Dane rejestrowe w Bitrix24 to dane prawne dwóch stron: „Moje dane rejestrowe” przechowują Twoje podmioty prawne do podstawiania na faktury i do umów, a dane rejestrowe w kartach firm i kontaktów — dane kontrahentów. Dopóki dane rejestrowe wypełnia się ręcznie, do dokumentów trafiają literówki w NIP i nieaktualne rachunki bankowe. Omówimy budowę, autouzupełnianie po NIP oraz — białą plamę pomocy — jak czytać i wypełniać dane rejestrowe automatycznie w procesach biznesowych.

Jak zbudowane są dane rejestrowe i gdzie się je wypełnia?

Własne podmioty prawne: CRM → Ustawienia → Moje dane rejestrowe — po jednym wpisie na każdy podmiot prawny lub jednoosobową działalność; podstawiają się one do dokumentów jako „dane sprzedawcy”. Kontrahenci: blok „Dane rejestrowe” w karcie firmy lub kontaktu; jedna karta może przechowywać kilka zestawów (podmiot prawny + oddział). Każdy zestaw budowany jest według szablonu danych rejestrowych — „Organizacja” lub „Jednoosobowa działalność” — z polami NIP, KPP, numeru rejestrowego, adresami i danymi bankowymi. Ważny szczegół: dane bankowe to osobna zakładka wewnątrz zestawu i w szablonach dokumentów podstawiają się własnymi polami, a nie polami organizacji.

Jak działa autouzupełnianie po NIP?

W karcie danych rejestrowych wpisz NIP w pole wyszukiwania — Bitrix24 pobierze nazwę, KPP, numer rejestrowy i adres siedziby z państwowego rejestru. Eliminuje to ręczne wprowadzanie przy tworzeniu, ale nie rozwiązuje dwóch zadań: masowego uzupełnienia już zgromadzonej bazy (setek firm ręcznie się nie naklika) oraz aktualizacji — kontrahent przeniósł się lub zmienił nazwę, a w CRM leżą dane sprzed dwóch lat. Oba zamyka automatyzacja: robot „Dane firmy po NIP” w procesie biznesowym pobiera po NIP świeże dane i zapisuje je do danych rejestrowych karty — masowe przetworzenie bazy robi się uruchomieniem procesu dla listy firm, aktualizację — tym samym robotem według harmonogramu lub przy przejściu deala na etap „Umowa”.

Jak wykorzystywać dane rejestrowe w procesach biznesowych?

Trzy typowe zadania. Odczytać dane rejestrowe do kontroli lub dokumentu: robot „Pobierz dane rejestrowe firmy (NIP/KPP/rachunek)” zwraca wartość pola danych rejestrowych do zmiennej procesu — na przykład przed wygenerowaniem umowy proces sprawdza, czy NIP i rachunek bankowy są wypełnione, i dopiero potem tworzy dokument. Znaleźć firmę po NIP: robot „Znajdź firmę po NIP” wyszukuje istniejącą kartę — obowiązkowa kontrola przed utworzeniem nowej firmy ze zgłoszenia, inaczej mnożą się duplikaty kontrahentów. Uzupełnić dane bankowe: robot „Bank po BIK” po numerze BIK zwraca nazwę banku i rachunek korespondencyjny — menedżer wprowadza dziewięć cyfr, reszta wypełnia się sama.

Dane rejestrowe w dokumentach: co sprawdzić przed wygenerowaniem

Szablon dokumentu bierze dane rejestrowe obu stron: sprzedawcy — z „Moich danych rejestrowych”, kupującego — z karty. Trzy częste awarie. Puste pola: w umowie pojawia się „NIP: __” — zabezpiecz się kontrolą wypełnienia w procesie przed wygenerowaniem. Kilka zestawów danych rejestrowych u kontrahenta: do dokumentu podstawia się zestaw domyślny — sprawdź zaznaczenie „Główne” w karcie. Kilka własnych podmiotów prawnych: za podstawienie odpowiada wybór „Moich danych rejestrowych” w ustawieniach szablonu i w formularzu generowania — jeśli menedżerowie mylą podmioty, rozdziel dokumenty na różne szablony.

Częste pytania

Czym dane rejestrowe różnią się od pól firmy? Pola to właściwości karty (branża, segment), dane rejestrowe to blok prawny z własną strukturą; w filtrach i raportach dane rejestrowe są dostępne w ograniczonym zakresie, dlatego NIP często dubluje się w zwykłym polu — to normalna praktyka, a robot „Dane firmy po NIP” może wypełniać oba miejsca. Czy można zablokować deal bez danych rejestrowych? Tak: kontrola wypełnienia na etapie + zwrot z zadaniem. Skąd biorą się dane po NIP? Z państwowych rejestrów przez usługi danych; dla robotów Roboteki źródło konfiguruje się po stronie aplikacji.

Podsumowanie

Porządek w danych rejestrowych to autouzupełnianie po NIP zamiast ręcznego wprowadzania, kontrola przed wygenerowaniem dokumentów i wyszukiwanie po NIP przed tworzeniem firm. Wszystkie trzy roboty znajdują się w katalogu Roboteki, instaluje się je z Market bezpłatnie. Nie ma potrzebnego scenariusza — opisz zadanie, zrobimy robota.