Los campos obligatorios son el arma principal contra las fichas vacías: el sistema se niega a guardar una negociación o moverla por el embudo hasta que los datos estén completos. Pero el mecanismo tiene restricciones por plan y vías de escape, y por eso un campo «obligatorio» acaba vacío en bases reales. Veamos la configuración, los agujeros y cómo cerrarlos con automatización e indicadores visuales.

¿Cómo hago un campo obligatorio en Bitrix24?

Pasa el cursor por el campo en la ficha, abre sus ajustes (el engranaje) y activa «Obligatorio». Desde ese momento la ficha no se guarda con el campo vacío — queda marcado con un asterisco. Pueden ser obligatorios tanto campos de sistema como personalizados, en leads, negociaciones, contactos, compañías y procesos inteligentes de Bitrix24 (Alaio). Segunda vía — CRM → Ajustes → Configuración de campos: allí la obligatoriedad se ve para todos los campos de la entidad a la vez, útil para una revisión.

¿Qué es «obligatorio en una etapa» y por qué es mejor?

En entidades con etapas — leads, negociaciones, procesos inteligentes — la obligatoriedad se ata no a «siempre» sino a etapas concretas: Presupuesto pasa a ser obligatorio al entrar en Negociación, Motivo de pérdida — solo en la etapa «Perdida». El comercial no se ve forzado a rellenar lo que aún no sabe, y la ficha se completa según avanza el embudo. El «siempre obligatorio» duro genera basura en la práctica: al crear, los datos no existen, así que se teclea «-» con tal de guardar. La obligatoriedad por etapas no está en todos los planes — en los inferiores el campo es obligatorio en todas partes o en ninguna.

¿Por qué un campo obligatorio sigue apareciendo vacío?

La comprobación solo salta en la interfaz, al guardar y mover etapas a mano. Todo lo que cambia datos fuera del formulario la esquiva: importaciones de archivos, leads creados por integraciones y formularios web, la API REST, reglas de automatización y procesos, acciones masivas en la lista. Además, los permisos: si un rol no tiene acceso a un campo, el comercial físicamente no puede rellenarlo — pero a veces debe cambiar la etapa. Así que «hicimos el campo obligatorio» no equivale a «el campo está relleno en toda la base»: hace falta una segunda línea de defensa.

¿Cómo controlo el llenado con automatización?

La segunda línea vive en la automatización de etapas. El robot «Comprobar campo no vacío» devuelve Y/N para cualquier tipo de campo — después una condición: con N, crear una tarea al responsable («completa la ficha»), avisar al supervisor o devolver la negociación una etapa atrás con una acción estándar. Este control atrapa importaciones, API e integraciones — todo lo que pasa de largo la comprobación de la interfaz. La operación inversa también importa: el robot «Vaciar campo» limpia correctamente un valor cuando la negociación vuelve al trabajo, para que datos viejos no hagan pasar la ficha por completa.

¿Cómo veo las fichas incompletas de un vistazo?

El «rellénalo» funciona mejor cuando el hueco se ve al instante. Los tipos de campo visuales del catálogo de Roboteka convierten el control en algo visible: «Checklist» muestra los pasos obligatorios con marcas, «Progress bar» presenta la completitud de la ficha como barra, «Color status» pinta en rojo los estados problemáticos, «Card note» coloca la instrucción «qué rellenar en esta etapa» entre los propios campos. La combinación «obligatoriedad por etapas + control con robot + indicador visual» cubre la entrada, los atajos y el factor humano.

Errores frecuentes con campos obligatorios

Hacer todo obligatorio siempre — los comerciales rellenan con basura y la base formalmente obligatoria resulta ficticia. Obligatoriedad sin permisos — un rol no puede editar el campo que debe rellenar. Confiar solo en la comprobación de la interfaz — importaciones e integraciones pasan de largo. Sin revisiones periódicas — campos obligatorios «históricos» que ya nadie necesita frenan cada transición del embudo. Y comprobar al final: exigir todos los datos en la última etapa es tarde — reparte la obligatoriedad por todo el embudo.

Resumen

Los campos obligatorios se configuran en dos clics pero solo funcionan en conjunto: obligatoriedad por etapas contra la basura al crear, el robot «Comprobar campo no vacío» contra importaciones y API, y los campos-indicadores visuales contra el factor humano. ¿Falta un robot o tipo de campo para tu escenario de control? Describe la tarea: lo construimos gratis.