Los robots en Bitrix24 son acciones automáticas que se disparan al cambiar de etapa una negociación, un prospecto o un elemento de proceso inteligente. Un robot se configura sin programador: eliges la etapa, añades la acción e indicas los parámetros. En este artículo: cómo añadir un robot, en qué se diferencian los robots de los procesos de negocio, por qué a veces no se disparan y qué hacer cuando una acción estándar no basta.

¿Qué es un robot en Bitrix24 y en qué se diferencia de un proceso de negocio?

Un robot es una única acción vinculada a una etapa de una entidad de CRM: enviar un correo, asignar una tarea, cambiar un campo. Se dispara automáticamente cuando la negociación o el prospecto llega a la etapa. Un proceso de negocio es un escenario completo con ramificaciones, ciclos y espera de eventos que se construye en el diseñador de procesos y puede lanzarse no solo por un cambio de etapa. La regla es simple: una acción al cambiar de etapa es un robot; una cadena de pasos con condiciones y aprobaciones es un proceso de negocio. Los robots están disponibles en la mayoría de las tarifas; el diseñador de procesos de negocio, en las superiores.

¿Cómo añadir un robot a un embudo?

Abre CRM → Negociaciones → modo «Robots» (la pestaña sobre el kanban). Elige la etapa, pulsa «Añadir robot» y toma una acción de la lista, estándar o instalada desde Market. Luego rellena los parámetros: a quién, cuándo, con qué valores de campos. Guarda y el robot empezará a dispararse para todas las negociaciones que lleguen a esa etapa después de guardar. Para prospectos, empresas y procesos inteligentes la configuración es igual; solo cambia la sección.

Qué no saben hacer los robots estándar y qué hacer al respecto

El conjunto estándar tiene vacíos típicos que afloran en casi cada implementación:

  • Condiciones complejas «si… entonces». El filtro estándar de los robots comprueba igualdades simples. Una condición compuesta de varias comparaciones con Y/O la arma el robot «Condición compuesta»: devuelve un resultado por el que ramifica la lógica posterior.
  • Unificar el formato de los teléfonos. Los responsables introducen los números de cualquier manera, los duplicados no se encuentran y la telefonía no relaciona las llamadas. El robot «Formateo de teléfono» normaliza el número al formato +7XXXXXXXXXX directamente en el proceso.
  • Encontrar una negociación por un campo. De forma estándar, desde un robot no se puede encontrar otra negociación. El robot «Encontrar negociación» busca por el filtro indicado y devuelve el ID; a partir de ahí trabaja con él el paso siguiente.
  • Plazos teniendo en cuenta los días laborables. «Dentro de 3 días» en el robot estándar son días naturales. El robot «Sumar días laborables» calcula el plazo según el calendario laboral.

Todos los robots mencionados son de la aplicación gratuita «Roboteka»: tras instalarla desde Bitrix24.Market aparecen en la misma lista de acciones, junto a las estándar.

Por qué los robots no se disparan: 4 causas frecuentes

Si un robot no se disparó, comprueba por orden. Primero: el robot está añadido a otra etapa, la acción se ejecuta solo al llegar a la etapa donde está colocado. Segundo: la negociación ya estaba en la etapa en el momento de guardar el robot, sobre las negociaciones «antiguas» el robot no actúa retroactivamente. Tercero: la condición del filtro no se cumple, abre el registro «Robots» en la ficha de la negociación y mira que el robot se haya omitido por la condición. Cuarto: al robot de la aplicación se le acabaron los permisos o la aplicación se eliminó; reinstálala desde Market y comprueba que la acción haya vuelto a aparecer en la lista.

Cómo hacer crecer la automatización

Empieza con un embudo y tres o cuatro robots en las etapas clave: notificación al responsable, tarea con fecha límite en días laborables, normalización de los datos de contacto. Cuando choques con una limitación del conjunto estándar, no construyas un proceso de negocio alternativo de diez pasos: mira el catálogo de robots listos para usar. Si no hay el que necesitas, describe la tarea y hacemos el robot gratis y lo añadimos a la biblioteca común.