Felder in Aufgaben von Bitrix24: System-, benutzerdefinierte Felder und Automatisierung

Felder in Aufgaben von Bitrix24 sind die Attribute, aus denen eine Aufgabe besteht: Name, Verantwortlicher, Frist, Projekt, Status, Bindung an das CRM. Zu den Systemfeldern kommen benutzerdefinierte hinzu — für die Spezifik des Unternehmens. Im Artikel betrachten wir, welche Felder Aufgaben haben, wie man eigene anlegt und wie die Automatisierung mit Feldern arbeitet: Aufgaben nach ihren Werten sucht, Fristen und Verantwortliche aktualisiert, Daten vor der Aufgabenstellung prüft.

Welche Felder haben Aufgaben in Bitrix24?

Der Systemsatz: Name und Beschreibung, Ersteller, Verantwortlicher, Mitwirkende und Beobachter, Frist, Projekt (Gruppe), Priorität, Status, Tags, Zeitschätzung und Bindung an CRM-Elemente — Lead, Deal, Kontakt oder Unternehmen. Die Bindung an das CRM ist das Schlüsselfeld für die Automatisierung: genau über sie findet der Geschäftsprozess die Aufgaben, die zu einem konkreten Deal gehören. Ein Teil der Felder erscheint im Aufgabenformular erst nach der Aktivierung in den Formulareinstellungen — sehen Sie zum Beispiel die Mitwirkenden nicht, fügen Sie sie dem sichtbaren Satz hinzu. Für die Kontrolle sind vier Felder am wichtigsten: Verantwortlicher, Frist, Projekt und Status — auf ihnen bauen Filter überfälliger Aufgaben und Berichte zur Auslastung der Mitarbeiter auf.

Wie fügt man benutzerdefinierte Felder zu Aufgaben hinzu?

Wenn der Systemsatz nicht ausreicht — man muss in der Aufgabe die Auftragsnummer, die Art der Arbeiten oder einen Link auf ein externes System speichern — fügt der Portaladministrator benutzerdefinierte Felder in den Aufgabeneinstellungen hinzu. Jedes solche Feld erhält einen technischen Code mit dem Präfix UF_ — er wird für Geschäftsprozesse und die REST-API gebraucht. Die Prinzipien sind dieselben wie bei den CRM-Feldern (mehr dazu im Artikel über die Felder in Bitrix24): den Typ wählen Sie nach der Art der Verwendung — nach einer Liste lässt sich bequem filtern und Berichte erstellen, eine Zeichenkette bleibt freier Text; den Namen kann man jederzeit ändern, den Typ nach der Erstellung nicht. Benutzerdefinierte Felder werden im Aufgabenformular angezeigt, funktionieren in den Filtern der Aufgabenliste und sind der Automatisierung gleichberechtigt mit den Systemfeldern zugänglich.

Wie arbeiten Geschäftsprozesse mit Aufgabenfeldern?

Geschäftsprozesse in Bitrix24 werden üblicherweise über CRM-Entitäten gestartet, und Aufgaben werden als Schritte erstellt: der Prozess über den Deal stellt dem Manager eine Aufgabe, danach muss man sie finden und aktualisieren (wie Prozesse insgesamt aufgebaut sind, steht im Artikel über die Geschäftsprozesse). In Robotern und REST werden Aufgabenfelder mit Codes in Großbuchstaben adressiert: TITLE — Name, RESPONSIBLE_ID — Verantwortlicher, DEADLINE — Frist, PRIORITY — Priorität. Der Roboter „Aufgabe nach ID aktualisieren" nimmt die Aufgaben-ID und einen Satz von Feldern im JSON-Format entgegen — zum Beispiel {"TITLE":"Neuer Titel","RESPONSIBLE_ID":5,"PRIORITY":"2"} — und gibt eine Erfolgskennung Y/N zurück. So verschiebt der Prozess die Frist der Aufgabe beim Phasenwechsel des Deals oder weist sie beim Wechsel des Verantwortlichen neu zu — ohne manuelle Korrektur.

Wie findet man eine Aufgabe nach Feldwerten?

Um eine Aufgabe zu aktualisieren, braucht man zunächst ihre ID. Der Roboter „Aufgabe nach Bedingung finden" sucht Aufgaben nach Filter: Verantwortlicher, Vorkommen im Namen, Projekt, Fristbereich, Status, Bindung an eine CRM-Entität (zum Beispiel DEAL_10 — Aufgaben des Deals mit ID 10) oder ein beliebiger JSON-Filter; es gibt Sortierung und Ergebnislimit. Er gibt die ID und den Namen der ersten gefundenen Aufgabe, die vollständige Liste der IDs, die Anzahl und die Kennung „gefunden" Y/N zurück. Typisches Szenario — Schutz vor Dubletten: vor der Aufgabenstellung „Kunden kontaktieren" prüft der Prozess, ob nicht bereits eine offene Aufgabe zu diesem Deal existiert; wenn ja — erstellt er keine neue, sondern verschiebt die Frist der bestehenden über die Aktualisierung nach ID.

Wie prüft man Daten vor der Aufgabenstellung?

Die Aufgabe „Kunden zurückrufen" ist nutzlos, wenn in der Karte keine Telefonnummer steht. Der Roboter „Feld auf Befüllung prüfen" prüft, ob ein Feld eines Deals, Kontakts, Unternehmens oder Leads ausgefüllt ist, und gibt eine Kennung Y/N plus den aktuellen Wert des Feldes zurück. In Szenarien mit Aufgaben funktioniert das so: vor dem Erstellen einer Anruf-Aufgabe prüft der Roboter die Telefonnummer des Kontakts; ist das Feld leer — wird statt des Anrufs die Aufgabe „Karte nachtragen" mit der Liste der fehlenden Daten gestellt. Dieselbe Technik sichert jede Prozessaktion ab, die Daten benötigt: Befüllungsprüfung vor dem Schritt und nicht das Aufarbeiten von Fehlern danach. Die Kennung Y/N aus der Antwort des Roboters wird im Standardblock „Bedingung" verglichen, deshalb baut sich die Prüfung in jeden bestehenden Prozess ein, ohne ihn umzubauen.

Fazit

Aufgabenfelder sind die Grundlage der Kontrolle: Systemfelder decken Fristen und Verantwortung ab, benutzerdefinierte speichern die Spezifik des Unternehmens, und die Feldcodes öffnen Aufgaben für die Automatisierung. Roboter für die Arbeit mit Aufgaben — Suche nach Bedingung, Aktualisierung nach ID — sind im Roboteka-Katalog versammelt. Fehlt der passende Roboter — beschreiben Sie die Aufgabe, wir bauen den Roboter kostenlos und fügen ihn der gemeinsamen Bibliothek hinzu.