«Vacaciones en Bitrix24 (Alaio)» son en realidad tres tareas distintas que se confunden constantemente: poner al empleado el estado «de vacaciones», llevar el gráfico general de ausencias y aprobar la propia solicitud de vacaciones. Las dos primeras se resuelven con las herramientas estándar en minutos; la tercera, con un proceso de negocio, y es justo ahí donde RR. HH. y los jefes ahorran más tiempo. Veamos los tres niveles por orden.

Cómo poner el estado «de vacaciones»

El estado en el avatar —«de vacaciones», con fechas— sale del gráfico de ausencias: Calendario → «Gráfico de ausencias» → añadir una ausencia del tipo «vacaciones» con sus fechas. El registro puede añadirlo el propio empleado, su jefe o RR. HH.: lo regulan los permisos sobre el calendario de ausencias. Mientras la ausencia está activa, el estado se ve en el chat, en el perfil y al mencionar: los compañeros ven «de vacaciones hasta el 28» antes de escribir su pregunta. No existe un botón aparte de «poner estado de vacaciones» fuera del gráfico: si el estado no aparece, el registro no está en el gráfico o las fechas aún no han llegado.

El gráfico de vacaciones de toda la empresa

El mismo «Gráfico de ausencias» en modo empresa es una tabla por empleados y meses: vacaciones, viajes de trabajo, bajas, cada tipo con su color. El jefe ve los solapamientos («los dos ingenieros en agosto») antes de firmar las solicitudes. La única regla de higiene: el gráfico funciona solo si recoge todas las ausencias, y eso no lo garantiza la disciplina, sino el proceso: la solicitud aprobada crea el registro por sí misma; unas vacaciones sin aprobar no están en el gráfico. Así el gráfico deja de ser una «tabla de buena fe» y se convierte en la fuente de la verdad.

Solicitud de vacaciones: aprobación con un proceso

En los «Flujos de trabajo en el Flujo de actividades» hay una plantilla estándar de solicitud de vacaciones: tómala como base y adapta la ruta. El proceso típico: el empleado rellena el formulario (fechas, tipo de vacaciones, sustituto) → aprueba el jefe → RR. HH. lo registra y lo lleva al gráfico → al empleado le llega la confirmación. Dos robots hacen la ruta universal. «Obtener el jefe de un empleado» determina el aprobador por la estructura de departamentos: una sola plantilla funciona para toda la empresa, sin apellidos cosidos; cómo mantener la estructura en orden, en el artículo sobre la estructura de la empresa. «Verificar que el campo no esté vacío» no deja pasar a aprobación una solicitud sin fechas o sin sustituto: el jefe no gasta una iteración en «¿a partir de qué día exactamente?». La mecánica de aprobación es la misma para documentos y solicitudes; el análisis detallado de las rutas, en el artículo sobre la aprobación de documentos.

Condiciones de la ruta: cuándo hace falta un segundo aprobador

Reglas como «las vacaciones de más de 14 días las aprueba también el director», «las vacaciones no planificadas, solo a través de RR. HH.», «en temporada alta, con restricciones» se montan con condiciones. El robot «Condición compuesta» comprueba varios hechos en un solo paso: la duración supera el umbral Y el tipo es «ordinarias», o la fecha de inicio cae en un intervalo vetado. La aritmética de fechas para la ruta —la duración, la comprobación de la fecha de inicio— se explica en el artículo sobre las fechas en los procesos de negocio.

Traspaso del trabajo durante las vacaciones

Unas vacaciones aprobadas no son solo un registro en el gráfico, sino el motivo para traspasar el trabajo en curso. El proceso lo hace solo: las tareas y las negociaciones de quien se va se reasignan al sustituto indicado en la solicitud; cómo construir ese traspaso, incluidos los registros vinculados, se explica en el artículo sobre el cambio de responsable. La víspera del regreso, el proceso lo devuelve todo o crea la tarea «recibir los asuntos». La alternativa más suave: no reasignar, sino añadir al sustituto como observador en las tareas clave; los escenarios, en el artículo sobre los observadores.

Notificaciones alrededor de las vacaciones

Desde el proceso conviene enviar tres notificaciones: al jefe, «hay una solicitud esperando decisión»; al departamento, «Ana está de vacaciones desde el 14, la sustituye Marcos»; al propio empleado, la confirmación con las fechas. En Bitrix24 no existe una respuesta automática «estoy de vacaciones»: la sustituyen en parte justamente la notificación al equipo más el estado en el avatar. Cómo componer mensajes claros con los datos del formulario, en el artículo sobre las notificaciones desde los procesos de negocio.

Preguntas frecuentes

¿Quién puede registrar ausencias de otros? Quien tenga permisos sobre el gráfico de ausencias: normalmente RR. HH. y los jefes. ¿Se ven las vacaciones en el planificador de reuniones? Sí, la ausencia se resalta al elegir participantes. ¿Se pueden aprobar las vacaciones en un proceso inteligente en lugar de los flujos de trabajo del Flujo de actividades? Sí: el proceso inteligente aporta etapas kanban y robots en cada etapa; la comparación de enfoques, en la guía de procesos inteligentes. ¿Lleva Bitrix24 el saldo de días de vacaciones? De serie no: el saldo se lleva en un campo del perfil o en una lista y se comprueba con una condición del proceso.

Conclusión

El estado y el gráfico los cubre el «Gráfico de ausencias» estándar; la verdadera automatización está en la aprobación: ruta por la estructura viva, verificación del formulario antes del aprobador, condiciones para las vacaciones largas y no planificadas, traspaso automático del trabajo. Los robots «Obtener el jefe de un empleado», «Verificar que el campo no esté vacío» y «Condición compuesta» están en el catálogo de Roboteka y se instalan gratis desde Market. Si no hay un escenario para tu caso, describe la tarea y hacemos el robot.