«Férias no Bitrix24 (Alaio)» são, na verdade, três tarefas diferentes que vivem sendo confundidas: definir para o funcionário o status «de férias», manter o gráfico geral de ausências e aprovar a própria solicitação de férias. As duas primeiras se resolvem com as ferramentas nativas em minutos; a terceira — com um processo de negócios, e é justamente nela que o RH e os supervisores economizam mais tempo. Vamos ver os três níveis em ordem.

Como definir o status «de férias»

O status no avatar — «de férias», com as datas — vem do gráfico de ausências: Calendário → «Gráfico de ausências» → adicionar uma ausência do tipo «férias» com as datas. O registro pode ser adicionado pelo próprio funcionário, pelo supervisor dele ou pelo RH — isso é regulado pelas permissões do calendário de ausências. Enquanto a ausência está ativa, o status aparece no chat, no perfil e nas menções: os colegas veem «de férias até o dia 28» antes de digitar a pergunta. Não existe um botão separado de «definir status de férias» fora do gráfico — se o status não apareceu, o registro não está no gráfico ou as datas ainda não começaram.

O gráfico de férias da empresa inteira

O mesmo «Gráfico de ausências» no modo empresa é uma tabela por funcionários e meses: férias, viagens de trabalho, licenças médicas, cada tipo com a sua cor. O supervisor vê as sobreposições («os dois engenheiros em agosto») antes de assinar as solicitações. A regra de higiene é uma só: o gráfico funciona apenas se todas as ausências entram nele — e isso é garantido não pela disciplina, mas pelo processo: a solicitação aprovada cria o registro sozinha; férias não aprovadas não estão no gráfico. Assim o gráfico deixa de ser uma «tabela na base da confiança» e vira a fonte da verdade.

Solicitação de férias: aprovação por processo

Nos «Fluxos de trabalho no Fluxo de Atividades» há um modelo padrão de solicitação de férias — use-o como base e ajuste a rota. O processo típico: o funcionário preenche o formulário (datas, tipo de férias, substituto) → o supervisor aprova → o RH registra e lança no gráfico → o funcionário recebe a confirmação. Dois robôs tornam a rota universal. «Obter o supervisor do funcionário» determina o aprovador pela estrutura de departamentos — um único modelo funciona para a empresa inteira, sem sobrenomes cravados; como manter a estrutura em ordem está no artigo sobre a estrutura da empresa. «Verificar preenchimento de campo» não deixa chegar à aprovação uma solicitação sem datas ou sem substituto — o supervisor não gasta uma iteração com «a partir de que dia, afinal?». A mecânica de aprovação é a mesma para documentos e solicitações — a análise detalhada das rotas está no artigo sobre a aprovação de documentos.

Condições da rota: quando é preciso um segundo aprovador

Regras como «férias de mais de 14 dias passam também pelo diretor», «férias fora do planejamento — só via RH», «alta temporada — com restrições» são montadas com condições. O robô «Condição composta» verifica vários fatos em um único passo: a duração acima do limite E o tipo «regulares», ou a data de início dentro de um intervalo bloqueado. A aritmética de datas para a rota — duração das férias, verificação da data de início — está no artigo sobre as datas nos processos de negócios.

Repasse do trabalho durante as férias

Férias aprovadas são motivo não para um único registro no gráfico, mas para repassar o trabalho em andamento. O processo faz isso sozinho: as tarefas e os negócios de quem sai são reatribuídos ao substituto indicado na solicitação — como montar esse repasse, incluindo os registros vinculados, está no artigo sobre a troca de responsável. Na véspera do retorno, o processo devolve tudo ou cria a tarefa «assumir o trabalho de volta». A alternativa mais suave: não reatribuir, e sim adicionar o substituto como observador nas tarefas-chave — os cenários estão no artigo sobre os observadores.

Notificações em torno das férias

Do processo vale enviar três notificações: ao supervisor — «há uma solicitação aguardando decisão», ao departamento — «Ana está de férias a partir do dia 14; quem cobre é Marcos», ao próprio funcionário — a confirmação com as datas. Não existe no Bitrix24 uma resposta automática nativa «estou de férias» — a substituição parcial é justamente a notificação à equipe mais o status no avatar. Como montar mensagens claras com os dados do formulário está no artigo sobre as notificações dos processos de negócios.

Perguntas frequentes

Quem pode registrar ausências pelos outros? Quem tem permissões no gráfico de ausências — normalmente o RH e os supervisores. As férias aparecem no planejador de reuniões? Sim, a ausência é destacada na escolha dos participantes. Dá para aprovar férias em um processo inteligente em vez dos fluxos de trabalho no Fluxo de Atividades? Sim — o processo inteligente traz etapas em kanban e robôs em cada etapa; a comparação das abordagens está no guia de processos inteligentes. O Bitrix24 controla o saldo de dias de férias? Nativamente não — o saldo é mantido em um campo do perfil ou em uma lista e verificado por uma condição no processo.

Conclusão

O status e o gráfico são resolvidos pelo «Gráfico de ausências» nativo; a automação de verdade está na aprovação: rota pela estrutura viva, verificação do formulário antes do aprovador, condições para férias longas e fora do planejamento, repasse automático do trabalho. Os robôs «Obter o supervisor do funcionário», «Verificar preenchimento de campo» e «Condição composta» estão no catálogo da Roboteka, instalados gratuitamente pelo Bitrix24 Market. Se não houver o cenário de que você precisa — descreva a tarefa e criamos o robô.