Os robôs (regras de automação) no Bitrix24 são ações automáticas que disparam na mudança de etapa de um negócio, lead ou elemento de processo inteligente. Um robô é configurado sem programador: você escolhe a etapa, adiciona a ação e define os parâmetros. Neste artigo: como adicionar um robô, qual a diferença entre robôs e processos de negócios, por que eles às vezes não disparam e o que fazer quando uma ação nativa não basta.

O que é um robô no Bitrix24 e qual a diferença para um processo de negócios?

Um robô é uma única ação atrelada à etapa de uma entidade do CRM: enviar um e-mail, criar uma tarefa, alterar um campo. Ele dispara automaticamente quando o negócio ou lead chega à etapa. Um processo de negócios é um cenário completo com ramificações, laços e espera de eventos, que é montado no designer de processos e pode ser iniciado não só pela mudança de etapa. A regra é simples: uma ação na mudança de etapa — robô; uma cadeia de passos com condições e aprovações — processo de negócios. Os robôs estão disponíveis na maioria dos planos, o designer de processos de negócios — nos planos superiores.

Como adicionar um robô a um funil?

Abra CRM → Negócios → modo «Robôs» (a aba acima do kanban). Escolha a etapa, clique em «Adicionar robô» e pegue uma ação da lista — nativa ou instalada do Market. Em seguida preencha os parâmetros: para quem, quando, com quais valores de campos. Salve — o robô começa a disparar para todos os negócios que chegarem a essa etapa depois de salvar. Para leads, empresas e processos inteligentes a configuração é igual, muda apenas a seção.

O que os robôs nativos não fazem — e o que dá para fazer a respeito?

O conjunto nativo tem lacunas típicas que aparecem em quase toda implantação:

  • Condições complexas «se — então». O filtro nativo dos robôs verifica igualdades simples. Uma condição composta de várias comparações com E/OU é montada pelo robô «Condição composta» — ele devolve um resultado pelo qual a lógica seguinte se ramifica.
  • Padronizar os telefones em um único formato. Os gerentes digitam os números de qualquer jeito, os duplicados não são encontrados, a telefonia não associa as chamadas. O robô «Formatação de telefone» normaliza o número para +7XXXXXXXXXX direto no processo.
  • Encontrar um negócio por campo. Por padrão, de dentro de um robô não dá para encontrar outro negócio. O robô «Encontrar negócio» busca pelo filtro definido e devolve o ID — o passo seguinte trabalha com ele.
  • Prazos considerando os dias úteis. «Em 3 dias» no robô nativo são dias corridos. O robô «Adicionar dias úteis» calcula o prazo pelo calendário de produção (feriados oficiais da Rússia).

Todos os robôs citados são do aplicativo gratuito «Roboteka»: depois da instalação pelo Bitrix24.Market eles aparecem na mesma lista de ações, ao lado dos nativos.

Por que os robôs não disparam: 4 causas frequentes

Se o robô não disparou, verifique na ordem. Primeira — o robô foi adicionado a outra etapa: a ação é executada apenas quando se chega à etapa onde ele está. Segunda — o negócio já estava na etapa no momento em que o robô foi salvo: sobre negócios «antigos» o robô não age retroativamente. Terceira — a condição do filtro não é satisfeita: abra o registro «Robôs» na ficha do negócio e veja que o robô foi pulado pela condição. Quarta — o robô do aplicativo ficou sem permissões ou o aplicativo foi removido: reinstale-o do Market e verifique se a ação voltou a aparecer na lista.

Como expandir a automação adiante

Comece com um funil e três ou quatro robôs nas etapas-chave: notificação ao gerente, tarefa com prazo em dias úteis, normalização dos dados de contato. Quando esbarrar em uma limitação do conjunto nativo — não monte um processo de negócios paliativo de dez passos: veja o catálogo de robôs prontos. Se não houver o necessário — descreva a tarefa, e nós fazemos o robô de graça e o adicionamos à biblioteca compartilhada.