Los datos fiscales en Bitrix24 son la información jurídica de las dos partes: «Mis datos fiscales» guardan tus entidades jurídicas para insertarlas en facturas y contratos, mientras que los datos fiscales en las fichas de empresas y contactos contienen la información de las contrapartes. Mientras los datos fiscales se rellenan a mano, a los documentos se van erratas en el NIF y cuentas bancarias obsoletas. Veamos su estructura, el autocompletado por NIF y —el punto ciego de la ayuda— cómo leer y rellenar datos fiscales automáticamente en procesos de negocio.
¿Cómo funcionan los datos fiscales y dónde se rellenan?
Tus entidades jurídicas: CRM → Configuración → Mis datos fiscales, con un registro por cada entidad jurídica o autónomo; se insertan en los documentos como «datos del vendedor». Contrapartes: el bloque «Datos fiscales» en la ficha de la empresa o el contacto; una misma ficha puede guardar varios conjuntos (entidad jurídica + sucursal). Cada conjunto se construye según una plantilla de datos fiscales —«Organización» o «Autónomo»— con los campos NIF, código tributario, número de registro, direcciones y datos bancarios. Un detalle importante: los datos bancarios son una pestaña aparte dentro del conjunto, y en las plantillas de documentos se insertan con sus propios campos, no con los campos de la organización.
¿Cómo funciona el autocompletado por NIF?
En la ficha de datos fiscales introduce el NIF en la barra de búsqueda y Bitrix24 recuperará el nombre, el código tributario, el número de registro y la dirección fiscal del registro estatal. Esto elimina la entrada manual al crear, pero no resuelve dos tareas: el relleno masivo de la base ya acumulada (no vas a hacer clic a mano en cientos de empresas) y la actualización: la contraparte se mudó o cambió de nombre y en el CRM hay datos de hace dos años. Ambas se resuelven con automatización: el robot «Datos fiscales de la empresa por NIF» en un proceso de negocio obtiene por el NIF datos actualizados y los escribe en los datos fiscales de la ficha. El recorrido masivo por la base se hace lanzando el proceso por una lista de empresas; la actualización, con el mismo robot, por horario o al pasar la negociación a la etapa «Contrato».
¿Cómo usar los datos fiscales en procesos de negocio?
Tres tareas típicas. Leer un dato fiscal para una verificación o un documento: el robot «Obtener dato fiscal de la empresa (NIF/código tributario/cuenta)» devuelve el valor de un campo de datos fiscales a una variable del proceso; por ejemplo, antes de generar un contrato el proceso comprueba que el NIF y la cuenta bancaria están rellenos y solo entonces crea el documento. Encontrar una empresa por NIF: el robot «Encontrar empresa por NIF» busca una ficha existente, verificación obligatoria antes de crear una empresa nueva a partir de una solicitud, de lo contrario se multiplican los duplicados de contrapartes. Completar los datos bancarios: el robot «Banco por código bancario» devuelve por el código bancario el nombre del banco y la cuenta corresponsal; el responsable introduce nueve cifras y el resto se rellena solo.
Datos fiscales en los documentos: qué verificar antes de generar
La plantilla del documento toma los datos fiscales de ambas partes: los del vendedor, de «Mis datos fiscales»; los del comprador, de la ficha. Tres fallos frecuentes. Campos vacíos: en el contrato aparece «NIF: __»; protégete con una verificación de cumplimentación en el proceso antes de generar. Varios conjuntos de datos fiscales en la contraparte: en el documento se inserta el conjunto por defecto; comprueba la marca «Principal» en la ficha. Varias entidades jurídicas propias: de la inserción se encarga la elección de «Mis datos fiscales» en la configuración de la plantilla y en el formulario de generación; si los responsables confunden las entidades, separa los documentos en plantillas distintas.
Preguntas frecuentes
¿En qué se diferencian los datos fiscales de los campos de la empresa? Los campos son propiedades de la ficha (sector, segmento); los datos fiscales son un bloque jurídico con su propia estructura; en filtros e informes los datos fiscales están disponibles de forma limitada, por eso el NIF a menudo se duplica en un campo normal —es una práctica habitual— y el robot «Datos fiscales de la empresa por NIF» puede rellenar ambos sitios. ¿Se puede prohibir una negociación sin datos fiscales? Sí: verificación de cumplimentación en la etapa + devolución con una tarea. ¿De dónde salen los datos por NIF? De los registros estatales a través de servicios de datos; para los robots de Roboteka la fuente se configura del lado de la aplicación.
Conclusión
El orden en los datos fiscales es el autocompletado por NIF en lugar de la entrada manual, la verificación antes de generar documentos y la búsqueda por NIF antes de crear empresas. Los tres robots están en el catálogo de Roboteka y se instalan gratis desde Market. Si no hay un escenario para tu caso, describe la tarea y hacemos el robot.