Los campos en Bitrix24 son las celdas de la ficha de un prospecto, una negociación, un contacto, una empresa o un proceso inteligente: los del sistema («Importe», «Etapa») los crea el propio Bitrix24, los personalizados los añades tú para tus datos. De cómo estén organizados los campos depende todo lo demás: los filtros, los informes, la automatización, la generación de documentos. Veamos los tipos, la obligatoriedad, los valores múltiples y —lo principal, lo que no está en la ayuda— cómo trabajan con los campos los robots y los procesos de negocio.

¿Qué tipos de campos personalizados hay en Bitrix24?

Crear un campo se puede directamente desde la ficha («Crear campo» abajo) o en la configuración del CRM → Configuración de campos. Tipos principales: cadena, número, sí/no, fecha/hora, lista, enlace, dirección, dinero, archivo, vínculo a un empleado o a elementos del CRM. Elige el tipo según cómo se vaya a usar el campo después: por una lista es cómodo filtrar y montar informes, por una cadena no; «dinero» guarda la moneda junto al importe; «vínculo al CRM» convierte el campo en un enlace clicable por el que luego puede pasar la automatización. Renombrar un campo se puede siempre, pero el tipo no se cambia tras crearlo: si te equivocas, el campo se recrea y se trasladan los datos.

¿Cómo hacer un campo obligatorio — y por qué es mejor «obligatorio por etapa»?

La obligatoriedad se configura en la ficha del campo. La obligatoriedad rígida «siempre» estorba a los comerciales: al crear un prospecto aún no hay datos, y el campo se rellena con basura solo para poder guardar. La técnica correcta es la obligatoriedad por etapas: el campo «Presupuesto» se vuelve obligatorio al pasar a «Negociaciones», y «Motivo del rechazo», solo en la etapa «Perdida». Así la ficha se va llenando a medida que avanza por el embudo. El agujero de este mecanismo: solo comprueba los cambios manuales; los datos que llegan por importación o por API esquivan la comprobación. El seguro está en la automatización: el robot «Comprobar si un campo está relleno» en la etapa devuelve S/N, y el proceso o bien deja avanzar la negociación, o bien crea al comercial la tarea de completarla.

¿Qué tienen de especial los campos múltiples?

Un campo múltiple guarda varios valores a la vez: teléfonos, email, etiquetas. Dos escollos. En los procesos de negocio, un valor múltiple se inserta como una lista separada por comas: para trabajar con los elementos por separado, primero hay que descomponerlo (para cadenas, el robot «Dividir cadena por separador»). Y al actualizar mediante la API o con robots, los campos múltiples no se amplían, sino que se reescriben enteros: si escribes un solo valor, el resto desaparece. Por eso el escenario «añadir una etiqueta» siempre tiene la forma «leer los valores actuales → añadir el nuevo → volver a escribir todo».

¿Cómo rellenar, limpiar y trasladar campos automáticamente?

Cuatro operaciones cubren casi todos los escenarios. Escribir un valor: la acción estándar «Modificar documento» o los robots de actualización de entidades. Vaciar un campo de serie es incómodo (una cadena vacía no siempre equivale a «vacío»): el robot «Vaciar campo» pone el valor a cero correctamente para cualquier tipo. Trasladar un valor entre entidades vinculadas: el par de robots «Obtener valor de un campo de entidad vinculada» y «Escribir valor en un campo de entidad vinculada»: por ejemplo, al cambiar de etapa la negociación, leer la ciudad del contacto y escribirla en la negociación para los informes, o al revés, empujar el estado de la negociación a la ficha de la empresa. Comprobar si está relleno antes de generar un documento: «Comprobar si un campo está relleno», para que al contrato no lleguen requisitos vacíos.

Errores frecuentes al trabajar con campos

Campo duplicado: en lugar de buscar el campo existente se crea uno nuevo con un nombre parecido, y los datos se dispersan; una vez al trimestre haz una revisión de la configuración de campos. Cadena en lugar de lista: los filtros y los informes por texto libre no funcionan («Moscú», «moscú», «MSC» son tres valores distintos); donde los valores se repiten, hace falta una lista. Obligatoriedad «siempre» en lugar de «por etapa»: sobre eso, más arriba. Y lo último: comprobación de campo relleno solo en la interfaz, sin seguro en el proceso; la automatización, la importación y la API la esquivan.

Conclusión

Los campos son el cimiento del CRM: el tipo correcto, la obligatoriedad por etapas y el llenado automático convierten la ficha en una fuente de datos para documentos e informes, y no en un formulario para cubrir el expediente. Los robots para trabajar con campos —limpieza, comprobación, traslado entre entidades— están reunidos en el catálogo de Roboteka; la instalación es gratuita y aparecen en el diseñador junto a los estándar.