„Urlop w Bitrix24 (Alaio)" to w istocie trzy różne zadania, które ciągle się mylą: ustawić pracownikowi status „na urlopie", prowadzić wspólny wykres nieobecności i zatwierdzić sam wniosek urlopowy. Dwa pierwsze zamykają wbudowane narzędzia w kilka minut, trzecie — proces biznesowy, i to właśnie na nim HR i kierownicy oszczędzają najwięcej czasu. Omówimy wszystkie trzy poziomy po kolei.

Jak ustawić status „na urlopie"

Status przy awatarze — „na urlopie", z datami — bierze się z wykresu nieobecności: Kalendarz → „Wykres nieobecności" → dodaj nieobecność typu „urlop" z datami. Wpis może dodać sam pracownik, jego przełożony albo HR — regulują to uprawnienia do kalendarza nieobecności. Póki nieobecność jest aktywna, status widać na czacie, w profilu i przy wzmiance: koledzy widzą „na urlopie do 28.", zanim napiszą pytanie. Osobnego przycisku „ustaw status urlopu" poza wykresem nie ma — jeśli status się nie pojawił, wpisu nie ma w wykresie albo daty jeszcze nie nadeszły.

Wykres urlopów całej firmy

Ten sam „Wykres nieobecności" w trybie firmy to tabela po pracownikach i miesiącach: urlopy, delegacje, zwolnienia lekarskie, każdy typ swoim kolorem. Kierownik widzi nakładające się terminy („obaj inżynierowie w sierpniu"), zanim podpisze wnioski. Zasada higieny jest jedna: wykres działa tylko wtedy, gdy trafiają do niego wszystkie nieobecności — a to gwarantuje nie dyscyplina, lecz proces: zatwierdzony wniosek sam tworzy wpis, niezatwierdzonego urlopu w wykresie nie ma. Tak wykres z „tabelki na zaufanie" zamienia się w źródło prawdy.

Wniosek urlopowy: zatwierdzanie procesem

W „Przepływach pracy w Aktualnościach" jest standardowy szablon „Wniosek o urlop" — weź go za podstawę i dopracuj trasę. Typowy proces: pracownik wypełnia formularz (daty, typ urlopu, zastępca) → zatwierdza przełożony → HR odnotowuje urlop i wpisuje go do wykresu → do pracownika idzie potwierdzenie. Dwa roboty czynią trasę uniwersalną. „Pobierz przełożonego pracownika" wyznacza zatwierdzającego według struktury działów — jeden szablon działa dla całej firmy, bez zaszytych nazwisk; jak utrzymać strukturę w porządku — w artykule o strukturze firmy. „Sprawdź wypełnienie pola" nie przepuszcza do zatwierdzania wniosku bez dat albo zastępcy — przełożony nie traci iteracji na „a od którego dnia właściwie?". Mechanika zatwierdzania jest taka sama dla dokumentów i wniosków — szczegółowy rozbiór tras w artykule o uzgadnianiu dokumentów.

Warunki trasy: kiedy potrzebny jest drugi zatwierdzający

Reguły w rodzaju „urlop dłuższy niż 14 dni zatwierdza dodatkowo dyrektor", „urlop poza planem — tylko przez HR", „w szczycie sezonu — z ograniczeniami" buduje się z warunków. Robot „Warunek złożony" sprawdza kilka faktów jednym krokiem: długość powyżej progu I typ „wypoczynkowy", albo data startu w zakazanym przedziale. Arytmetykę dat dla trasy — długość urlopu, kontrolę daty startu — omawia artykuł o datach w procesach biznesowych.

Przekazanie spraw na czas urlopu

Zatwierdzony urlop to powód nie do jednego wpisu w wykresie, a do przekazania bieżącej pracy. Proces robi to sam: zadania i deale wyjeżdżającego są przepisywane na zastępcę wskazanego we wniosku — jak budować takie przekazanie, łącznie z powiązanymi rekordami, rozbiera artykuł o zmianie osoby odpowiedzialnej. W przeddzień powrotu proces zwraca wszystko z powrotem albo stawia zadanie „przejmij sprawy". Łagodniejsza alternatywa: nie przepisywać, lecz dodać zastępcę jako obserwatora do kluczowych zadań — scenariusze w artykule o obserwatorach.

Powiadomienia wokół urlopu

Z procesu warto wysłać trzy powiadomienia: przełożonemu — „wniosek czeka na decyzję", działowi — „Anna na urlopie od 14., zastępuje ją Marek", samemu pracownikowi — potwierdzenie z datami. Wbudowanej autoodpowiedzi „jestem na urlopie" w Bitrix24 nie ma — częściowo zastępują ją właśnie powiadomienie zespołu plus status przy awatarze. Jak składać zrozumiałe wiadomości z danymi z formularza — w artykule o powiadomieniach z procesów biznesowych.

Częste pytania

Kto może wpisywać nieobecności za innych? Ten, kto ma uprawnienia do wykresu nieobecności — zwykle HR i kierownicy. Czy urlop widać w planerze spotkań? Tak, nieobecność podświetla się przy wyborze uczestników. Czy można zatwierdzić urlop w procesie inteligentnym zamiast w Aktualnościach? Tak — proces inteligentny daje kanban z etapami i roboty na każdym etapie; porównanie podejść — w przewodniku po procesach inteligentnych. Czy Bitrix24 liczy pozostałe dni urlopu? Standardowo nie — saldo prowadzi się polem w profilu albo listą i sprawdza warunkiem w procesie.

Podsumowanie

Status i wykres zamyka wbudowany „Wykres nieobecności", a prawdziwa automatyzacja siedzi w zatwierdzaniu: trasa po żywej strukturze, kontrola formularza przed zatwierdzającym, warunki dla długich i pozaplanowych urlopów, automatyczne przekazanie spraw. Roboty „Pobierz przełożonego pracownika", „Sprawdź wypełnienie pola" i „Warunek złożony" znajdziesz w katalogu Roboteki, instaluje się je z Bitrix24 Market bezpłatnie. Nie ma potrzebnego scenariusza — opisz zadanie, zrobimy robota.