Los campos en las tareas de Bitrix24 son los atributos de los que se compone una tarea: el título, el responsable, la fecha límite, el proyecto, el estado, el vínculo con el CRM. A los campos del sistema se añaden los personalizados, para las particularidades de la empresa. En el artículo veremos qué campos tienen las tareas, cómo crear los propios y cómo trabaja la automatización con los campos: busca tareas por sus valores, actualiza fechas límite y responsables, valida datos antes de crear una tarea.
¿Qué campos hay en las tareas de Bitrix24?
El conjunto del sistema: título y descripción, creador, responsable, coejecutores y observadores, fecha límite, proyecto (grupo), prioridad, estado, etiquetas, estimación de tiempo y vínculo con elementos del CRM: prospecto, negociación, contacto o empresa. El vínculo con el CRM es el campo clave para la automatización: precisamente por él el proceso de negocio encuentra las tareas relacionadas con una negociación concreta. Parte de los campos aparece en el formulario de la tarea solo tras activarlos en la configuración del formulario; si no ves, por ejemplo, los coejecutores, añádelos al conjunto visible. Para el control, los más importantes son cuatro campos: responsable, fecha límite, proyecto y estado; sobre ellos se montan los filtros de tareas vencidas y los informes de carga de los empleados.
¿Cómo añadir campos personalizados a las tareas?
Cuando el conjunto del sistema se queda corto —hace falta guardar en la tarea el número de la solicitud, el tipo de trabajo o un enlace a un sistema externo— el administrador del portal añade campos personalizados en la configuración de las tareas. Cada campo de estos recibe un código de servicio con el prefijo UF_, que hará falta para los procesos de negocio y la REST API. Los principios son los mismos que para los campos del CRM (más detalles, en el artículo sobre los campos de Bitrix24): elige el tipo según el modo de uso —por una lista es cómodo filtrar y montar informes, una cadena sigue siendo texto libre—; el nombre se puede cambiar en cualquier momento, el tipo tras crearlo no. Los campos personalizados se muestran en el formulario de la tarea, funcionan en los filtros de la lista de tareas y están disponibles para la automatización al mismo nivel que los del sistema.
¿Cómo trabajan los procesos de negocio con los campos de las tareas?
Los procesos de negocio en Bitrix24 suelen lanzarse sobre entidades del CRM, y las tareas se crean como pasos: el proceso sobre la negociación crea una tarea al comercial, y luego hay que encontrarla y actualizarla (cómo funcionan los procesos en conjunto, en el artículo sobre procesos de negocio). En los robots y en REST, los campos de las tareas se direccionan con códigos en mayúsculas: TITLE — título, RESPONSIBLE_ID — responsable, DEADLINE — fecha límite, PRIORITY — prioridad. El robot «Actualizar tarea por ID» recibe el ID de la tarea y un conjunto de campos en formato JSON —por ejemplo, {"TITLE":"Nuevo título","RESPONSIBLE_ID":5,"PRIORITY":"2"}— y devuelve un indicador de éxito S/N. Así el proceso traslada la fecha límite de la tarea al cambiar de etapa la negociación o la reasigna al cambiar el responsable, sin correcciones manuales.
¿Cómo encontrar una tarea por el valor de los campos?
Para actualizar una tarea, primero hace falta su ID. El robot «Buscar tarea por condición» busca tareas por filtro: responsable, coincidencia en el título, proyecto, rango de fecha límite, estado, vínculo con una entidad del CRM (por ejemplo, DEAL_10 — tareas de la negociación con ID 10) o un filtro JSON arbitrario; hay ordenación y límite de resultados. Devuelve el ID y el título de la primera tarea encontrada, la lista completa de ID, la cantidad y un indicador «encontrado» S/N. Escenario típico: protección contra duplicados; antes de crear la tarea «contactar con el cliente», el proceso comprueba si ya hay una tarea abierta sobre esa negociación; si la hay, no crea una nueva, sino que traslada la fecha límite de la existente mediante la actualización por ID.
¿Cómo validar los datos antes de crear una tarea?
La tarea «volver a llamar al cliente» es inútil si en la ficha no hay teléfono. El robot «Comprobar si un campo está relleno» comprueba si está relleno el campo de una negociación, un contacto, una empresa o un prospecto, y devuelve un indicador S/N más el valor actual del campo. En los escenarios con tareas funciona así: antes de crear la tarea de llamada, el robot comprueba el teléfono del contacto; si el campo está vacío, en lugar de la llamada se crea la tarea «completar la ficha» con la lista de los datos que faltan. La misma técnica asegura cualquier acción del proceso que necesite datos: comprobar si está relleno antes del paso, en lugar de analizar errores después. El indicador S/N de la respuesta del robot se compara en el bloque estándar «Condición», así que la comprobación se integra en cualquier proceso existente sin reconstruirlo.
Conclusión
Los campos de las tareas son la base del control: los del sistema cubren los plazos y la responsabilidad, los personalizados guardan las particularidades de la empresa, y los códigos de los campos abren las tareas a la automatización. Los robots para trabajar con tareas —búsqueda por condición, actualización por ID— están reunidos en el catálogo de Roboteka. Si no encuentras el robot que necesitas, describe la tarea y crearemos el robot gratis y lo añadiremos a la biblioteca común.