„Urlaub in Bitrix24 (Alaio)“ – das sind drei verschiedene Aufgaben, die ständig verwechselt werden: dem Mitarbeiter den Status „im Urlaub“ setzen, das gemeinsame Abwesenheitsdiagramm führen und den Urlaubsantrag selbst genehmigen. Die ersten beiden erledigen die Standardwerkzeuge in Minuten, die dritte ein Geschäftsprozess – und genau an ihr sparen HR und Führungskräfte die meiste Zeit. Gehen wir alle drei Ebenen der Reihe nach durch.

So setzen Sie den Status „im Urlaub“

Der Status am Avatar – „im Urlaub“, mit Datumsangaben – entsteht aus dem Abwesenheitsdiagramm: Kalender → „Abwesenheitsdiagramm“ → Abwesenheit vom Typ „Urlaub“ mit den Daten hinzufügen. Eintragen kann das der Mitarbeiter selbst, sein Vorgesetzter oder HR – das regeln die Rechte am Abwesenheitskalender. Solange die Abwesenheit aktiv ist, ist der Status im Chat, im Profil und bei Erwähnungen sichtbar: Kollegen sehen „im Urlaub bis zum 28.“, bevor sie ihre Frage tippen. Eine separate Schaltfläche „Urlaubsstatus setzen“ außerhalb des Diagramms gibt es nicht – erscheint der Status nicht, fehlt der Eintrag im Diagramm oder die Daten haben noch nicht begonnen.

Das Urlaubsdiagramm der ganzen Firma

Dasselbe „Abwesenheitsdiagramm“ im Firmenmodus ist eine Tabelle nach Mitarbeitern und Monaten: Urlaube, Dienstreisen, Krankmeldungen, jeder Typ in eigener Farbe. Der Vorgesetzte sieht Überschneidungen („beide Ingenieure im August“), bevor er die Anträge unterschreibt. Die eine Hygieneregel: Das Diagramm funktioniert nur, wenn alle Abwesenheiten hineingelangen – und das garantiert nicht Disziplin, sondern der Prozess: Ein genehmigter Antrag legt den Eintrag selbst an, ein nicht genehmigter Urlaub steht nicht im Diagramm. So wird aus der „Tabelle auf Vertrauensbasis“ eine Datenquelle, auf die Verlass ist.

Urlaubsantrag: Genehmigung per Prozess

In den „Geschäftsprozessen im Aktivitätsstream“ gibt es die Standardvorlage „Urlaubsantrag“ – nehmen Sie sie als Basis und passen Sie die Route an. Der typische Prozess: Der Mitarbeiter füllt das Formular aus (Daten, Urlaubstyp, Vertretung) → der Vorgesetzte genehmigt → HR erfasst den Urlaub und trägt ihn in das Diagramm ein → der Mitarbeiter erhält die Bestätigung. Zwei Roboter machen die Route universell. „Vorgesetzten des Mitarbeiters abrufen“ bestimmt den Genehmiger über die Abteilungsstruktur – eine Vorlage funktioniert für die ganze Firma, ohne fest verdrahtete Namen; wie man die Struktur in Ordnung hält, steht im Artikel über die Unternehmensstruktur. „Feldbefüllung prüfen“ lässt keinen Antrag ohne Daten oder Vertretung zur Genehmigung durch – der Vorgesetzte verliert keine Iteration an „ab welchem Datum eigentlich?“. Die Genehmigungsmechanik ist für Dokumente und Anträge identisch – die detaillierte Analyse der Routen finden Sie im Artikel über die Dokumentgenehmigung.

Bedingungen der Route: wann ein zweiter Genehmiger nötig ist

Regeln wie „Urlaub länger als 14 Tage genehmigt zusätzlich der Direktor“, „außerplanmäßiger Urlaub nur über HR“, „in der Hochsaison – mit Einschränkungen“ werden aus Bedingungen zusammengesetzt. Der Roboter „Zusammengesetzte Bedingung“ prüft mehrere Fakten in einem Schritt: Dauer über der Schwelle UND Typ „regulär“, oder Startdatum im Sperrintervall. Die Datumsarithmetik für die Route – Urlaubsdauer, Prüfung des Startdatums – behandelt der Artikel über Daten in Geschäftsprozessen.

Übergabe der Aufgaben für die Urlaubszeit

Ein genehmigter Urlaub ist ein Anlass nicht nur für einen Eintrag im Diagramm, sondern für die Übergabe der laufenden Arbeit. Der Prozess erledigt das selbst: Aufgaben und Deals des Urlaubers werden auf die im Antrag genannte Vertretung umgeschrieben – wie man eine solche Übergabe baut, inklusive verknüpfter Datensätze, zeigt der Artikel über den Wechsel des Verantwortlichen. Am Vorabend der Rückkehr gibt der Prozess alles zurück oder stellt die Aufgabe „Aufgaben übernehmen“. Die sanftere Alternative: nicht umschreiben, sondern die Vertretung als Beobachter zu den Schlüsselaufgaben hinzufügen – die Szenarien im Artikel über Beobachter.

Benachrichtigungen rund um den Urlaub

Aus dem Prozess lohnen sich drei Benachrichtigungen: an den Vorgesetzten – „ein Antrag wartet auf die Entscheidung“, an die Abteilung – „Anna ist ab dem 14. im Urlaub, Vertretung: Markus“, an den Mitarbeiter selbst – die Bestätigung mit den Daten. Eine Standard-Abwesenheitsnotiz „Ich bin im Urlaub“ gibt es in Bitrix24 nicht – der teilweise Ersatz ist genau diese Team-Benachrichtigung plus der Status am Avatar. Wie man verständliche Nachrichten mit Daten aus dem Formular baut, steht im Artikel über Benachrichtigungen aus Geschäftsprozessen.

Häufige Fragen

Wer darf Abwesenheiten für andere eintragen? Wer Rechte am Abwesenheitsdiagramm hat – üblicherweise HR und Führungskräfte. Ist der Urlaub im Besprechungsplaner sichtbar? Ja, die Abwesenheit wird bei der Auswahl der Teilnehmer hervorgehoben. Kann man den Urlaub statt im Aktivitätsstream in einem Smart-Prozess genehmigen? Ja – der Smart-Prozess bietet Kanban-Phasen und Roboter auf jeder Phase; der Vergleich der Ansätze steht im Guide zu Smart-Prozessen. Führt Bitrix24 den Resturlaub? Standardmäßig nicht – den Rest führt man als Feld im Profil oder als Liste und prüft ihn mit einer Bedingung im Prozess.

Fazit

Status und Diagramm erledigt das Standard-„Abwesenheitsdiagramm“, die eigentliche Automatisierung steckt in der Genehmigung: Route über die lebendige Struktur, Formularprüfung vor dem Genehmiger, Bedingungen für lange und außerplanmäßige Urlaube, automatische Übergabe der Aufgaben. Die Roboter „Vorgesetzten des Mitarbeiters abrufen“, „Feldbefüllung prüfen“ und „Zusammengesetzte Bedingung“ finden Sie im Roboteka-Katalog, die Installation aus dem Market ist kostenlos. Es fehlt das passende Szenario? Beschreiben Sie die Aufgabe – wir bauen den Roboter.