Os campos nas tarefas do Bitrix24 são os atributos que compõem uma tarefa: título, responsável, prazo final, projeto, status, vínculo com o CRM. Aos campos de sistema somam-se os personalizados — para a especificidade da empresa. No artigo vamos ver que campos as tarefas têm, como criar os seus e como a automação trabalha com os campos: busca tarefas pelos valores deles, atualiza prazos e responsáveis, verifica dados antes de criar uma tarefa.

Que campos existem nas tarefas do Bitrix24?

O conjunto de sistema: título e descrição, criador, responsável, coexecutores e observadores, prazo final, projeto (grupo), prioridade, status, tags, estimativa de tempo e vínculo com elementos do CRM — lead, negócio, contato ou empresa. O vínculo com o CRM é o campo-chave para a automação: é justamente por ele que o processo de negócios encontra as tarefas relacionadas a um negócio específico. Parte dos campos só aparece no formulário da tarefa depois de ativada nas configurações do formulário — se você não vê, por exemplo, os coexecutores, adicione-os ao conjunto visível. Para o controle, os mais importantes são quatro campos: responsável, prazo final, projeto e status — sobre eles se constroem os filtros de tarefas atrasadas e os relatórios de carga dos funcionários.

Como adicionar campos personalizados às tarefas?

Quando o conjunto de sistema é pouco — é preciso guardar na tarefa o número de um pedido, o tipo de serviço ou um link para um sistema externo — o administrador do portal adiciona campos personalizados nas configurações de tarefas. Cada campo desses recebe um código de serviço com o prefixo UF_ — ele será necessário para os processos de negócios e a API REST. Os princípios são os mesmos dos campos do CRM (mais detalhes no artigo sobre campos no Bitrix24): escolha o tipo pela forma de uso — por lista é cômodo filtrar e montar relatórios, a string continua sendo texto livre; o título dá para mudar a qualquer momento, o tipo, depois de criado, não. Os campos personalizados aparecem no formulário da tarefa, funcionam nos filtros da lista de tarefas e ficam disponíveis para a automação em pé de igualdade com os de sistema.

Como os processos de negócios trabalham com os campos das tarefas?

Os processos de negócios no Bitrix24 normalmente são iniciados por entidades do CRM, e as tarefas são criadas como passos: o processo do negócio cria uma tarefa para o vendedor, e em seguida é preciso encontrá-la e atualizá-la (como funcionam os processos por inteiro está no artigo sobre processos de negócios). Nos robôs e na API REST, os campos das tarefas são endereçados por códigos em maiúsculas: TITLE — título, RESPONSIBLE_ID — responsável, DEADLINE — prazo final, PRIORITY — prioridade. O robô «Atualizar tarefa por ID» recebe o ID da tarefa e um conjunto de campos em formato JSON — por exemplo, {"TITLE":"Novo título","RESPONSIBLE_ID":5,"PRIORITY":"2"} — e devolve o indicador de sucesso S/N. Assim o processo transfere o prazo da tarefa ao mudar a etapa do negócio ou a reatribui ao trocar o responsável — sem edição manual.

Como encontrar uma tarefa pelo valor dos campos?

Para atualizar uma tarefa, primeiro é preciso o ID dela. O robô «Encontrar tarefa por condição» busca tarefas por filtro: responsável, ocorrência no título, projeto, intervalo de prazo final, status, vínculo com uma entidade do CRM (por exemplo, DEAL_10 — tarefas do negócio de ID 10) ou um filtro JSON arbitrário; há ordenação e limite de resultados. Devolve o ID e o título da primeira tarefa encontrada, a lista completa de IDs, a quantidade e o indicador "encontrado" S/N. Cenário típico — proteção contra duplicatas: antes de criar a tarefa "entrar em contato com o cliente", o processo verifica se já não há uma tarefa aberta para esse negócio; se houver — não cria uma nova, e sim transfere o prazo da existente pela atualização por ID.

Como verificar os dados antes de criar uma tarefa?

A tarefa "ligar de volta para o cliente" é inútil se não houver telefone no card. O robô «Verificar se o campo está preenchido» verifica se um campo de negócio, contato, empresa ou lead está preenchido e devolve o indicador S/N mais o valor atual do campo. Nos cenários com tarefas isso funciona assim: antes de criar a tarefa de ligação, o robô verifica o telefone do contato; se o campo estiver vazio — em vez da ligação cria-se a tarefa "completar o card" com a lista dos dados que faltam. A mesma técnica protege qualquer ação do processo que precise de dados: a verificação de preenchimento antes do passo, e não a análise de erros depois dele. O indicador S/N da resposta do robô é comparado no bloco nativo "Condição", por isso a verificação se encaixa em qualquer processo existente sem reconstruí-lo.

Conclusão

Os campos das tarefas são a base do controle: os de sistema cobrem prazos e responsabilidade, os personalizados guardam a especificidade da empresa, e os códigos dos campos abrem as tarefas para a automação. Os robôs para trabalhar com tarefas — busca por condição, atualização por ID — estão reunidos no catálogo da Roboteka. Se faltar o robô que você precisa — descreva a tarefa, criamos o robô de graça e adicionamos à biblioteca compartilhada.