Roboter in Bitrix24 (Alaio) sind automatische Aktionen, die beim Phasenwechsel eines Deals, Leads oder eines Smart-Prozess-Elements ausgelöst werden. Ein Roboter wird ohne Entwickler eingerichtet: Sie wählen die Phase, fügen eine Aktion hinzu und legen die Parameter fest. In diesem Artikel: wie man einen Roboter hinzufügt, worin sich Roboter von Geschäftsprozessen unterscheiden, warum sie manchmal nicht auslösen und was zu tun ist, wenn eine Standardaktion nicht ausreicht.

Was ist ein Roboter in Bitrix24 und worin unterscheidet er sich von einem Geschäftsprozess?

Ein Roboter ist eine einzelne Aktion, die an eine Phase einer CRM-Entität gebunden ist: eine E-Mail senden, eine Aufgabe zuweisen, ein Feld ändern. Er läuft automatisch, sobald ein Deal oder Lead in die Phase gelangt. Ein Geschäftsprozess ist ein vollwertiges Szenario mit Verzweigungen, Schleifen und dem Warten auf Ereignisse, das im Workflow-Designer gebaut wird und sich nicht nur durch einen Phasenwechsel starten lässt. Die Regel ist einfach: eine Aktion beim Phasenwechsel – ein Roboter; eine Kette von Schritten mit Bedingungen und Genehmigungen – ein Geschäftsprozess. Roboter sind in den meisten Tarifen verfügbar, der Workflow-Designer in den höheren.

Wie fügt man einen Roboter in eine Pipeline ein?

Öffnen Sie CRM → Deals → Modus „Roboter“ (der Reiter über dem Kanban). Wählen Sie eine Phase, klicken Sie auf „Roboter hinzufügen“ und nehmen Sie eine Aktion aus der Liste – eine Standardaktion oder eine aus dem Market installierte. Füllen Sie anschließend die Parameter aus: an wen, wann, mit welchen Feldwerten. Speichern Sie – der Roboter läuft dann für alle Deals, die nach dem Speichern in diese Phase gelangen. Für Leads, Unternehmen und Smart-Prozesse ist die Einrichtung genauso aufgebaut, es unterscheidet sich nur der Bereich.

Was Standardroboter nicht können – und was man dagegen tut

Im Standardumfang gibt es typische Lücken, die bei fast jeder Einführung auftauchen:

  • Komplexe Wenn-dann-Bedingungen. Der Standardfilter der Roboter prüft einfache Gleichheiten. Eine zusammengesetzte Bedingung aus mehreren Vergleichen mit UND/ODER stellt der Roboter „Zusammengesetzte Bedingung“ zusammen – er liefert ein Ergebnis, anhand dessen sich die weitere Logik verzweigt.
  • Telefonnummern auf ein einheitliches Format bringen. Manager geben Nummern beliebig ein, Dubletten werden nicht gefunden, die Telefonie ordnet Anrufe nicht zu. Der Roboter „Telefonnummer formatieren: eigenes Präfix“ normalisiert die Nummer direkt im Prozess auf „Präfix + Ziffern“ – welches Präfix vorangestellt wird, legen Sie in den Parametern fest.
  • Einen Deal anhand eines Felds finden. Standardmäßig kann ein Roboter keinen anderen Deal finden. Der Roboter „Deal finden“ sucht anhand eines vorgegebenen Filters und liefert die ID zurück – damit arbeitet der nächste Schritt weiter.
  • Fristen, die nicht auf ein Wochenende fallen. „In 3 Tagen“ bedeutet beim Standardroboter Kalendertage – daran ändert sich nichts, die Wartezeit selbst setzt man als Verzögerung der Automatisierungsregel oder als Aktion „Pause“ im Geschäftsprozess. Verschieben lässt sich das Ergebnis: Der Roboter „Nächstes Datum nach Bedingung“ legt das errechnete Datum mit der Bedingung next-weekday auf den nächsten Werktag.

Alle genannten Roboter stammen aus der kostenlosen App „Roboteka“: Nach der Installation aus dem Bitrix24.Market erscheinen sie in derselben Aktionsliste, direkt neben den Standardaktionen.

Warum Roboter nicht auslösen: 4 häufige Ursachen

Wenn ein Roboter nicht ausgelöst hat, prüfen Sie der Reihe nach. Erstens – der Roboter ist auf einer anderen Phase hinzugefügt: Die Aktion wird nur ausgeführt, wenn die Entität in genau die Phase gelangt, in der er steht. Zweitens – der Deal war zum Zeitpunkt des Speicherns bereits in der Phase: Auf „alte“ Deals wirkt der Roboter nicht rückwirkend. Drittens – die Filterbedingung ist nicht erfüllt: Öffnen Sie das Protokoll „Roboter“ in der Deal-Karte und sehen Sie nach, dass der Roboter wegen der Bedingung übersprungen wurde. Viertens – dem Roboter aus der App fehlen die Rechte oder die App wurde gelöscht: Installieren Sie sie erneut aus dem Market und prüfen Sie, dass die Aktion wieder in der Liste erscheint.

Wie man die Automatisierung weiter ausbaut

Beginnen Sie mit einer Pipeline und drei bis vier Robotern auf den Schlüsselphasen: Benachrichtigung an den Manager, Aufgabe mit Deadline nach Arbeitstagen, Normalisierung der Kontaktdaten. Wenn Sie an eine Grenze des Standardumfangs stoßen – bauen Sie keinen umständlichen Geschäftsprozess über zehn Schritte: Werfen Sie einen Blick in den Katalog der fertigen Roboter. Ist der passende nicht dabei – beschreiben Sie die Aufgabe, und wir bauen den Roboter kostenlos und fügen ihn der gemeinsamen Bibliothek hinzu.