reguła wyboru jest prosta: jeśli scenariusz opisuje jedno zdanie bez „jeśli" i „następnie" — wystarczy robot; jeśli są w nim rozgałęzienia i etapy — potrzebny jest proces. Kreator procesów biznesowych jest dostępny na wyższych pakietach Bitrix24.

Jak utworzyć proces biznesowy w kreatorze?

Otwórz CRM → Ustawienia → Roboty i procesy biznesowe → Procesy biznesowe, wybierz obiekt (lead, deal, kontakt, firma lub proces inteligentny) i kliknij „Dodaj szablon". W kreatorze przeciągnij akcje z prawego panelu na obszar roboczy: „Warunek", „Zadanie", „Powiadomienie", „Zmiana dokumentu". Każdej akcji nadaj parametry — można w nich podstawiać pola dokumentu i wyniki poprzednich kroków przez „Wstaw wartość". Zapisz szablon i skonfiguruj autouruchamianie: przy utworzeniu, przy zmianie lub ręcznie. Pierwsze uruchomienie sprawdzaj na testowym dealu — dziennik procesu pokaże, który krok i z jakimi wartościami się wykonał.

Jakie zmienne i warunki są dostępne w procesie?

W szablonie deklaruje się zmienne (typ, wartość domyślna) oraz parametry uruchomienia — wypełnia je ten, kto uruchamia proces. W warunkach porównuje się pola dokumentu, zmienne i wyniki akcji. Gotowy blok „Warunek" porównuje wartości parami i szybko się rozrasta: sprawdzenie „kwota większa od 100 000 ORAZ źródło — strona LUB reklama" zamienia się w trzy zagnieżdżone gałęzie. Gotowy robot „Warunek złożony" składa takie sprawdzenie w jeden krok z grupowaniem AND/OR/NOT i zwraca Y/N — według niego proces rozgałęzia się jednym blokiem. Dla krótkich rozwidleń typu „jeśli puste — podstaw wartość" jest operator trójargumentowy.

Jak z procesu pracować z systemami zewnętrznymi i innymi dealami?

Gotowych akcji do wywołania zewnętrznego API w kreatorze nie ma — to zamyka robot „Zapytanie HTTP": wysyła GET lub POST z nagłówkami i treścią, zwraca odpowiedź i kod statusu wprost do zmiennych procesu. Znaleźć inny deal po filtrze (na przykład otwarty deal tego samego kontaktu, aby nie mnożyć duplikatów) potrafi robot „Znajdź deal" — zwraca ID, którego kolejne kroki używają do aktualizacji lub powiązania. Tak proces przestaje być zamknięty na jednej karcie.

Dlaczego proces biznesowy się nie uruchamia: co sprawdzić

Najpierw dziennik: CRM → Ustawienia → Dziennik procesów biznesowych — tam widać, czy proces przerwał się na kroku, czy w ogóle nie wystartował. Jeśli nie wystartował: sprawdź wyzwalacz autouruchamiania (utworzenie ≠ zmiana), uprawnienia uruchamiającego użytkownika oraz limit jednoczesnych procesów w pakiecie. Jeśli przerwał się na kroku — niemal zawsze winne jest puste pole, które krok oczekiwał wypełnionym: dodaj przed nim sprawdzenie warunku lub wartość domyślną.

Od czego zacząć

Weź jeden realny regulamin — uzgodnienie rabatu, obsługę nowego leada, zamknięcie deala — i opisz go krokami na papierze. Połowa kroków okaże się gotowymi akcjami, resztę poszukaj w katalogu gotowych robotów: wbudowują się w proces jak zwykłe akcje. Nie ma potrzebnego — opisz zadanie, zrobimy robota bezpłatnie.