Roboty w Bitrix24 to automatyczne akcje, które uruchamiają się przy zmianie etapu deala, leada lub elementu procesu inteligentnego. Robota konfiguruje się bez programisty: wybierasz etap, dodajesz akcję i ustawiasz parametry. W tym artykule — jak dodać robota, czym roboty różnią się od procesów biznesowych, dlaczego czasem się nie uruchamiają i co robić, gdy wbudowana akcja nie wystarcza.

Czym jest robot w Bitrix24 i czym różni się od procesu biznesowego?

Robot to jedna akcja przypisana do etapu encji CRM: wysłać wiadomość e-mail, przydzielić zadanie, zmienić pole. Uruchamia się automatycznie, gdy deal lub lead trafia na etap. Proces biznesowy to pełnoprawny scenariusz z rozgałęzieniami, pętlami i oczekiwaniem na zdarzenia, który buduje się w kreatorze procesów i można go uruchamiać nie tylko zmianą etapu. Reguła jest prosta: jedna akcja przy zmianie etapu — robot; łańcuch kroków z warunkami i uzgodnieniami — proces biznesowy. Roboty są dostępne w większości taryf, kreator procesów biznesowych — w wyższych.

Jak dodać robota do lejka?

Otwórz CRM → Deale → tryb „Roboty” (zakładka nad kanbanem). Wybierz etap, kliknij „Dodaj robota” i weź akcję z listy — wbudowaną lub zainstalowaną z Market. Następnie wypełnij parametry: komu, kiedy, z jakimi wartościami pól. Zapisz — robot zacznie się uruchamiać dla wszystkich deali, które trafią na ten etap po zapisaniu. Dla leadów, firm i procesów inteligentnych konfiguracja działa tak samo, różni się tylko sekcja.

Czego nie potrafią wbudowane roboty — i co z tym zrobić?

Wbudowany zestaw ma typowe luki, które wypływają niemal przy każdym wdrożeniu:

  • Złożone warunki „jeśli — to”. Wbudowany filtr robotów sprawdza proste równości. Złożony warunek z kilku porównań z I/LUB składa robot „Warunek złożony” — zwraca wynik, na podstawie którego rozgałęzia się dalsza logika.
  • Sprowadzenie telefonów do jednego formatu. Menedżerowie wpisują numery jak popadnie, duplikaty się nie znajdują, telefonia nie kojarzy połączeń. Robot „Formatowanie telefonu” normalizuje numer do +7XXXXXXXXXX wprost w procesie.
  • Znalezienie deala po polu. Wbudowanym sposobem z robota nie da się znaleźć innego deala. Robot „Znajdź deal” wyszukuje według zadanego filtra i zwraca ID — dalej pracuje z nim kolejny krok.
  • Terminy z uwzględnieniem dni roboczych. „Za 3 dni” u wbudowanego robota to dni kalendarzowe. Robot „Dodaj dni robocze” liczy termin według kalendarza produkcyjnego.

Wszystkie wymienione roboty pochodzą z bezpłatnej aplikacji „Roboteka”: po instalacji z Bitrix24.Market pojawiają się na tej samej liście akcji, obok wbudowanych.

Dlaczego roboty się nie uruchamiają: 4 częste przyczyny

Jeśli robot się nie uruchomił, sprawdź po kolei. Po pierwsze — robot jest dodany na innym etapie: akcja wykonuje się tylko przy trafieniu na etap, na którym stoi. Po drugie — deal był już na etapie w momencie zapisania robota: na „stare” deale robot nie działa wstecz. Po trzecie — warunek filtra nie jest spełniony: otwórz dziennik „Roboty” w karcie deala i sprawdź, że robot został pominięty przez warunek. Po czwarte — robotowi z aplikacji skończyły się uprawnienia lub aplikacja została usunięta: zainstaluj ją ponownie z Market i sprawdź, że akcja znów pojawiła się na liście.

Jak rozwijać automatyzację dalej

Zacznij od jednego lejka i trzech-czterech robotów na kluczowych etapach: powiadomienie dla menedżera, zadanie z terminem w dniach roboczych, normalizacja danych kontaktowych. Gdy natrafisz na ograniczenie wbudowanego zestawu — nie buduj okrężnego procesu biznesowego na dziesięć kroków: zajrzyj do katalogu gotowych robotów. Jeśli potrzebnego nie ma — opisz zadanie, a my zrobimy robota bezpłatnie i dodamy do wspólnej biblioteki.